I boomer preferiscono comunicare tramite telefonate. I millennial amano i messaggi di testo. La Gen Z si affida ad app di terze parti come iMessage o WhatsApp.

E gli influencer? Qual è il modo migliore per mettersi in contatto con loro? E una volta rotto il ghiaccio, quale canale è il migliore per mantenere le comunicazioni rapide, ricercabili e organizzate?

Abbiamo chiesto a 37 marketer quali canali utilizzano per parlare con i loro creator partner – da quale modalità partono, a quale passano (e perché) e come organizzano il tutto.

Prima di analizzare i numeri, affrontiamo l’elefante nella stanza: perché dovresti approfondire i canali di comunicazione? 

Perché interessarsi ai canali di comunicazione?

Ecco perché: se non investi nel canale che si adatta al tuo brand, alle preferenze dei creator e alle esigenze della tua campagna, rischi di creare colli di bottiglia nella comunicazione che danneggiano l’intero flusso di lavoro. Pensala come una partita a Jenga: un blocco fuori posto alla base rischia di far crollare l’intera torre.

E non è solo teoria: oltre il 60% dei marketer afferma che gli ostacoli nella comunicazione danneggiano le loro relazioni con gli influencer. E il 56% ritiene di non riuscire a dare ai propri creator partner tutta l’attenzione che vorrebbe.

I canali di comunicazione sono un tassello fondamentale per eliminare eventuali colli di bottiglia:

• Se hai scelto un canale che i tuoi influencer non controllano spesso, le loro risposte arriveranno in ritardo – un’esperienza dolorosa quando le tue campagne viaggiano a velocità supersonica o semplicemente quando devi comunicare cambiamenti dell’ultimo minuto.
  
  
• Se hai scelto un canale che non riesci a organizzare bene, si ribaltano le parti e gli influencer non ricevono risposte tempestive da te – posticipando le tue tempistiche desiderate.
  
  
• Se hai scelto un canale non in linea con l’attività in corso – ad esempio comunicare un tema delicato con un messaggio informale invece di una chiamata ponderata – rischi incomprensioni che danneggiano la relazione con il creator e la reputazione del brand.
  

… Potrei continuare.

Fernanda Marques spiega come i dettagli vadano persi in lunghe e disordinate catene di email che alla fine compromettono l’intera campagna con gli influencer:

Fernanda Marques

Coordinatrice di Influencer Marketing

I colli di bottiglia nella comunicazione hanno inciso sulle relazioni quando i messaggi si sono persi in caselle di posta affollate o quando le risposte di entrambe le parti sono arrivate in ritardo, soprattutto in fasi cruciali come spedizione dei prodotti, conferma delle scadenze o aggiustamenti last-minute ai contenuti.

Prosegue spiegando come ciò influisca sull’aspetto più importante dell’influencer marketing: le relazioni con i creator.

Fernanda Marques

Coordinatrice di Influencer Marketing

In alcuni casi, gli influencer si sono sentiti trascurati o incerti sui passi successivi, con conseguente tensione inutile e, talvolta, interruzione delle collaborazioni. Una comunicazione più chiara e rapida avrebbe potuto evitare questi problemi.

Alexander Sabucido racconta anche come le risposte in ritardo gli siano quasi costate caro:

Alexander Sabucido

Specialista di influencer marketing

La mia risposta a un canale importante è stata tardiva e, di conseguenza, l’accordo ha rischiato di saltare.

Come in ogni ambito dell’influencer marketing, non esiste un “canale migliore” valido per tutti i tipi di collaborazione, campagne, brand e creator. Se, ad esempio, sei un piccolo brand che lavora con pochi creator, puoi tranquillamente usare l’email per tracciare tutte le comunicazioni. 

Ma se gestisci campagne più grandi o oltre 100 creator al mese con un team ridotto, potresti dover cambiare canale o aggiungere funzionalità alla tua casella per non perdere colpi.

Nelle prossime sezioni condividerò quali canali utilizzano i marketer con gli influencer, quali sono i migliori per coltivare relazioni, quando dovresti chiamare i creator (orrore!), e quando dovresti pensare di cambiare modalità di comunicazione.

Quali canali usano i marketer per comunicare con gli influencer?

Come prevedibile, l’email rimane il mezzo di comunicazione più comune tra creator e marketer. Al secondo posto ci sono i DM sui social media, seguiti da app di terze parti come WhatsApp o iMessage.

L’email è lo standard nel mondo corporate – e a ragione. Puoi:

• tenere traccia facilmente delle cose via email (purché eviti thread infiniti)
  
  
• trovare rapidamente ciò che ti serve con la ricerca (soprattutto se usi gli oggetti in modo strategico)
  
  
• usare modelli, etichette e cartelle per organizzare e sistematizzare la comunicazione con gli influencer
  

Ma le email non sono infallibili:

• Le email possono diventare caotiche man mano che la campagna scala e crescono i partner influencer – con il rischio di perdere dettagli importanti.
  
  
• Gli influencer non seguono necessariamente lo standard aziendale e potrebbero non controllare la posta con regolarità, causando ritardi nelle risposte.
  
  
• I progressi via email sono generalmente più lenti perché i creator non la aprono di frequente – non è quindi il canale ideale per comunicare aggiornamenti dell’ultimo minuto o per richiedere una produzione di contenuti più rapida.
  

Fernanda Marques è d’accordo e spiega perché inizia la relazione con gli influencer via email prima di passare a un’app di terze parti:

Fernanda Marques

Coordinatrice di Influencer Marketing

Quando possibile sposto la conversazione su canali più veloci (come iMessage o WhatsApp) per gli influencer con cui lavoro spesso, così evitiamo i ritardi dovuti al sovraccarico di email.

Ma non devi eliminare del tutto l’email dal tuo arsenale di comunicazione. Usala per la logistica, come pagamenti agli influencer, contratti e qualsiasi altra cosa che richieda una registrazione formale. Greta Zacchetti è d’accordo:

Greta Zacchetti

Influencer Marketing Manager, foodspring

Stabilire le piattaforme di comunicazione è fondamentale: WhatsApp per scambi più rapidi, email per comunicazioni più formali e telefonate per questioni sensibili.

Non dimenticare di chiedere ai tuoi influencer quali canali preferiscono! Chiedi se aprono la casella ogni giorno, se si sentono a loro agio a comunicare tutto via email o se preferiscono un’app di terze parti; e richiedi modalità alternative se non ricevi risposta in tempo.

E se utilizzi l’email per comunicare con gli influencer, sfrutta funzioni come etichette e cartelle per restare organizzato – ne parleremo nelle prossime sezioni.

Qual è il canale di comunicazione più efficace per costruire relazioni?

Quando abbiamo chiesto ai marketer dell’influencer marketing quali canali fossero migliori per costruire relazioni con gli influencer, l’email è risultata ancora il più importante. Ma questa volta, le app di terze parti si sono aggiudicate il secondo posto (superando i DM sui social media).

È chiaro perché i DM sui social abbiano ottenuto un punteggio inferiore rispetto alle app di terze parti: i DM dei creator sono anche il luogo in cui comunicano con i loro follower. È probabile che non possano prestarti la stessa attenzione che possono dedicarti tramite app come WhatsApp o iMessage (dove hanno meno persone in competizione per la loro attenzione).

Le email restano uno strumento eccellente per costruire relazioni. Ad esempio, puoi:

• usa l’oggetto per organizzare conversazioni diverse
• invia un messaggio strutturato con più link e informazioni senza le limitazioni specifiche delle piattaforme
• e utilizza un’email con dominio aziendale per il riconoscimento del brand.
  

Vale la pena notare che le videochiamate si piazzano al quarto posto come un altro ottimo canale per costruire relazioni. I canali asincroni sono utili, ma associare un volto a un nome crea un rapporto molto più forte rispetto ai soli strumenti asincroni. Michael Todner spiega:

Michael Todner

Influencer Marketing, Gear4music

Cerco di parlare con tutti gli influencer con cui collaboriamo [in una videochiamata], anche solo per pochi minuti. Investire tempo in questo modo dimostra il nostro impegno nella partnership e favorisce un migliore flusso di comunicazione da entrambe le parti.

Una videochiamata con ogni influencer non è sostenibile se collabori con centinaia di affiliati o brand ambassador al mese, ma questo metodo vale la pena per le tue partnership di lungo periodo con i creator. Nel nostro sondaggio, il 54% dei marketer ha dichiarato di aver chiamato meno del 25% dei propri influencer tramite telefono o app di videoconferenza.

Le videochiamate sono anche molto più efficaci della comunicazione asincrona quando si affrontano questioni delicate – ad esempio, se il contenuto di un influencer non è all’altezza e necessita di una revisione significativa. Con il video, voce e linguaggio del corpo ti danno maggiore controllo su come il messaggio viene recepito – il testo non è altrettanto indulgente.

Namrata Thakker aggiunge che le chiamate sono un modo eccellente per esprimere gratitudine quando il post di un influencer ottiene buoni risultati:

Namrata Thakker

Head – Comunicazione, PR & Influencer Marketing, BESTSELLER India

Se il loro contenuto ha avuto ottime performance, li ringrazio personalmente in una chiamata, rafforzando ulteriormente la relazione.

Fare una chiamata telefonica o video per un rapido «grazie» sembra un piccolo gesto, ma contribuisce molto a far sentire i tuoi creator apprezzati e valorizzati.

Qual è il canale di comunicazione più efficiente?

L’email si aggiudica di nuovo il primo posto come canale di comunicazione più efficiente. I risultati sono simili alla sezione precedente: i marketer affermano che le app di terze parti sono il secondo canale più efficiente, seguite dai DM sui social media.

L’efficienza dell’email deriva dalle sue funzionalità e dalla sua adattabilità. Puoi:

• Imposta e dimentica – programma i messaggi di follow-up ai creator.
• Usa la funzione «posticipa» per far riemergere un’email in una data specifica.
• Tieni i messaggi organizzati con etichette e cartelle.
• Integra il tuo client di posta con altri strumenti per rendere il tech stack fluido.
  

Al secondo posto, le app di terze parti sono efficienti perché gli influencer possono rispondere molto più rapidamente, in parte perché un messaggio su WhatsApp non deve essere formale come un’email – con meno pressione a essere «professionali», è molto più facile far avanzare i progetti. Fernanda Marques concorda:

Fernanda Marques

Coordinatrice di Influencer Marketing

Per gli influencer con cui ho costruito relazioni solide (o quando le tempistiche sono strette), a volte sposto la conversazione su WhatsApp o iMessage per accelerare e rendere la comunicazione più fluida.

In alcuni casi, le videochiamate – nonostante la loro reputazione di richiedere tempo – sono più efficienti di qualsiasi altro mezzo di comunicazione. A volte, è più facile spiegare con una dimostrazione dal vivo piuttosto che con una lunga email articolata. Valerija Somi lo conferma:

Valerija Somi

Influencer Manager, Qure Skincare

[Usiamo le videochiamate] se ci sono incomprensioni che non riusciamo a risolvere via scritto o se ci sono aspetti del processo/prodotto più facili da mostrare in videochiamata.

Beth Cortez sottolinea come l’immediatezza del video consenta ai creator di ottenere subito le risposte alle loro domande, così possono iniziare a lavorare invece di scambiarsi email per settimane.

Beth Cortez

Social Creator Outreach Manager Greenpark

[Uso le videochiamate] per esaminare il brief della campagna e aiutarli a comprendere e ricordare le date e i requisiti chiave. Questo inoltre crea empatia con gli influencer e risponde immediatamente alle loro domande.

Diversi marketer nel nostro sondaggio hanno evidenziato l’efficacia delle videochiamate per il briefing degli influencer, soprattutto quando stai onboarding di un nuovo creator: puoi guidarlo attraverso il brief, rispondere alle sue domande e comunicare le tue aspettative. Lee Drysdale approfondisce:

Lee Drysdale

Senior Influencer & Affiliates Executive, Argento

Dopo aver inviato un brief dettagliato, faccio sempre un check con loro via video. Questo mi dà la possibilità di capire se sono allineati con i creativi richiesti o se cambierebbero qualcosa, e anche di ottenere feedback generali sul brand.

Joshita Dodani aggiunge che è anche più efficiente fare una chiamata quando un influencer ha molte domande o è confuso sul brief:

Joshita Dodani

Responsabile Social Media e Partnership con Influencer, DigiOrange

Chiamerei un influencer se il brief è complicato o se è davvero confuso, perché è più facile sistemare tutto in una conversazione in tempo reale invece di scambiarsi email avanti e indietro.

Nella maggior parte dei casi, l’email rimane il metodo di comunicazione più efficiente, ma non è tutto bianco o nero. Prima di scegliere, valuta quale canale ha più senso per la tua situazione.

Quando dovresti cambiare canale di comunicazione?

In base ai dati sopra, ecco come si posizionano i diversi canali di comunicazione nell’influencer marketing complessivo:

Ricorda, probabilmente passerai sempre da un canale all’altro per comunicare con un influencer – soprattutto quando passi dall’outreach all’onboarding. 

Oltre l’83% dei marketer nel nostro sondaggio ha dichiarato di aver avviato una conversazione con un influencer su una piattaforma per poi spostarsi su un’altra. La maggior parte dei marketer ha dichiarato di aver iniziato a parlare con un creator tramite DM per poi passare all’email. Agita Matule spiega come funziona:

Agita Matule

Marketing Team Wolt

Preferisco i DM perché sono meno formali e molti influencer non indicano la loro email. Se accettano di collaborare, sposto gradualmente la nostra comunicazione sull’email.

D’altra parte, la tua strategia di outreach potrebbe iniziare via email (psst… se hai difficoltà a trovare l’indirizzo email di un influencer, prova la funzione Unlock Email di Modash). Ma se l’outreach via email non ha funzionato, prova a passare ai DM sui social, come fa Valerija Somi:

Valerija Somi

Influencer Manager, Qure Skincare

Se inizialmente non riusciamo a raggiungere un influencer via email, proviamo un DM su Instagram. Una volta stabilito il contatto lì, di solito passiamo all’email, dove è molto più comodo per entrambe le parti comunicare.

Michael Todner dice anche che vale la pena contattare i creator tramite DM se già ti seguono e interagiscono con i tuoi contenuti.

Michael Todner

Influencer Marketing, Gear4music

Se so che interagiscono con i nostri contenuti su Instagram, per esempio, li contatterò prima lì.

In questa situazione, i DM funzionano perché i creator ti hanno già visto nel loro feed: sei diventato un nome familiare su quella piattaforma. È più probabile fare progressi quando utilizzi questo canale di outreach.

Oltre all’outreach, vale la pena verificare quale modalità di comunicazione preferiscono i tuoi partner influencer. Dove riuscirebbero a rispondere più rapidamente? Quale app usano più spesso?

Inoltre, considera quale canale dispone di tutte le funzionalità di cui hai bisogno – come allegare file, inviare link, fissare messaggi, ecc.

È anche comodo associare canali di comunicazione diversi a compiti specifici. Ad esempio, è meglio mantenere via email tutti i dettagli degli accordi, come fatturazione e contratti, così puoi rintracciarli facilmente in qualsiasi momento. Tuttavia, WhatsApp e iMessage funzionano meglio per uno scambio rapido perché gli influencer sono più facilmente raggiungibili lì.

Abdullah Khan racconta di essere passato dalle email a WhatsApp per comunicare più velocemente con i suoi creator:

Abdullah Khan

Influencer Marketing Manager

Ho iniziato con l’email come canale di comunicazione principale per contattare gli influencer. Con il tempo, sono passato a utilizzare i messaggi diretti su piattaforme come WhatsApp o su qualsiasi app in cui gli influencer siano attivi e possano rispondere più rapidamente.

Se gestisci un grande team di affiliati o brand ambassador, vale la pena prendere in considerazione canali di comunicazione one-to-many come gruppi WhatsApp/Discord o canali Slack. Questi possono favorire la community e permettere di condividere un unico messaggio con più partner influencer contemporaneamente, massimizzando l’efficienza.

Ma ricorda, questi canali broadcast riducono la personalizzazione, quindi usali solo se sei sicuro al 100% che aiuteranno e non danneggeranno le tue relazioni con gli influencer.

4 best practice per evitare un’interruzione della comunicazione

1: Tieni traccia dello stato della comunicazione con gli influencer

Se collabori con più creator o gestisci campagne diverse, ogni influencer si troverà in una fase diversa della partnership. Monitora il loro stato per non dimenticare di fare follow-up con un influencer che si è raffreddato o di ottenere una firma su un contratto.

La maggior parte dei marketer con cui abbiamo parlato utilizza i fogli di calcolo per tracciare la comunicazione con gli influencer, ed è un’ottima opzione (e gratuita!). Se vuoi creare un tuo tracker di comunicazione, dai un’occhiata alla nostra guida su come i marketer usano i fogli di calcolo – contiene anche un template gratuito per monitorare lo stato delle tue collaborazioni con gli influencer.

⚡Suggerimento pro: aggiungi una colonna «Canale di comunicazione» per ogni influencer se utilizzi più modalità di comunicazione. Ciò garantirà a te e al tuo team di sapere dove contattare un influencer o recuperare conversazioni precedenti.

Il problema dei fogli di calcolo è che sono soggetti a errori umani. Se dimentichi di aggiornarli, rischi di creare falle in tutta la tua pipeline di comunicazione. È successo a Michael Todner:

Michael Todner

Influencer Marketing, Gear4music

Più di una volta, durante i periodi più intensi, alcune cose sono sfuggite a causa della dipendenza da Google Sheets.

Il tracciamento tramite fogli di calcolo è particolarmente importante quando si utilizzano più canali di comunicazione contemporaneamente: un creator potrebbe trovarsi nella fase «fattura ricevuta» via email; un altro potrebbe essere stato nella fase di «outreach» su Instagram, ma poi essersi spostato su WhatsApp.

È facile quando usi un solo canale, ma probabilmente ne utilizzerai diversi per la comunicazione con gli influencer. E anche se non lo fai, man mano che cresci la tua casella di posta diventerà troppo piena per rimanere efficiente. Fernanda Marques descrive com’è la situazione per lei:

Fernanda Marques

Coordinatrice di Influencer Marketing

Uso principalmente i fogli di calcolo per tracciare le fasi di comunicazione, lo status degli influencer e i dettagli delle campagne, e faccio molto affidamento su etichette e cartelle email per mantenere le conversazioni organizzate e facili da consultare.

Continua spiegando come aggiunge ulteriori canali di comunicazione:

Fernanda Marques

Coordinatrice di Influencer Marketing

Uso inoltre occasionalmente WhatsApp o iMessage per una comunicazione più rapida e informale con i partner più stretti, e Google Calendar per tenere traccia dei follow-up importanti e delle date di pubblicazione.

La soluzione è affidarsi a un software che possa integrarsi con la tua casella di posta – come Modash. Si collega al tuo Gmail o Outlook e mostra solo le email tra te e i tuoi partner influencer. C’è persino una dashboard per aggiungere note, vedere il profilo social di un influencer e segnare lo stato della conversazione, tutto in una sola scheda.

Con Modash ottieni piena visibilità su ogni tua collaborazione con influencer senza dover recuperare informazioni da dieci schede diverse.

2: Personalizza utilizzando i template

Più del 27% dei marketer nel nostro sondaggio ha dichiarato di non essere sicuro di riuscire a scalare le relazioni con gli influencer senza perdere il tocco personale.

Per scalare, hai bisogno di automazione e template – ma ciò non significa dover rinunciare alla personalizzazione. Ad esempio, nel tuo messaggio di outreach iniziale, personalizza le parti relative all’influencer e usa un template per le parti che riguardano il tuo brand.

Quando puoi, usa i template per scrivere messaggi più chiari e più velocemente. Ad esempio, non c’è bisogno di personalizzare ogni follow-up ai tuoi messaggi di outreach – un leggero promemoria standard andrà benissimo!

Allo stesso modo, se hai molti partner affiliati, crea un template contenente codici sconto, prodotti e tracciamento delle performance. Puoi semplicemente personalizzare i link per ogni influencer e lasciare invariato il resto del messaggio.

Puoi anche creare un template per i tuoi contratti e brief – soprattutto quando ci sono più influencer nella stessa campagna.

3: Definisci fin dall’inizio le tue aspettative di comunicazione

Una volta impostati i tuoi sistemi di comunicazione, assicurati che ogni influencer sappia dove contattarti per ogni tipo di richiesta. La chiave è mantenere la semplicità, quindi assegnare più di tre canali a ogni influencer potrebbe essere eccessivo.

Un framework semplice che puoi seguire è:

• Usa app di terze parti come WhatsApp per la comunicazione primaria.
• Usa l’email per fatture e contratti.
• Usa le videochiamate in modo ad-hoc quando necessario.

Invia questo framework ai tuoi creator durante l’onboarding in modo che sappiano cosa ci si aspetta da loro in termini di canali di comunicazione.

Fernanda Marques fa un passo in più con i fogli di calcolo:

Fernanda Marques

Coordinatrice di Influencer Marketing

Mi assicuro di riassumere in un unico messaggio i prossimi passi, le scadenze e le aspettative per evitare confusione e scambi inutili. Uso anche fogli di calcolo e tracker aggiornati in tempo reale, così brand e influencer hanno una visione condivisa di dove siamo nel processo.

Se ciascuno dei tuoi partner influencer ha un’idea chiara di dove comunicare per ogni tema, eviterai che i tuoi messaggi vengano smarriti o ignorati.

4: Alza la cornetta quando serve

Adoro la flessibilità della comunicazione asincrona. Ma a volte non basta. Alza il telefono quando vuoi:

• Fare una dimostrazione del prodotto che funziona meglio in una chiamata 1:1 rispetto a un Loom
• Chiarire una questione che richiede un po’ di botta e risposta
• Avere una conversazione delicata

‍Marit Tiesma suggerisce un limite di due email: passa a una chiamata se devi inviare più di due email per sistemare i dettagli di qualsiasi argomento.

Marit Tiesema

Sr. KOL/Ambassador Specialist, Loop Earplugs

Se stai scambiando più di due email senza raggiungere un accordo, fai una chiamata. Di solito elimina completamente la tensione. Dopo di che, tutto si risolve perché vi capite.

Le chiamate vocali e video sono anche un ottimo modo per ridurre i colli di bottiglia nella comunicazione e verificare che tutto sia chiaro.

Il mezzo è importante quanto il messaggio

Scegliere il tuo canale di comunicazione principale non è così semplice come potresti pensare, ma non deve nemmeno essere complicato. Laura Altdorffer lo riassume perfettamente:

Laura Altdorffer

Influencer and Affiliate Manager iRESTORE Laser

In un decennio di lavoro in questo settore è andato storto di tutto, ma per fortuna, la maggior parte delle cose è sempre stata risolvibile.

Indipendentemente dal metodo di comunicazione scelto, quello che non vuoi è passare ore a rovistare nelle caselle di posta per recuperare note interne, accordi passati o documenti contrattuali. Invece, dovresti dedicare questo tempo prezioso alla costruzione di relazioni con gli influencer.

Se solo ci fosse un modo per aprire una dashboard con tutte le tue note, i dettagli degli influencer e i documenti allegati, potresti smettere di fare ping-pong tra tutte quelle schede!

Ecco: Modash Inbox.

È un upgrade per il tuo Gmail o Outlook che mostra solo le email dei tuoi creator, insieme alle loro metriche e alle tue note interne – tutto in un unico posto.

Puoi fare molto di più – ad esempio connettere il tuo store Shopify per inviare prodotti in regalo direttamente dallo strumento o gestire interi programmi di affiliazione.

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