5 communicatieknelpunten die je relaties met influencers verpesten (en hoe je ze kunt oplossen)
May 20, 2025
·
12 min
Auteur
Bijdragers
... en
9
meer deskundige bijdragers
De tijd die je in je inbox doorbrengt saboteert je carrière – en niet alleen omdat het uitputtend is.
Natuurlijk, bijhouden van de vreemde werktijden van creators, de vierde herinneringsmail en de eindeloze copy-paste-cyclus tussen briefs, contracten en je inbox – het is meedogenloos.
Maar wat zijn de échte kosten van al dit drukke werk? Het is wat je níét doet terwijl je bedolven bent onder alle chaos.
Je hebt geen tijd om campagne-ideeën te pitchen, echte relaties op te bouwen of te analyseren wat het afgelopen kwartaal goed werkte. En het ergste: je hebt niet eens tijd om te strategiseren, omdat je geen moment boven water komt.
Influencer-marketing draait om relaties, dus het is logisch dat marketeers gemiddeld meer dan 16 uur per week besteden aan communicatie met influencers.
Laten we dat nog verder uitsplitsen. Gemiddeld sturen marketeers iedere afzonderlijke influencer 25 berichten gedurende hun samenwerking.
.png)
Dat is prima als je 10 influencers beheert – het zijn nog steeds 250 berichten, maar uiteindelijk is het te doen.
Wat gebeurt er als je wilt opschalen en 50 influencers beheert? 100? Wat dan?
Kletsen met creators is een groot deel van het werk. Maar bouw je die relaties echt op door twee volle dagen per week in je inbox te zitten (of in DM’s, WhatsApp, noem maar op)? Hoeveel van dat eindeloze mailverkeer gaat nu eigenlijk over verbinding met de creator, en hoeveel is puur logistiek?
Vraag jezelf af: is al deze drukte rondom communicatie gewoon een noodzakelijk kwaad in je workflow? Of schaadt het uiteindelijk juist de relaties die je zo hard probeert op te bouwen?
Ik vroeg 37 marketeers hoe zij communiceren met creators. Na het analyseren van de cijfers en hun antwoorden is één ding duidelijk:
Als communicatie stukloopt, vallen relaties uiteen.
En wanneer relaties afbrokkelen, verdwijnt ook je vermogen om op te schalen:
- Creators stoppen met reageren.
- Bureaus geven je geen prioriteit.
- Je team verspilt kostbare tijd aan het managen van chaos in plaats van aan het bouwen van campagnes.
Nog erger? Een communicatiebreuk schaadt precies datgene wat merken opbouwt: consistentie.
Wat er gebeurt als communicatie faalt
Meer dan alleen een nummer van Led Zeppelin: een communicatiebreuk heeft echte gevolgen – meer dan 60% van de respondenten vertelde me dat communicatieknelpunten hun relaties met influencers beschadigden.
Maar hoe ziet zo’n communicatieknelpunt eruit? Hoe begint het?
Communicatie loopt meestal stuk op een van de volgende onderdelen:
- Lange, ingewikkelde e-mailthreads waarbij details volledig over het hoofd worden gezien
- Vertraagde reacties en steeds moeten najagen – aan beide kanten
- Details door elkaar halen of de verkeerde informatie naar de verkeerde persoon sturen
- En ieders favoriet: ghosting
Fernanda Marques heeft uit eerste hand ervaring met deze communicatieknelpunten en zegt dat het lastig is om cruciale details helder te houden wanneer lange e-mailthreads onduidelijk zijn.
Communicatieknelpunten hebben relaties beïnvloed wanneer berichten verloren raken in overvolle inboxen of wanneer reacties aan beide kanten vertraagd zijn, vooral tijdens cruciale fases zoals productverzending, deadlinebevestigingen of last-minute aanpassingen aan content.
Ze voegt eraan toe dat dit wrijving veroorzaakt en beïnvloedt hoe een influencer jouw merk ziet.
In sommige gevallen voelden influencers zich verwaarloosd of onzeker over de volgende stappen, wat onnodige spanning creëerde en zelfs tot afgebroken samenwerkingen leidde. Duidelijkere tools en snellere communicatie hadden deze problemen kunnen voorkomen.
Gemiste details en vertraagde reacties vereisen herhaalde follow-ups – en het is uitputtend. Niemand heeft daar tijd voor.
Wat communicatieknelpunten je kosten
De echte vraag is nu: als je te veel tijd besteedt aan het beheren van je inbox, wat zou je dan in plaats daarvan kunnen doen?
Eerlijk gezegd: de leuke kanten van het zijn van influencer-marketeer: relaties met je influencers verdiepen, meer creativiteit in campagnes steken en dieper in de statistieken duiken om te zien wat echt aanslaat.
Je weet wel, de redenen waarom je dit vak überhaupt bent gaan doen.
Joshita Dodani zou die tijd gebruiken om eerdere campagnes te analyseren voor inzichten.
Als ik al dat heen-en-weer gecommuniceer zou verminderen, zou ik zeker meer tijd besteden aan uitzoeken welke verhalen echt aanslaan bij ons publiek en aan het duiken in de statistieken. Op dit moment gaat er veel tijd verloren aan het uitwerken van details met influencers.
Fernanda daarentegen zou die tijd gebruiken om haar creatieve spieren te trainen.
Ik zou graag meer tijd besteden aan het identificeren van de juiste creators, het brainstormen van innovatieve campagnerichtingen, het analyseren van prestaties om toekomstige inspanningen te optimaliseren en het koesteren van langetermijnpartnerschappen – allemaal zaken die de impact van influencer-marketing echt verhogen maar vaak op de achtergrond raken door de tijd die opgaat aan logistiek en follow-ups.
En bijna tegenintuïtief zou minder focussen op het heen en weer juist helpen om betere relaties met influencers op te bouwen. Cheyanne Pettyjohn is het daarmee eens en zegt dat ze meer tijd zou besteden aan het versterken van haar relaties.
Wat kost nu eigenlijk de meeste tijd – en is dat wel terecht?
Ik vroeg influencer-marketeers welke communicatiestappen het langst duren – en meer dan 67% van de marketeers zette briefing (en creatieve input) op de eerste plaats als tijdrovendste stap, op de voet gevolgd door formele onderhandelingen en contentgoedkeuring.
En niet alle samenwerkingen zijn gelijk: driekwart van de ondervraagde marketeers zei meer tijd te steken in die stappen, afhankelijk van de kwaliteit van de influencer met wie ze werken.
Welke andere factoren duiden op meer heen-en-weer communicatie?
- Als de influencer een grotere community of volgers heeft, of als je budget hoger is – moet je de details goed regelen en meer mensen betrekken (agenten, juridische afdeling, etc.).
- Als je nog nooit met deze persoon hebt gewerkt, moet je meer tijd besteden aan onboarding dan bij een influencer met wie je al gewend bent te werken.
En de respondenten doen het goed: briefing, creatieve input en formele onderhandelingen zijn precies de taken waar je de meeste tijd aan zou moeten besteden.
Ja, het is in jouw belang om je influencer te voorzien van de context en feedback die nodig zijn om content te maken die bij hun publiek aanslaat.
Ja, je moet vertrouwen opbouwen met je influencer tijdens formele onderhandelingen, omdat dat een solide relatie bevordert.
Als die dingen meer tijd kosten, is dat prima – dat hoort zo! Die persoon gaat tenslotte jouw merk vertegenwoordigen.
De andere taken daarentegen? Ze kosten individueel misschien niet veel tijd, maar samen vormen ze een enorme tijdverslinder. En zo worden het knelpunten.
Hoe marketeers écht communicatieknelpunten wegnemen
Laten we ons richten op de communicatieknelpunten die afleiden van het opbouwen van relaties. Als je berichten niet helpen om relaties met influencers op te bouwen, is je communicatie fundamenteel kapot.
Ik vroeg marketeers hoe zij knelpunten al voordat ze ontstaan verwijderen, en ze gaven wat ‘tough love’.
1. Verwijder de knelpunten die van *jou* komen
Het is makkelijk om te zeggen dat je ‘georganiseerd’ gaat werken of ‘een betere werkversie’ van jezelf wordt. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit?
Kijk eerst naar je interne processen. Wat zou aan jouw kant een samenwerking kunnen vertragen?
Noor Ahmed stelt voor om vooraf goedkeuring te krijgen voor de content die je uitbesteedt, het budget dat je kunt gebruiken en de brief die je gaat sturen. Zorg ervoor dat je de autonomie hebt om zo snel mogelijk te handelen en je eigen beslissingen te nemen.
Athira Aravind raadt aan om een checklist te gebruiken om veelvoorkomende valkuilen te vermijden:
Na verloop van tijd zul je merken dat communicatieproblemen vaak uit dezelfde terugkerende kwesties voortkomen. Zodra je de patronen kent, kun je ze eenvoudig voorblijven met gedetailleerde richtlijnen, vastgepinde berichten en herhaalde herinneringen.
2. Geef vanaf het begin prioriteit aan duidelijkheid – en wees er uitputtend in
Het is (waarschijnlijk) niet je eerste rodeo. Je kent de vragen die je meestal krijgt, wat influencers vaak vergeten en welke details doorgaans over het hoofd worden gezien.
Hoe omzeil je dat dan? Anticipeer. Beantwoord de vragen waarvan je weet dat ze zullen komen voordat ze gesteld worden.
Lee Drysdale bevestigt dat hij al aan het begin van de relatie probeert vooruit te lopen op alles wat een influencer zou willen weten:
Ik probeer de belangrijkste zaken altijd in de eerste paar e-mails te behandelen. Een call na het verzenden van de brief helpt ook.
Vooruitlopen op die vragen en uitputtend transparant zijn over je werkwijze zal mogelijke communicatierimpels gladstrijken nog vóór ze ontstaan.
3. Template wat kan, personaliseer wat moet
Je kunt niet alles handmatig doen – en dat zou je ook niet moeten willen. Een sterk outreach-sjabloon kan minuten besparen op die routinetaken, en die minuten tellen op.
Valerija Somi gebruikt een hybride aanpak van templating en personalisering in haar outreach.
Hoewel we een outreach-sjabloon hebben, personaliseren we altijd de eerste e-mail. We bekijken de socials van de influencer, checken hun content en zien hoe specifiek zij bij ons merk passen en hoe hun type content aansluit op onze behoeften, zodat we onze aanpak kunnen personaliseren.
Personaliseer dat eerste bericht, maar verspil geen tijd aan het schrijven van sonnetten in je follow-ups – sjablonen volstaan. Soms is een snelle herinnering alles wat nodig is voor een reactie.
En templating stopt niet bij outreach. Je kunt ook gedeelten van je contracten templaten, zeker als je met meerdere influencers aan hetzelfde soort campagne werkt. Werk, als het kan, met je juridische team om bepaalde secties voor je campagnes op te stellen; de details uitwerken gaat dan veel sneller.
Overweeg ook om je briefs te templaten – met name alles wat te maken heeft met een grotere campagne, je merk, moodboards en andere aspecten die niet per se per influencer veranderen.
Leslie Belen geeft haar influencers van tevoren alles wat ze nodig hebben om hun content te maken – en veel daarvan kan worden getemplate en hergebruikt in verschillende samenwerkingen.
Onze beste tactiek is om vooraf een duidelijke, visuele brief te geven — inclusief moodboards, referentiecontent, tijdlijnen en belangrijke do's & don'ts — zodat er minder heen-en-weer is en iedereen vanaf het begin op één lijn zit.
4. Weet wanneer het tijd is om de telefoon te pakken
Voor mijn millennial-lezers: ik heb jullie even nodig om die telefoonangst opzij te zetten.
E-mail en asynchrone communicatie zijn handig. Maar als iets onduidelijk is of je details moet gladstrijken in een formaat waarbij toon niet vrijelijk wordt geïnterpreteerd, kan weten wanneer je de telefoon moet pakken tijd – en mogelijk je relatie met een influencer of agent – redden.
Kat LaFata zegt dat de telefoon pakken om briefs door te spreken een goede manier is om potentiële knelpunten te verminderen. Damini Gulati is het daarmee eens en geeft aan dat hij telefoongesprekken gebruikt om te dubbelchecken of alles duidelijk is.
Voor Greta Zacchetti is een telefoongesprek de beste optie wanneer emoties in het spel zijn.
Communicatieplatforms vastleggen is cruciaal: WhatsApp voor snelle uitwisseling, e-mails voor formelere communicatie en telefoongesprekken voor meer emotionele gesprekken.
E-mail is misschien jouw standaard communicatiekanaal – in corporate omgevingen is dat tenslotte de norm. Maar influencers zijn vaak helemaal niet zo corporate. De beste manier om hen te bereiken kan ergens anders zijn.
En net zoals weten wanneer je moet bellen, helpt ook weten wanneer je e-mail moet inruilen voor een directer communicatiekanaal je om sneller te handelen, zoals Fernanda:
Wanneer mogelijk verplaats ik het gesprek naar snellere kanalen (zoals iMessage of WhatsApp) bij influencers met wie ik vaak werk, zodat we vertragingen door e-mailchaos vermijden.
5. Stel vanaf het begin communicatieregels vast
Zeg het nog eens met me mee: influencers zijn niet per se corporate-savvy.
Ze hebben niet altijd dezelfde verwachtingen over hoe communicatie eruit moet zien of wat ‘professioneel’ is. (Niet dat daar iets mis mee is.)
Dus breng je verwachtingen over professionele communicatie vanaf het begin van jullie relatie duidelijk over.
Fernanda gaat zelfs zo ver dat ze een gedeelde spreadsheet maakt om mogelijke misverstanden te voorkomen.
Ik zorg ervoor dat ik de volgende stappen, deadlines en verwachtingen in één bericht samenvat om verwarring door heen-en-weer te voorkomen. Ik gebruik ook spreadsheets en trackers die real-time worden bijgewerkt, zodat zowel het merk als de influencer een gedeeld beeld hebben van waar we in het proces staan.
Nog een idee: behandel je communicatie als sales.
Hou op met sissen. Het is voor je eigen bestwil.
Aan het einde van een salesgesprek spreek je de volgende stap af voordat je ophangt. (Anders verdwijnt je prospect in de afgrond en hoor je nooit meer iets.)
Als influencer-marketeer kun je hetzelfde doen, en Matheus Ribeiro stelt voor om creators een CTA of actiepunt als volgende stap te geven. De kans is groot dat zo’n actiepunt hen betrokken houdt, zodat ze niet ‘koud’ worden.
Workflow-problemen: waar je workflow in de weg zit
Veel van die knelpunten wijzen terug op één ding: workflow.
Toen ik 37 marketeers vroeg om hun huidige workflow in één woord te beschrijven, zeiden slechts vijf van hen ‘georganiseerd’.
Vijf.
De meeste antwoorden waren eerder een variant op:
“Inefficiënt. Handmatig. Ruw. Gefragmenteerd. Overweldigend. Tijdrovend.”
Ik ben ook marketeer, dus ik begrijp het. Ik probeer al tien jaar (tevergeefs) Inbox Zero te bereiken. Onze inboxen zijn pure chaos. Jij weet het. Ik weet het. Het is tijd om dat feit te accepteren – net zoals we de emotionele steun-tabs en spreadsheets accepteren. Het hoort gewoon bij het vak.
Veel marketeers vertelden me dat de grootste communicatieknelpunten worden veroorzaakt door de workflow die we zelf hebben ingericht.
Wat als je zou kunnen:
- Je inbox opsplitsen zodat je alleen de e-mails tussen jou en je influencers ziet?
- Een dashboard hebben waarop je al je notities ziet, zodat je je bericht in real-time kunt personaliseren zonder (weer) extra tabs met de socials van je influencers te openen?
Dat kun je allemaal in Modash.
De inbox van Modash is niet wéér een inbox om te beheren – het is jouw Gmail of Outlook, maar dan beter. Hij integreert met je bestaande inbox en herprioriteert je e-mails zodat je alleen de berichten met influencers ziet.
Je weet wel, in plaats van te moeten zoeken tussen je belangrijke gesprekken en verzoeken van je manager over TPS-rapportcovers.
En bovendien wordt bij elk gesprek met een influencer automatisch hun profiel geopend, zodat je een helikopterview hebt van hun statistieken, recente en gesponsorde posts en eventuele notities die je over die influencer en jullie samenwerking hebt gemaakt.
Het is oké. Je kunt die spreadsheet loslaten.
Bovendien kun je op hetzelfde platform de statistieken van een influencer bekijken, hen automatisch producten uit je Shopify-winkel opsturen en zelfs volledige affiliate-programma’s opzetten en beheren. Dat scheelt je zo al minstens 10 tabs.
Maar neem het niet alleen van mij aan. Je kunt de inbox van Modash 14 dagen gratis uitproberen (en we vragen niet eens om een creditcard).
