E-mail, DM czy sygnały dymne: których kanałów komunikacji używać z influencerami?

Boomerzy wolą komunikować się przez rozmowy telefoniczne. Milenialsi uwielbiają wiadomości tekstowe. Pokolenie Z trzyma się aplikacji zewnętrznych, takich jak iMessage czy WhatsApp.
A co z influencerami? Jaki jest najlepszy sposób, aby się z nimi skontaktować? A gdy już nawiążesz kontakt, który kanał najlepiej utrzyma komunikację szybką, łatwą do przeszukania i uporządkowaną?
Zapytaliśmy 37 marketerów, z jakich kanałów korzystają w rozmowach z twórcami – od jakiego trybu zaczynają, na jaki przechodzą (i dlaczego) oraz jak to wszystko organizują.
Zanim rozłożymy liczby na czynniki pierwsze, zajmijmy się oczywistym pytaniem: dlaczego warto zgłębić temat kanałów komunikacji?
Oto dlaczego: jeśli nie zainwestujesz w kanał odpowiadający Twojej marce, preferencjom twórców i potrzebom kampanii, ryzykujesz powstanie wąskich gardeł komunikacyjnych, które zakłócą cały proces. Pomyśl o tym jak o Jendze – jeden źle umieszczony klocek na dole może przewrócić całą wieżę.
I to nie tylko teoria: ponad 60% marketerów twierdzi, że przeszkody komunikacyjne szkodzą ich relacjom z influencerami. A 56% uważa, że nie może poświęcić swoim partnerom-twórcom tyle uwagi, ile by chciało.
Kanały komunikacji są ważnym elementem układanki pozwalającym usunąć wąskie gardła:
… Mógłbym tak wymieniać dalej.
Fernanda Marques wyjaśnia, jak szczegóły giną w długich, chaotycznych wątkach mailowych, co ostatecznie wpływa na całą kampanię influencerską:
Następnie wyjaśnia, jak to wpływa na najważniejszą rzecz w influencer marketingu: relacje z twórcami.
Alexander Sabucido również opowiada, jak opóźnione odpowiedzi omal nie kosztowały go fortuny:
Jak w całym influencer marketingu, nie istnieje jeden „najlepszy kanał” dla wszystkich rodzajów współprac, kampanii, marek i twórców. Jeśli jesteś małą marką współpracującą z garstką twórców, możesz z łatwością używać e-maila do śledzenia całej komunikacji.
Ale jeśli prowadzisz większe kampanie lub jako mały zespół obsługujesz ponad 100 twórców miesięcznie, możesz potrzebować zmienić kanały lub dodać funkcje do skrzynki odbiorczej, aby nie wypaść z rytmu.
W kolejnych sekcjach podzielę się, z jakich kanałów korzystają marketerzy influencerów, które najlepiej budują relacje, kiedy warto zadzwonić do twórców (o zgrozo!) oraz kiedy warto pomyśleć o zmianie sposobu komunikacji.
Nikogo nie zdziwi, że e-mail nadal jest najczęściej używanym kanałem komunikacji między twórcami a marketerami influencerów. Na drugim miejscu są wiadomości prywatne (DM) w mediach społecznościowych, a następnie aplikacje zewnętrzne, takie jak WhatsApp czy iMessage.
E-mail to korporacyjny standard – i to z dobrego powodu. Możesz:
Ale e-maile nie są pozbawione wad:
Fernanda Marques zgadza się, wyjaśniając, dlaczego zaczyna relację z influencerem od e-maila, a potem przechodzi na aplikację zewnętrzną:
Nie musisz jednak całkowicie wyrzucać e-maila z zestawu narzędzi komunikacyjnych. Używaj go do kwestii logistycznych, takich jak płatności dla influencerów, umowy i wszystko inne, co wymaga formalnego zapisu. Greta Zacchetti potwierdza:
Nie zapomnij zapytać influencerów, które kanały wybierają! Zapytaj, czy zaglądają do skrzynki codziennie, czy odpowiada im załatwianie wszystkiego e-mailem, czy wolą aplikację zewnętrzną, i poproś o alternatywny kanał, gdy nie otrzymasz maila na czas.
A jeśli korzystasz z e-maili w komunikacji z influencerami, używaj etykiet i folderów, by zachować porządek – więcej o tym w kolejnych sekcjach.
Gdy zapytaliśmy marketerów, które kanały najlepiej budują relacje z influencerami, e-mail znów zajął pierwsze miejsce. Tym razem jednak na drugim miejscu znalazły się aplikacje zewnętrzne (przed DM-ami w mediach społecznościowych).
Łatwo zrozumieć, dlaczego DM-y w socialach wypadły gorzej niż aplikacje zewnętrzne: to tam twórcy rozmawiają także ze swoimi obserwatorami. Prawdopodobnie nie mogą poświęcić Ci tyle uwagi co w aplikacjach typu WhatsApp czy iMessage, gdzie mniej osób zabiega o ich uwagę.
E-maile wciąż są doskonałym narzędziem do budowania relacji. Na przykład możesz:
Warto zauważyć, że na czwartej pozycji znalazły się wideorozmowy jako kolejny świetny kanał do budowania relacji. Kanały asynchroniczne są przydatne, ale zobaczenie twarzy rozmówcy buduje znacznie mocniejszą więź niż sama komunikacja asynchroniczna. Michael Todner wyjaśnia:
Wideorozmowa z każdym twórcą nie jest wykonalna, jeśli miesięcznie współpracujesz z setkami afiliantów czy ambasadorów marki, ale przy długoterminowych partnerstwach zdecydowanie się opłaca. W naszej ankiecie 54% marketerów stwierdziło, że zadzwoniło do mniej niż 25% swoich influencerów przez telefon lub aplikację do wideokonferencji.
Wideorozmowy są też znacznie skuteczniejsze niż komunikacja asynchroniczna przy sprawach wrażliwych – np. gdy treści influencera nie spełniają oczekiwań i wymagają gruntownych zmian. Wideo, dzięki tonowi głosu i mowie ciała, daje większą kontrolę nad tym, jak wiadomość zostanie odebrana – tekst nie jest tak wyrozumiały.
Namrata Thakker dodaje, że rozmowa to świetny sposób na okazanie wdzięczności, gdy post influencera osiąga dobre wyniki:
Krótka rozmowa telefoniczna lub wideo, aby powiedzieć „dziękuję”, wydaje się drobnostką, ale sprawia, że twórcy czują się docenieni i ważni.
E-mail ponownie wygrywa jako najefektywniejszy kanał komunikacji. Wyniki są podobne do poprzedniej części: marketerzy uznają aplikacje zewnętrzne za drugie najbardziej efektywne, a DM-y w mediach społecznościowych za trzecie.
Efektywność e-maila wynika z jego funkcji i elastyczności. Możesz:
Na drugim miejscu znajdują się aplikacje zewnętrzne, bo influencerzy odpowiadają w nich dużo szybciej; wiadomość na WhatsAppie nie musi być tak oficjalna jak e-mail – mniejsza presja „profesjonalizmu” ułatwia popychanie projektów do przodu. Fernanda Marques potwierdza:
W niektórych sytuacjach wideorozmowy – mimo opinii czasochłonnych – są efektywniejsze niż jakikolwiek inny kanał. Czasem lepiej coś wytłumaczyć na żywo niż w długim, zawiłym mailu. Valerija Somi potwierdza:
Beth Cortez podkreśla, że natychmiastowość wideo pozwala twórcom uzyskać odpowiedzi od ręki i szybciej ruszyć do pracy (zamiast wymieniać e-maile tygodniami).
Wielu marketerów podkreślało skuteczność wideorozmów w briefowaniu influencerów, szczególnie podczas onboardingu nowego twórcy – możesz przejść przez brief, odpowiedzieć na pytania i przekazać oczekiwania. Lee Drysdale rozwija:
Joshita Dodani dodaje, że rozmowa jest efektywniejsza, gdy influencer ma wiele pytań lub nie rozumie briefu:
E-mail w większości przypadków pozostaje najefektywniejszym sposobem komunikacji, ale to nie czarno-biała sprawa. Zastanów się, który kanał ma sens w Twojej sytuacji, zanim się na niego zdecydujesz.
Na podstawie powyższych danych, oto jak poszczególne kanały komunikacji wypadają ogólnie w marketingu influencerskim:
Pamiętaj, prawdopodobnie zawsze będziesz przełączać się między kanałami, aby komunikować się z influencerem – szczególnie gdy przechodzisz z outreachu do onboardingu.
Ponad 83% marketerów w naszym badaniu stwierdziło, że rozpoczęli rozmowę z influencerem na jednej platformie, a następnie przenieśli ją na inną. Większość marketerów powiedziała, że zaczęła rozmowę z twórcą, wchodząc w jego DM-y, a następnie przeszła na e-mail. Agita Matule wyjaśnia, jak to działa:
Z drugiej strony Twoja strategia outreach może zaczynać się od e-maila (psst… jeśli masz problem ze znalezieniem adresu e-mail influencera, wypróbuj funkcję Unlock Email w Modash). Jeśli jednak kontakt mailowy się nie powiódł, spróbuj przejść na DM-y w mediach społecznościowych, tak jak Valerija Somi:
Michael Todner dodaje, że warto odezwać się do twórców przez DM-y w mediach społecznościowych, jeśli już Cię obserwują i wchodzą w interakcje z Twoimi treściami.
W takiej sytuacji DM-y działają, ponieważ twórcy widzieli Cię już w swoim feedzie – stałeś się znajomą nazwą na danej platformie. Masz większe szanse na postęp, gdy korzystasz z tego kanału outreachu.
Poza outreach’em warto sprawdzić, jaki sposób komunikacji preferują Twoi partnerzy-influencerzy. Gdzie będą mogli odpowiedzieć najszybciej? Z jakiej aplikacji korzystają najczęściej?
Ponadto zastanów się, który kanał oferuje wszystkie potrzebne funkcje – takie jak załączanie plików, wysyłanie linków, przypinanie wiadomości itp.
Warto również dopasować różne kanały komunikacji do określonych zadań. Na przykład najlepiej pozostawić wszystkie szczegóły umów, takie jak faktury i kontrakty, w korespondencji e-mailowej, aby móc łatwo je znaleźć i przywołać. Natomiast WhatsApp i iMessage sprawdzają się lepiej w rozmowach „tam i z powrotem”, ponieważ influencerzy są tam bardziej dostępni.
Abdullah Khan mówi, że przeniósł się z e-maili na WhatsApp, aby szybciej komunikować się ze swoimi twórcami:
Jeśli zarządzasz dużym zespołem afiliantów lub ambasadorów marki, warto rozważyć kanały komunikacji jeden-do-wielu, takie jak grupy WhatsApp/Discord czy kanały Slack. Mogą one służyć budowaniu społeczności i jednoczesnemu przekazywaniu jednej wiadomości wielu partnerom-influencerom, co maksymalizuje Twoją efektywność.
Pamiętaj jednak, że takie kanały masowej komunikacji odbywają się kosztem personalizacji, więc korzystaj z nich tylko wtedy, gdy jesteś w 100% pewny, że pomogą, a nie zaszkodzą relacjom z influencerami.
Jeśli współpracujesz z wieloma twórcami lub prowadzisz różne kampanie, każdy influencer będzie na innym etapie współpracy. Śledź ich status, aby nie przeoczyć follow-upu z influencerem, który się wyciszył, ani podpisu umowy.
Większość marketerów, z którymi rozmawialiśmy, używa arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia komunikacji z influencerami i jest to doskonała (i darmowa!) opcja. Jeśli chcesz stworzyć własny tracker komunikacji, zobacz nasz przewodnik o tym, jak marketerzy korzystają z arkuszy kalkulacyjnych – znajdziesz tam także darmowy szablon do śledzenia statusu współprac z influencerami.
⚡Wskazówka pro: Dodaj kolumnę „Kanał komunikacji” dla każdego influencera, jeśli korzystasz z wielu sposobów kontaktu. Dzięki temu Ty i Twój zespół będziecie wiedzieć, gdzie skontaktować się z influencerem lub odwołać się do wcześniejszych rozmów.
Problem z arkuszami kalkulacyjnymi polega na tym, że są podatne na błędy ludzkie. Jeśli zapomnisz je zaktualizować, ryzykujesz wyciek w całym procesie komunikacji. Przydarzyło się to Michaelowi Todnerowi:
Śledzenie w arkuszach jest szczególnie ważne, gdy korzystasz jednocześnie z wielu kanałów komunikacji – jeden twórca może być na etapie „faktura otrzymana” w e-mailu, inny mógł być na etapie „outreach” na Instagramie, a potem przenieść się na WhatsApp.
To proste, gdy korzystasz tylko z jednego kanału, ale prawdopodobnie będziesz używać wielu kanałów do komunikacji z influencerami. A nawet jeśli nie, wraz ze skalowaniem Twoja skrzynka odbiorcza stanie się zbyt przepełniona, aby pozostać efektywną. Fernanda Marques tłumaczy, jak to wygląda u niej:
Kontynuuje, wyjaśniając, jak dodaje kolejne kanały komunikacji:
Rozwiązaniem jest poleganie na oprogramowaniu, które integruje się z Twoją skrzynką odbiorczą – na przykład Modash. Łączy się z Twoim Gmailem lub Outlookiem i wyświetla wyłącznie wiadomości e-mail między Tobą a Twoimi partnerami-influencerami. Jest nawet pulpit, na którym możesz dodawać notatki, zobaczyć profil społecznościowy influencera i oznaczać status rozmowy – wszystko w jednej zakładce.
Korzystając z Modash, masz pełny wgląd w każdą współpracę z influencerem bez potrzeby otwierania informacji w dziesięciu różnych kartach.
Ponad 27% marketerów w naszym badaniu przyznało, że nie ma pewności, czy zdoła skalować relacje z influencerami bez utraty osobistego charakteru.
Aby się skalować, potrzebujesz automatyzacji i szablonów – ale nie oznacza to rezygnacji z personalizacji. Na przykład w swojej pierwszej wiadomości outreach spersonalizuj fragmenty dotyczące influencera, a części o Twojej marce umieść w szablonie.
Gdy tylko możesz, korzystaj z szablonów, aby pisać klarowne wiadomości szybciej. Na przykład nie musisz personalizować każdego follow-upu do swoich wiadomości outreach – wystarczy lekkie, szablonowe przypomnienie!
Podobnie, jeśli masz wielu partnerów afiliacyjnych, stwórz szablon zawierający kody rabatowe, produkty i informacje o wynikach. Możesz jedynie dostosować linki dla każdego influencera, a resztę wiadomości pozostawić bez zmian.
Możesz również przygotować szablon swoich umów i briefów – zwłaszcza gdy współpracujesz z wieloma influencerami w tej samej kampanii.
Gdy masz już ustalone systemy komunikacji, upewnij się, że każdy influencer wie, gdzie ma się z Tobą kontaktować w danej sprawie. Kluczem jest prostota, dlatego przydzielenie więcej niż trzech kanałów dla każdego influencera może być przesadą.
Łatwy schemat, którym możesz się kierować, wygląda tak:
Prześlij ten schemat swoim partnerom-twórcom podczas onboardingu, aby wiedzieli, czego się od nich oczekuje w zakresie kanałów komunikacji.
Fernanda Marques idzie o krok dalej, wykorzystując arkusze kalkulacyjne:
Jeśli każdy z Twoich partnerów-influencerów będzie dokładnie wiedział, gdzie komunikować się w danej sprawie, unikniesz zagubionych lub zignorowanych wiadomości.
Uwielbiam elastyczność komunikacji asynchronicznej. Ale czasem to po prostu nie wystarcza. Sięgnij po telefon, gdy chcesz:
Marit Tiesma sugeruje limit dwóch e-maili: jeśli musisz wysłać więcej niż dwa, aby doprecyzować szczegóły, zadzwoń.
Rozmowy głosowe i wideo to także doskonały sposób na zmniejszenie wąskich gardeł w komunikacji i upewnienie się, że wszystko jest jasne.
Wybór głównego kanału komunikacji nie jest tak prosty, jak mogłoby się wydawać, ale też nie musi być skomplikowany. Laura Altdorffer trafnie to podsumowuje:
Niezależnie od wybranej metody komunikacji, nie chcesz spędzać godzin na przekopywaniu się przez skrzynki pocztowe w poszukiwaniu notatek wewnętrznych, wcześniejszych ustaleń czy dokumentów umów. Zamiast tego powinieneś przeznaczyć ten cenny czas na budowanie relacji z influencerami.
Gdyby tylko istniał sposób, aby wyświetlić pulpit z wszystkimi notatkami, danymi influencerów i załączonymi dokumentami – wtedy mógłbyś przestać grać w ping-ponga między kartami!
Oto: Modash Inbox.
To ulepszenie Twojego Gmaila lub Outlooka, które pokazuje tylko e-maile od Twoich partnerów-twórców wraz z ich metrykami i Twoimi notatkami – wszystko w jednym miejscu.
Możesz zrobić o wiele więcej – na przykład połączyć swój sklep Shopify, aby wysyłać produkty bezpośrednio z narzędzia, lub prowadzić całe programy afiliacyjne.
Przekonaj się sam: wypróbuj Modash przez 14 dni za darmo. I nie, nie potrzebujemy danych Twojej karty kredytowej.
Wypróbuj za darmo. Bez konieczności podawania karty kredytowej.