Het is dus september. BFCM is over minder dan 90 dagen.

En je plan staat als een huis, toch?

……toch?

Oké, dus je hebt geen plan. Je hebt geen influencers vastgelegd. Je bent nog niet eens begonnen met het bedenken van een campagne.

Je hebt net van hogerop de opdracht gekregen om BFCM te plannen, maar je hoofd zit nog bij Back to School- of zomercampagnes.

Oké, haal adem. Dat knagende gevoel in je maag is tijdelijk. In plaats daarvan geef ik je een ijzersterk 13-wekenplan voor Black Friday waarmee je nu kunt beginnen om die Black Friday-chaostaks deels te verminderen.

Dit moet je doen:

Dag nul: stel een minimaal uitvoerbaar plan op

Je eerste prioriteit is nu om het absoluut minimale plan op te stellen dat je de komende maanden realistisch kunt volhouden.

Ten eerste: wat zijn je doelstellingen? Op basis van je prestaties gedurende het jaar:

• Hoeveel bereik heb je historisch gezien nodig gehad om je verkoopdoelstellingen te halen?
• Welke soorten samenwerkingen/influencers leveren je de beste ROI op?
• Wie zijn je meest betrouwbare creators?

Als je nu tijd in je plan investeert, hoef je later niet aan je strategie te twijfelen. Dit helpt je ook om later bij te sturen als dat nodig is.

Dag 1-3: maak een shortlist van creators

Neem eerst contact op met de creators die je al kent en met wie je al hebt samengewerkt. Ten eerste zijn dit mensen met wie je al een werkrelatie hebt, dus als ze beschikbaar zijn, kun je hen het makkelijkst vastleggen. Bovendien weet je welk soort resultaten ze in het verleden voor je hebben behaald. Zo weet je min of meer wat je kunt verwachten.

Bovendien zal je boodschap meer weerklank vinden bij een publiek dat je producten en merk al kent. Tijdens Black Friday zullen shoppers eerder de merken die ze al kennen en waarderen bekijken voor hun kortingen, dus je beste kansen liggen bij communities die je producten al minstens één keer hebben gezien.

Begin vervolgens met het zoeken naar en selecteren van nieuwe influencers. Als je influencers hebt die in het verleden goed voor je hebben gewerkt, kun je proberen lookalikes te vinden. Er zijn een paar manieren om dit te doen:

• Gebruik software voor het zoeken naar influencers met een lookalikefunctie: Dit is de snelste manier om influencers te vinden die lijken op degenen met wie je al hebt samengewerkt.
• Bekijk de reacties onder de posts van je favoriete influencers (vooral onder je gesponsorde posts): Zoek naar mensen met een vergelijkbaar aantal volgers of grote communities. Zij zijn misschien ook influencers, en met vergelijkbare communities zijn ze een betere keuze voor jou.
• Bekijk wie de influencer volgt en wie de influencer zelf volgt: Mensen met vergelijkbare communities, niches en contentstijlen volgen elkaar vaak. Er liggen waarschijnlijk pareltjes te wachten om ontdekt te worden!

Neem aan het einde van elke dag contact op met je favorieten, maar richt je nu vooral op het vinden van influencers.

Dag 4-10: Contact opnemen, opvolgen en verder zoeken

Richt je nu op het beantwoorden en opvolgen van je favorieten, en blijf zoeken.

Je wilt meer influencers selecteren dan je daadwerkelijk nodig hebt. En als je op basis van eerdere ervaringen weet hoeveel creators je daadwerkelijk antwoorden en met hoeveel je uiteindelijk een overeenkomst sluit, heb je een goed idee van hoeveel mensen je moet benaderen.

Stel bijvoorbeeld dat je historisch gezien een responspercentage van 30% krijgt en dat je doorgaans met de helft van degenen die reageren een overeenkomst sluit. Als je weet dat je 40 influencers nodig hebt om je BFCM-doelen te bereiken, moet je ongeveer 260 of meer creators selecteren en benaderen.

Voor de drukke feestdagen,  moet je dat waarschijnlijk met nog eens 50% verhogen.

Oké, dus nu moet je in één week 390 gekwalificeerde, gescreende influencers benaderen die bij je merk passen.

Adem.

Trek aan het einde van elke dag een paar uur uit om het voor elkaar te krijgen en verdeel het in kleinere delen. Als je niet alleen werkt, verdeel het werk dan over je team zodat je alles kunt beheren.

Ga slim om met je tijd en middelen. Je kunt zeker contact opnemen met de grootste influencers die je vindt, maar houd er rekening mee dat ze waarschijnlijk al volgeboekt zijn of dat hun tarieven aanzienlijk zijn gestegen. Bijna alle marketeers die we hebben ondervraagd, gaven aan dat ze voor BCFM geen influencer konden boeken, meestal vanwege het budget.

Het is ook een goed idee om je beste outreach-e-mails als sjabloon te gebruiken, zodat je elk outreachbericht snel kunt personaliseren. Je hebt geen tijd te verliezen, maar tegelijkertijd wil je niet dat een influencer zich een nummer voelt. Je outreach van een sjabloon voorzien met een lichte personalisatie is een goed compromis tussen beide.

Pro-tip: vraag je beste influencers om aanbevelingen. Influencers hebben ontzettend veel connecties. Als je een goede relatie hebt met een influencer die niet beschikbaar is, vraag dan of diegene aanbevelingen heeft. Misschien kunnen ze je wel introduceren!

Week 3 & 4: Ga door met opvolgen & begin met onderhandelen

Hopelijk heb je tegen die tijd al wat geïnteresseerden en kun je beginnen met onderhandelen over samenwerkingen met je influencers. Je hebt waarschijnlijk nog niet je volledige lijst, dus je zult ook blijven zoeken, outreach doen en opvolgen bij degenen die je nog niet hebben geantwoord.

Maar met degenen die wel hebben gereageerd, wil je beginnen met de onderhandelingen en de details uitwerken. Ook nu wil je snel handelen, want zelfs tijdens onderhandelingen kunnen influencers door anderen worden vastgelegd, exclusiviteit krijgen of kunnen samenwerkingen om andere redenen alsnog stuklopen.

Ga dus terug naar je plan vanaf dag nul: welke soorten samenwerkingen heb je nodig? Welke prijsniveaus zijn logisch voor je campagnes? Begin daarmee en vul de plekken in die je nodig hebt.

Pro-tips om snel contracten af te sluiten: 

• Maak sjablonen voor delen van je contract, zodat je snel kunt handelen en tijdens de onderhandelingen kunt aanpassen wat gewijzigd moet worden.
• Maak contractsjablonen voor de verschillende soorten samenwerkingen die je nodig hebt. Je hoeft niet alles uitputtend vast te leggen, maar een vast sjabloon als uitgangspunt maakt dit makkelijker.
• Zorg dat je juridische afdeling de contracten controleert voordat je ze verstuurt. Je wilt dat ze waterdicht zijn voor het geval er iets misgaat.
• Als je onderhandelt, vooral met een nieuwe influencer, bel dan even. Het gaat voor jou een stuk sneller en je kunt eventuele hobbels die je anders via e-mail zou tegenkomen, gladstrijken.

Pro-tip: 63% van de marketeers uit onze Black Friday-enquête zei dat influencercontent aanzienlijk beter presteerde dan andere soorten content.

Probeer, als je kunt, te onderhandelen over gebruiksrechten. Als je niet zoveel influencers kunt krijgen als je wilt, kan het hergebruiken van content voor andere kanalen (advertenties, je productpagina's, e-mails enzovoort) een redder in nood zijn.

En nogmaals: blijf naar andere influencers zoeken, hen benaderen en opvolgen, ook als je al met anderen onderhandelt. Afspraken kunnen altijd afketsen, dus je wilt voor de zekerheid een alternatief achter de hand hebben. Als je merkt dat je benaderingsberichten niet de reacties opleveren die je wilt, is dit het moment om ze aan te passen.

Week 5 & 6: Briefing

Op dit punt zou je een werkbare lijst moeten hebben van influencers met wie je gedurende de feestdagen gaat samenwerken.

Nu is het dus tijd om je briefings naar influencers te versturen.

Ook voor je briefings wil je snel te werk gaan. Als je bepaalde soorten samenwerkingen hebt lopen, maak dan misschien voor elk type samenwerking een briefingtemplate. Als ze te verschillend zijn, overweeg dan een briefingtemplate voor je feestdagencampagne met alleen je merkinformatie.

Neem daarin onder meer het volgende op:

• Merkinformatie en kernboodschappen
• Communicatie rond de feestdagen (inclusief eventuele kortingen die je aanbiedt)
• Veelvoorkomende pijnpunten van klanten die je product oplost, of manieren waarop je je van de concurrentie onderscheidt
• Belangrijke informatie, zoals verplichte merkvermeldingen, hashtags enzovoort, die in de posts moet staan

Mogelijk moet je het gedeelte over contentcreatie voor elke influencer aanpassen. Maar voor affiliates of creators aan wie je veel vrijheid geeft, kun je in elk geval het gedeelte over merkcommunicatie van de briefing als template gebruiken om tijd en middelen te besparen.

Let op: als je producten naar je influencers stuurt, is dit het moment om ze te versturen. Naarmate de feestdagen dichterbij komen, zullen levertijden, vertragingen enzovoort roet in het eten gooien. Je wilt deze producten zo snel mogelijk versturen om de drukte voor te zijn.

Week 7-10: Goedkeuringen van content, planningen & noodplannen

Inmiddels heb je je onderhandelingen waarschijnlijk afgerond (of ben je goed op weg). Briefings en producten zijn verstuurd en je hebt een globale planning opgesteld. Nu komt het leuke gedeelte.

Contentgoedkeuringen:

Dit is het moment dat je inplant voor contentgoedkeuringen. Maak je influencers duidelijk wanneer goedkeuringen moeten plaatsvinden, in welke vorm enzovoort. Stel duidelijke richtlijnen op, niet alleen voor je influencers maar ook voor je interne team, over wat wel en niet wordt goedgekeurd.

Het laatste wat je wilt in de aanloop naar Black Friday, is een geïrriteerde influencer die de content voor de vijfde keer moet opnieuw opnemen omdat je team niet duidelijk had gemaakt wat het wilde.

Bovendien heb je nu een duidelijker beeld van wie precies wat gaat posten en kun je berichten in je planning opnemen.

Belangrijke opmerking: Houd ruimte vrij voor vertragingen, problemen en gemiste deadlines. We willen allemaal geloven dat alles precies volgens plan zal verlopen. Dat is gewoon niet realistisch als er veel variabelen in het spel zijn.

Een B-team samenstellen:

We werken vanuit een minimaal haalbaar plan. Maar het is verstandig om een aantal betrouwbare reserve-influencers achter de hand te hebben voor het geval er op het laatste moment problemen ontstaan. Dit zijn misschien influencers met wie je eerder hebt gewerkt en die misschien niet je allerbeste presteerders waren, maar het wel redelijk goed deden.

Als je hen niet voor je hoofdcampagne hoefde te werven, is het verstandig om hen als back-up achter de hand te hebben voor het geval er op het laatste moment iets misgaat. Een anonieme marketeer uit onze recente BFCM-enquête zei dat een back-upinfluencer op het laatste moment hen uit de brand hielp.

“Ik herinner me dat een belangrijke samenwerking met een influencer op het laatste moment niet doorging door een miscommunicatie over de contentvereisten. We moesten op het laatste moment hals over kop een vervanger vinden, maar gelukkig pakte ons back-upplan goed uit en presteerde de campagne nog steeds goed. Het was een stressvol moment voor ons.”

Als je al een reserveploeg hebt klaarstaan, neemt dat veel stress weg.

Dit werkt niet voor iedereen, omdat het afhankelijk is van budget, timing en werving. Maar als je ruimte hebt om een paar reserves te werven, is het verstandig om dat te doen.

Week 11-13: Content gaat live

Ik zou je graag willen vertellen dat het moeilijkste voorbij is en dat je nu achterover kunt leunen en ontspannen, maar het spijt me.

Voor de goddelozen is er geen rust. Of voor iedereen die tijdens BFCM in e-commerce werkt.

Maar als je plan solide is, hoef je op dit punt alleen nog je livegangschema bij te houden, bij influencers te checken of er lastminutewijzigingen en aanpassingen zijn, en verslag uit te brengen aan andere stakeholders.

Houd een checklist bij de hand om gepubliceerde content snel te controleren op zaken als:

• Belangrijke gesprekspunten (indien van toepassing)
• Kortingsbedragen en -codes
• Gebruikte trackinglinks (voor Stories, bio's enz.)
• Reclamevermeldingen
• En alles wat verder onmisbaar is voor de content

Als er iets ontbreekt, kun je zo snel een influencer een bericht sturen en de content opnieuw laten plaatsen of aanpassen.

Ook wil je in deze periode je tracking nauwlettend in de gaten houden. Door alles nu bij te houden, links naar content te verzamelen en content te downloaden, houd je overzicht wanneer het hectisch wordt.

Houd nauw contact met de mensen die de logistiek voor je merk beheren. Als een product snel uitverkocht raakt, hoef je de komende dagen misschien geen nieuwe content over dat product live te zetten. Hier komen je plan B's goed van pas.

Meer proftips voor Black Friday:

Een minimaal haalbaar plan is precies dat – en als je uiteindelijk meer kunt doen, kun je daarop voortbouwen en het uitbreiden.

Regel nu de middelen die je nodig hebt: Als je het budget hebt, overweeg dan kleinere taken uit te besteden en begin de mogelijkheden van influencersoftware nu af te wegen. Het laatste wat je wilt, is in de week van Black Friday nieuwe mensen inwerken of je team wegwijs maken in nieuwe software.

Bovenal hoef je dit niet alleen te doen. Influencer-marketingtools zoals Modash kunnen je niet de zomermaanden voor je campagnes teruggeven, maar ze kunnen wel uren besparen op elk onderdeel van je campagnebeheerproces.

• Snel contentmakers (en lookalikes) vinden, met hun gegevens binnen handbereik – zodat je niet meer eindeloos heen en weer hoeft te mailen over prestatiegegevens van eerdere gesponsorde samenwerkingen
• Maak een shortlist van contentmakers en voeg ze toe aan lijsten om snel contact op te nemen. Neem eenvoudig contact op met contentmakers door je inbox te integreren en gesprekken teambreed te beheren. (Bovendien kun je sjablonen maken van je beste e-mails en ze in bulk versturen voor nog eenvoudigere benadering)
• Houd je samenwerkingspipeline bij met logische statussen, zodat je in één oogopslag ziet waar je staat. Voeg contracten en briefs toe en verstuur ze met één klik.
• Verzamel statistieken voor al je campagnes – zelfs wanneer de influencer een cruciale hashtag of tag vergeet. Nooit meer op zaterdagavond om 10 uur 's avonds door Stories scrollen.

En nog veel meer. Als je voor BFCM al achter de feiten aanloopt, kan Modash je helpen om snel bij te trekken. Het mooiste is dat je het 14 dagen gratis kunt proberen – zonder zelfs maar je creditcard erbij te pakken!