Posiadanie umowy z influencerem to świetna sprawa:

• Ty i twórca jesteście chronieni
• Istnieje dokument jasno określający oczekiwania
• You have directions on what to do in case something goes wrong
  

Ale jak stworzyć niezawodną umowę? Jakie zapisy należy uwzględnić? Jak zmniejszyć pracochłonność związaną z jej przygotowaniem? W tym artykule znajdziesz wszystko:

• Kiedy potrzebujesz pełnoprawnej umowy, a kiedy wystarczy proste pisemne porozumienie
• Jakie niewzruszalne zapisy powinny znaleźć się w umowie z influencerem
• Jak ograniczyć pracę administracyjną związaną z tworzeniem i podpisywaniem umów
  

👉 If you need an influencer contract template ASAP, here it is. Kliknij „Plik”, a następnie „Utwórz kopię”, aby edytować dokument i wysłać go swoim partnerom-influencerom. Wszystkie pola zaznaczone na żółto uzupełnij danymi swojej marki.

⚠️ Zastrzeżenie: nie jesteśmy prawnikami i nie udzielamy porad prawnych. Zawsze poproś prawnika o weryfikację umów, aby mieć pewność, że zapewniają Ci odpowiednią ochronę.

3 sytuacje, w których możesz zrezygnować z formalnej umowy

Posiadanie formalnej umowy przy każdej współpracy z influencerem to oczywiście świetna sprawa. Rzeczywistość jest jednak taka, że przygotowanie, wysłanie i podpisanie umowy wprowadza pewne tarcia w procesie onboardingu influencera – nawet gdy masz gotowe szablony. Czasami umowy są wąskim gardłem, które możesz wyeliminować, aby przyspieszyć działania.

Here are three scenarios where you could skip the formal contract entirely or make do with a written agreement instead.

1: Gdy prowadzisz działania giftingowe

W naszej ankiecie dotyczącej giftingu influencerów wśród 31 marketerów influencerowych:

• 35,3 % stwierdziło, że nie tworzy żadnych umów dla kampanii giftingowych
• 41,2 % odpowiedziało, że zawiera pisemne porozumienie, ale nie formalną umowę

Umowa ani pisemne porozumienie nie wchodzi w grę, jeśli w swoich kampaniach product seeding stosujesz podejście „no strings attached”. But even if you’re doing barter deals, a formal contract might not be worth the effort unless your order value is exceptionally high or there are unusual conditions at play.

Zgadza się z tym manager ds. marketingu influencerów, Abdullah Khan:

 

   

           

       

         Abdullah Khan          

            Manager ds. marketingu influencerów          

       

             

   

     

 

Zazwyczaj nie sporządzam podpisanych umów przy współpracach giftingowych, ponieważ w giftingu nie oferujemy influencerom wynagrodzenia pieniężnego za tworzenie treści i prezentowanie naszej marki na ich kanałach.  

The only thing you risk losing by foregoing an influencer contract for gifting campaigns is your product value.

⚠️ Uwaga: jeśli chcesz uzyskać prawa do wykorzystania treści twórcy po publikacji, przygotuj formalną umowę licencyjną. Kontrakt nie jest potrzebny przy wysyłce produktu, ale jeśli zamierzasz wykorzystać jakiekolwiek treści stworzone przez influencera (bezpłatnie lub odpłatnie, krótkoterminowo lub na czas nieokreślony), warto wszystko sformalizować.

2: Gdy prowadzisz samoobsługowy program ambasadorski lub afiliacyjny

A self-serving affiliate campaign or brand ambassador program can have a “Terms and Conditions” page instead of a contract with every single influencer partner.

Weźmy przykład Pura Vida. Firma prowadzi rozbudowany program ambasadorski. Każdy może się zapisać, zacząć publikować i zarabiać nagrody. Zamiast podpisywać indywidualne umowy z każdym twórcą, mają stronę pomocy zawierającą regulamin kampanii ambasadorskiej. Każdy, kto się zapisuje, automatycznie akceptuje te warunki.

Celem takich programów ambasadorskich lub kampanii afiliacyjnych jest zazwyczaj zwiększenie produkcji treści influencerskich, budowanie rozpoznawalności marki i minimalizowanie pracy związanej z zarządzaniem relacjami z influencerami. Podpisywanie umów z każdym zainteresowanym twórcą to zaprzeczenie ograniczania pracy administracyjnej i szybkiego skalowania.

💡 Polecana lektura: Jak Deeper Sonars pozyskał ponad 7 000 ambasadorów marki w ponad 30 krajach

Anna Maria Klappenbach, Community and Brand Marketing Lead w Aumio, również eksperymentuje z pomijaniem etapu podpisywania umów w swoich kampaniach afiliacyjnych, aby zwiększyć efektywność:

 

   

           

       

         Anna-Maria Klappenbach          

            Liderka ds. społeczności i marketingu marki, Aumio          

       

             

   

     

 

Niedawno przetestowaliśmy pominięcie etapu podpisywania umowy w naszym programie afiliacyjnym, ponieważ mniej doświadczeni twórcy zazwyczaj mają więcej pytań, a czas poświęcony na afiliantów często nie przekłada się na lepsze wyniki. Dlatego staraliśmy się skrócić ten proces i uczynić program bardziej opłacalnym.

3: When you’re having a probation period for influencers

Short-term influencer collaborations might be A-OK with just a written agreement instead of a full-blown influencer contract.

Spójrzmy na Deeper Sonar. They work with every creator for three months before onboarding them for a long-term partnership. W tym czasie oceniają, czy twórca jest rzetelny i czy potrafi tworzyć wartościowe treści.

Valeriia Chemerys, Head of Media Partnerships w firmie, mówi, że na ten okres próbny nie zawierają umowy:

(Uwaga: wciąż istnieje pisemne porozumienie określające zakres działań itp.)

 

   

           

       

         Valeriia Chemerys          

            Szefowa ds. partnerstw medialnych, Deeper          

       

             

   

     

 

Nie podpisujemy umowy ze wszystkimi z góry, ponieważ nie chcemy tracić czasu na formalności i zbieranie podpisów, zanim nie poznamy możliwości każdego twórcy i nie ustalimy, jak będzie wyglądać dalsza współpraca.

Musisz jednak zaakceptować ryzyko braku formalnej umowy z krótkoterminowymi partnerami-influencerami. Mogą zniknąć po otrzymaniu produktów i/lub ustalonego wynagrodzenia.

W przypadku Deeper również pomija się umowę, ponieważ firma nie zamierza egzekwować kar wobec każdego krótkoterminowego partnera-twórcy. Valeriia wyjaśnia:

 

   

           

       

         Valeriia Chemerys          

            Szefowa ds. partnerstw medialnych, Deeper          

       

             

   

     

 

W naszym przypadku porozumienie to formalność, ponieważ nawet jeśli influencer przestanie publikować lub nie spełni wymagań, nie stosujemy wobec niego żadnych "kar". Nie mamy prawników, którzy będą egzekwować długi, wydzwaniając do nich. W takiej sytuacji jedyne, co możemy zrobić, to przekazać informację zwrotną, spróbować rozwiązać problem, a jeśli się nie uda – zakończyć współpracę i iść dalej.

Ghosting jest niestety nieodłączną częścią branży influencer marketingu. Warto zadać sobie pytanie, czy zamierzasz dochodzić treści, pozywać itp., jeśli influencer nie wywiąże się z umowy – zwłaszcza gdy ustalone wynagrodzenie i wartość produktu nie są bardzo wysokie. Jeśli nie zamierzasz się w to angażować, pisemne porozumienie jest tak samo dobre jak formalna umowa.

Warto również zauważyć, że w miarę rozwoju kampanii influencer marketingowych nabierzesz umiejętności dokładnego weryfikowania twórców. Będziesz w stanie ustalić, komu można zaufać, rozmawiając z twórcami, analizując ich wskaźniki i ogólny "vibe". Słabo wykonane treści i niespełnione oczekiwania nadal się zdarzą, ale wraz z doświadczeniem powinno ich być coraz mniej.

7 niepodlegających negocjacji elementów, które należy uwzględnić w umowie z influencerem

1: Szczegóły dotyczące deliverables, akceptacji treści, celów i harmonogramu

Powinna istnieć sekcja omawiająca pięć aspektów Twojej współpracy z influencerem:

1. Expected deliverables: share details about which social media channel(s) you expect the creators to post on, how many posts they should share, which type of posts (images vs. videos vs. Stories), which link or code they should use etc. Bądź możliwie jak najbardziej precyzyjny, aby uniknąć niejasności.

2. Harmonogram: uwzględnij cały timeline kampanii oraz to, kiedy w jego ramach twórca ma opublikować treść o Twojej marce. Jeśli na etapie sporządzania umowy termin nie jest jasny, wpisz datę orientacyjną. Może to także obejmować czas obowiązywania umowy (do jej odnowienia) oraz długość współpracy z influencerem. Nie zapomnij uwzględnić czasu na akceptację i ewentualne poprawki treści.

3. Akceptacja treści: określ, ile rund poprawek obejmuje wynagrodzenie, jakie są opłaty za dodatkowe zmiany oraz kiedy w procesie pojawia się wkład kreatywny z Twojej strony.

4. Goals & accessing performance data: it’s essential to include your goals with the influencer marketing campaign so the creator can understand what’s expected of them. Wymień mierzone metryki (np. leady, zaangażowanie, pobrania itp.) oraz sposób, w jaki obliczasz ROI z influencer marketingu wynikający ze współpracy. Jeśli twórcy muszą osiągnąć określony próg, aby odnowić współpracę z Twoją marką, również to zapisz. Jeśli twórcy mają regularnie przesyłać Ci dane o wynikach, także to określ. Czy potrzebujesz dostępu do Google Analytics? A może wystarczą zrzuty ekranu? Ponownie – bądź możliwie jak najbardziej konkretny.

5. Inne zasady marki: zawrzyj w tej sekcji wszelkie specyficzne wymagania dotyczące marki. Na przykład: jeśli sprzedajesz biżuterię, która matowieje w wodzie, dodaj wytyczną, aby nie fotografować produktów w wodzie.

2: Prawa do wykorzystania treści i warunki wyłączności

W zakresie praw do wykorzystania treści uwzględnij następujące szczegóły:

• czy możesz używać treści influencera po publikacji
• jeśli tak – jak długo przysługują Ci prawa do wykorzystania oraz ile za nie płacisz (jeśli w ogóle)
• gdzie możesz ponownie wykorzystać treść influencera – na własnych kanałach social media, stronach docelowych, w innych materiałach marketingowych itp.
• kto posiada ostateczne prawa autorskie – otrzymujesz pozwolenie na wykorzystanie treści przez określony czas czy przejmujesz do niej prawa?

W kwestii wyłączności influencera należy uwzględnić:

1. Czy potrzebujesz pełnej wyłączności czy wyłączności w kategorii: zazwyczaj zaleca się pewien poziom obu rodzajów. Na przykład możesz poprosić twórców, aby nie publikowali żadnych treści sponsorowanych przez 24 godziny przed i po opublikowaniu posta z Twoją marką. A treści konkurencyjnych marek nie publikowali jeszcze dłużej (np. przez 30 dni).

Ekspertka od influencer marketingu, Katie Stoller, zaleca również uwzględnienie zapisu o braku komentarzy politycznych przez około 24 godziny.

Często nie można oczekiwać, że influencerzy będą milczeć na temat sytuacji politycznej w swoim kraju lub stanie (np. podczas wyborów). Chodzi o to, aby nie próbować przesadnie kontrolować, co influencer publikuje, lecz uniknąć sytuacji, w której Twoje posty sponsorowane są "kanapkowane" dużą ilością niepowiązanych treści. Stoller wyjaśnia:

 

   

           

       

         Katie Stoller          

             Założycielka Katie Stoller,          

       

             

   

     

 

Nie możesz dyktować, co influencer publikuje, tylko dlatego, że płacisz mu za post sponsorowany. Musisz pogodzić się z tym, że mogą wypowiadać się politycznie. Współpracując z influencerem, musisz akceptować także pozostałe treści, które publikuje.

To kolejny argument za dokładną weryfikacją influencera przed rozpoczęciem współpracy. Jeśli w przeszłości publikowali treści polityczne, prawdopodobnie zrobią to ponownie. Pamiętaj, że twórcy są dziś kanałem marketingowym dla wielu polityków, więc znalezienie tych, którzy nigdy nie wypowiadają się o polityce, może być nierealne.

2. Współpraca z markami konkurencyjnymi: jasno wskaż, kto jest Twoim konkurentem (podaj kilka przykładów) oraz określ warunki wyłączności względem nich. Na przykład: czy twórca może opublikować relację na Instagramie z konkurencyjną marką po 30 dniach, jeśli Twoje okno wyłączności wynosi 90 dni? A co, jeśli w filmie typu "GRWM" używa produktu konkurencji, ale nie wymienia nazwy rywalizującej marki?

Im więcej szczegółów podasz, tym lepiej. W Deeper Valeriia ustaliła na przykład, że marka potrzebuje wyłączności nie tylko wobec innych producentów sonarów, ale całej kategorii produktowej, aby zachować autentyczność:

 

   

           

       

         Valeriia Chemerys          

            Szefowa ds. partnerstw medialnych, Deeper          

       

             

   

     

 

Zrozumiałam, że w umowie musimy wymagać wyłączności nie tylko względem innych marek sonarów, lecz całej kategorii produktów. Chodzi o kategorię przenośnych sonarów, które można używać z brzegu, małej łodzi, kajaka czy podczas wędkowania podlodowego. Nie będzie to wyglądało autentycznie, jeśli influencer użyje produktu tego samego typu co nasz.

3: Wszystko, co dotyczy płatności

Sekcja dotycząca płatności powinna odpowiadać na następujące pytania:

• Ile pieniędzy płacisz influencerowi? Podaj podział na stałe wynagrodzenie i procent afiliacyjny.
  
• Jak często influencer będzie otrzymywać płatność? Share your payment terms to help the influencer understand when they can expect the payment. Na przykład: kiedy influencer może spodziewać się płatności po wystawieniu faktury? Po 15 dniach? 30 dni?
  
• W jakiej walucie wypłacasz wynagrodzenie twórcom? Określ, w jakiej walucie influencer otrzyma płatność – zwłaszcza jeśli współpracujesz z twórcami z całego świata.
  
• Jaką metodę płatności wykorzystasz do wypłaty wynagrodzenia? Istnieje wiele sposobów płatności dla influencerów – którego użyjesz? Czy muszą wprowadzić dane bankowe w oprogramowaniu, czy zrobisz tradycyjny przelew bankowy? Anna Maria Klappenbach z Aumio uwzględnia kilka metod płatności, ponieważ różni twórcy preferują różne sposoby otrzymywania wynagrodzenia.
  
• Która strona pokryje opłaty transferowe i podatki? Wiele narzędzi pobiera opłatę za przelew przy płatnościach zagranicznych. W wielu miejscach, takich jak UE, obowiązuje VAT i GST. Określ, kto ponosi te koszty. Anna z Aumio przykładowo umieszcza w umowie numer VAT, aby twórcy mogli wpisać go na fakturze.
  
• Jaki jest przebieg procesu płatności? Wskaż, do kogo i kiedy twórcy powinni wysyłać faktury. Jeśli publikują kilka postów miesięcznie, czy powinni fakturować na koniec miesiąca, czy po każdym deliverable? Gdzie mają podać swoje dane bankowe? Opisz proces fakturowania możliwie jak najdokładniej.
• Warunki płatności niepieniężnej: jeśli zapraszasz influencera na wydarzenie lub przekazujesz mu bardzo drogi produkt do zwrotu po nagraniach, zapisz te warunki w sekcji płatności. Podaj wartość produktu, koszty, które pokrywasz w przypadku zaproszenia twórcy na wydarzenie, itp. Jeśli influencer musi zwrócić produkt, określ również termin zwrotu. Określ także opłaty za uszkodzenia, jeśli powstaną z winy twórcy.

Na przykład Deeper Sonar wprowadził niedawno produkt Deeper Quest, co wiązało się z nowymi obowiązkami – jak zwrot urządzenia, jeśli nie jesteś już ambasadorem firmy. Dlatego Valeriia zmodyfikowała umowę, aby odzwierciedlić te warunki:

 

   

           

       

         Valeriia Chemerys          

            Szefowa ds. partnerstw medialnych, Deeper          

       

             

   

     

 

Aneks Deeper Quest to pierwsza umowa, w której mamy "karę" – jeśli ktoś przestaje być ambasadorem naszej łodzi zanętowej, musi zwrócić ją do nas. Ponieważ sam produkt jest drogi (1699 EUR) i łącznie mamy tylko jednego ambasadora tego produktu na naszych głównych rynkach.

4: Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

To klauzula ochronna. W przypadku sporu lub pozwu należy wskazać, które prawo (państwo lub stan) będzie miało zastosowanie oraz gdzie będą toczyć się postępowania. Ta sekcja jest szczególnie ważna, jeśli współpracujesz z twórcami z całego świata.

5: Odpowiedzialność względem FTC

Dodaj zapis, że influencer musi prawidłowo oznaczać treści reklamowe zgodnie z obowiązującymi przepisami – np. #ad czy #sponsored. Warto również określić te zasady dla różnych formatów treści, ponieważ brak oznaczenia reklamy w relacjach na Instagramie może być kwestią sporną.

6: Warunki rozwiązania umowy

Jakie są uzasadnione powody, dla których obie strony mogą rozwiązać umowę z influencerem? Andreea Moise, założycielka Hype Maven, sugeruje również ujęcie w umowie przekroczenia terminu publikacji treści o ponad 30 dni jako podstawy do zakończenia współpracy.

 

   

           

       

        Andreea Moise          

            Konsultantka influencer marketingu i założycielka, Hype Maven          

       

             

   

     

 

Dzięki temu otrzymujesz treści na czas bez konieczności ciągłego upominania, a influencer pozostaje odpowiedzialny.

Dodanie konkretnych sytuacji i przykładów (np. brak dostarczenia usług) pomaga ustalić jasne oczekiwania. Możesz także dopuścić rozwiązanie umowy bez podania przyczyny, o ile zostanie to zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem.

7: Inne klauzule prawne

Oprócz sześciu wymienionych wyżej punktów w umowie powinny znaleźć się standardowe klauzule prawne, aby była ona kompletna:

• Poufność: influencerzy mogą poznać wrażliwe informacje o Twojej marce i produktach w trakcie współpracy. Klauzula powinna zawierać wszelkie informacje, których influencer nie może ujawniać publicznie.
  
• Niezależny wykonawca: należy wskazać, że influencer jest zatrudniany jako niezależny wykonawca, a nie pracownik. Oznacza to, że nie mogą ubiegać się o świadczenia pracownicze ani uznawać się prawnie za Twojego pracownika.
  
• Siła wyższa: standardowa klauzula obejmująca nieprzewidziane okoliczności uniemożliwiające wykonanie umowy przez którąkolwiek ze stron. Typowymi przykładami są klęski żywiołowe, wojna czy pandemia.
  
• Klauzula moralności: zapewnia właściwe zachowanie – twórca nie może dziś opublikować postu sponsorowanego, a jutro oczerniać Twojej marki. Nie chcesz również, aby za pośrednictwem treści influencera Twoja marka źle wypowiadała się o konkurencji czy innych osobach.

Ostateczny szablon umowy z influencerem (i jak go używać)

While the 14 sections in this influencer contract template should include everything you need to draft a rock-solid contract, it’s advisable to have your legal team do a quick run through of this document. Pomoże to upewnić się, że nie brakuje żadnych warunków, sformułowania nie są dwuznaczne, a dane marki są kompletne i poprawne. Ten szablon nie stanowi porady prawnej.

(Click to make a copy!)

Teraz masz własną edytowalną wersję w Dokumentach Google. Zmień wszystkie żółte pola na dane swojej firmy i pobierz plik jako PDF do podpisu elektronicznego – Docusign, Yousign oraz PandaDoc oferują bezpieczne podpisywanie ważnych dokumentów.

Podpisanie umowy to dopiero początek

Nie zakładaj, że umowa zastąpi komunikację. Twórcy często pobieżnie czytają umowy i szybko je podpisują, aby mieć to z głowy i rozpocząć tworzenie treści. Dlatego nadal musisz komunikować się z twórcami w sprawie deliverables, zakresu prac, oczekiwań, praw do wykorzystania itp. – poza samą umową.

A po sformalizowaniu współpracy umową Twoja praca dopiero się zaczyna. Teraz możesz skupić się na budowaniu silnych relacji z twórcami, przekazywaniu wartościowych uwag i poprawie wyników.

Oto kilka artykułów, które Ci w tym pomogą:

• Jak automatycznie monitorować treści influencerów
• Jak budować świetne relacje z influencerami
• Jak mierzyć influencer marketing

Szukasz więcej regularnych porad? Zapisz się na nasz cotygodniowy newsletter Return on Influence. Dołączysz do grona ponad 32 000 marketerów.