Boomers communiceren het liefst telefonisch. Millennials sturen het liefst tekstberichtjes. Gen Z maakt vooral gebruik van externe apps zoals iMessage of WhatsApp.
Hoe zit het met influencers? Wat is de beste manier om met hen in contact te komen? En zodra je binnen bent, welk kanaal is dan het beste om de communicatie snel, doorzoekbaar en overzichtelijk te houden?
We vroegen 37 marketeers welke kanalen zij gebruiken om met hun creator-partners te praten – met welke modus ze beginnen, naar welke ze overstappen (en waarom) en hoe ze alles organiseren.
Voordat we de cijfers ontleden, moeten we eerst de olifant in de kamer benoemen: waarom zou je meer willen weten over communicatiekanalen?
Waarom geven om communicatiekanalen?
Daarom: als je niet investeert in het kanaal dat past bij je merk, de voorkeuren van creators en de behoeften van je campagne, loop je het risico communicatiestoringen te creëren die je hele workflow verstoren. Zie het als Jenga – één verkeerd blok onderaan kan de hele toren doen omvallen.
En het is niet alleen theoretisch: meer dan 60% van de marketeers zegt dat communicatieobstakels hun relaties met influencers schaden. En 56% vindt dat zij hun creator-partners niet zoveel aandacht kunnen geven als ze zouden willen.
Communicatiekanalen zijn een belangrijk puzzelstuk om knelpunten weg te nemen:
- Als je een kanaal kiest dat je influencers niet vaak controleren, worden hun reacties vertraagd – pijnlijk wanneer je campagnes razendsnel verlopen of wanneer je op het laatste moment wijzigingen wilt delen.
- Als je een kanaal kiest dat je niet goed kunt organiseren, draait het om en krijgen influencers niet tijdig antwoord van jou – waardoor jouw gewenste tijdlijnen opschuiven.
- Als je een kanaal kiest dat niet bij je huidige taak past – bijvoorbeeld een gevoelig onderwerp via een luchtig berichtje in plaats van een doordacht telefoongesprek – loop je het risico op misverstanden die je relatie met de creator en je merkreputatie schaden.
… Ik kan nog wel even doorgaan.
Fernanda Marques legt uit hoe details verloren gaan in lange, rommelige e-mailketens die uiteindelijk de hele influencercampagne beïnvloeden:
Ze legt verder uit hoe dit het belangrijkste aspect van influencermarketing beïnvloedt: je relaties met creators.
Alexander Sabucido deelt ook hoe vertraagde reacties hem bijna duur kwamen te staan:
Zoals bij alles in influencermarketing is er geen enkel ‘beste kanaal’ voor alle soorten samenwerkingen, campagnes, merken en creators. Als je bijvoorbeeld een klein merk bent dat met een handvol creators werkt, kun je eenvoudig e-mail gebruiken om alle communicatie bij te houden.
Maar als je grotere campagnes draait of maandelijks meer dan 100 creators beheert als klein team, moet je misschien van kanaal wisselen of functies aan je inbox toevoegen om niets te missen.
In de volgende paragrafen deel ik welke kanalen influencermarketeers gebruiken, welke het beste zijn om relaties op te bouwen, wanneer je creators moet bellen (de horror!), en wanneer je moet overwegen van communicatiemiddel te veranderen.
Welke kanalen gebruiken influencermarketeers om met influencers te communiceren?
Het zal niemand verbazen dat e-mail nog steeds de meest gebruikte vorm van communicatie is tussen creators en influencermarketeers. Daarna volgen sociale-media-DM’s, gevolgd door externe apps zoals WhatsApp of iMessage.
E-mail is de bedrijfsstandaard – en dat is niet voor niets. Je kunt:
- zaken eenvoudig bijhouden in e-mails (mits je lange, uitwaaierende threads vermijdt)
- makkelijk vinden wat je nodig hebt via de zoekfunctie (vooral als je onderwerpregels strategisch inzet)
- sjablonen, labels en mappen gebruiken om je communicatie met influencers te organiseren en te systematiseren
Maar e-mails zijn niet foutloos:
- E-mails kunnen rommelig worden naarmate je campagnes opschaalt en met meer influencers samenwerkt – met als resultaat dat belangrijke details verloren gaan.
- Influencers volgen niet per se de corporate standaard en controleren hun e-mail misschien niet regelmatig, waardoor reacties vertragen.
- Vooruitgang gaat via e-mail over het algemeen trager omdat creators hun inbox niet vaak openen – het is dus niet het beste kanaal om last-minute updates te delen of een snellere contentdoorloop te vragen.
Fernanda Marques is het daarmee eens en vertelt waarom zij een influencerrelatie via e-mail start voordat ze overstapt op een externe app:
Maar je hoeft e-mail niet volledig uit je communicatietoolbox te schrappen. Gebruik het voor logistieke zaken zoals influencerbetalingen, contracten en alles wat een formele registratie vereist. Greta Zacchetti is het ermee eens:
Vergeet niet om je influencers te vragen welke kanalen zij zouden kiezen! Vraag of ze hun inbox dagelijks openen, of ze zich prettig voelen bij alle communicatie via e-mail of liever een externe app gebruiken, en vraag om een alternatief kanaal als je niet tijdig antwoord per e-mail krijgt.
En als je e-mail gebruikt voor je influencercommunicatie, maak dan gebruik van inboxfuncties zoals labels en mappen om georganiseerd te blijven – daarover later meer.
Welk communicatiekanaal is het meest effectief voor het opbouwen van relaties?
Toen we influencermarketeers vroegen welke kanalen het beste zijn om relaties met influencers op te bouwen, stond e-mail nog steeds bovenaan. Maar dit keer behaalden externe apps de tweede plaats (boven sociale-media-DM’s).
Het is duidelijk waarom DM’s op sociale kanalen lager scoren dan externe apps: in de DM’s communiceren creators ook met hun volgers. Daar kunnen ze je waarschijnlijk minder aandacht geven dan via apps als WhatsApp of iMessage (waar minder mensen om hun aandacht vragen).
E-mails blijven een uitstekend middel om relaties op te bouwen. Je kunt bijvoorbeeld:
- gebruik de onderwerpregel om verschillende gesprekken te organiseren
- stuur een gestructureerd bericht met meerdere links en informatie zonder platformspecifieke beperkingen
- en gebruik een domein-email voor merkherkenning.
Het is vermeldenswaard dat videocalls op de vierde plek komen als een ander uitstekend kanaal om relaties op te bouwen. Asynchrone kanalen zijn nuttig, maar een gezicht bij een naam zorgt voor een veel sterkere band dan alleen asynchrone middelen. Michael Todner legt uit:
Een videocall met elke influencer is niet haalbaar als je maandelijks met honderden affiliates of brandambassadeurs samenwerkt, maar deze methode loont wel voor je langetermijnpartnerschappen met creators. In onze enquête zei 54% van de influencermarketeers minder dan 25% van hun influencers ooit te hebben gebeld via telefoon of videoconferentie-app.
Videocalls zijn ook veel effectiever dan asynchrone communicatie bij gevoelige kwesties – bijvoorbeeld wanneer de content van een influencer ondermaats is en grondig moet worden aangepast. Met video geven je stem en lichaamstaal je meer controle over hoe je boodschap overkomt – tekst is minder vergevingsgezind.
Namrata Thakker voegt toe dat telefoontjes een geweldige manier zijn om je dankbaarheid te tonen wanneer een post van een influencer goed presteert:
Even snel bellen of videobellen om “dank je wel” te zeggen lijkt een klein gebaar, maar het helpt enorm om je creatorpartners zich gewaardeerd te laten voelen.
Welk communicatiekanaal is het meest efficiënt?
E-mail spant opnieuw de kroon als meest efficiënte communicatiekanaal. De resultaten lijken op de vorige sectie: marketeers noemen externe apps als op één na meest efficiënt, gevolgd door sociale-media-DM’s.
De efficiëntie van e-mail komt voort uit de functionaliteit en flexibiliteit. Je kunt:
- Automatiseer follow-ups – plan berichten in om creators op te volgen.
- Gebruik de 'snooze'-functie om op een specifieke datum op een e-mail terug te komen.
- Houd je berichten georganiseerd met labels en mappen.
- Integreer je e-mailclient met andere tools zodat je techstack naadloos werkt.
Op de tweede plaats zijn externe apps efficiënt omdat influencers daar veel sneller kunnen reageren; een WhatsApp-bericht hoeft immers niet zo formeel te zijn als een e-mail – met minder druk om ‘professioneel’ te zijn kun je projecten eenvoudiger vooruithelpen. Fernanda Marques is het hiermee eens:
In sommige gevallen zijn videocalls – ondanks hun tijdrovende reputatie – efficiënter dan welk ander communicatiemiddel dan ook. Soms kun je iets beter uitleggen met een live demonstratie dan met een lange, omslachtige e-mail. Valerija Somi ondersteunt dit:
Beth Cortez benadrukt dat de onmiddellijke aard van video betekent dat creators hun vragen direct beantwoord krijgen, zodat ze meteen aan de slag kunnen (in plaats van wekenlang pingpongen via het toetsenbord).
Meerdere marketeers in onze enquête benadrukten hoe effectief videocalls zijn voor influencerbriefings, vooral bij het onboarden van een nieuwe creator – je kunt hen door de briefing leiden, eventuele vragen beantwoorden en je verwachtingen toelichten. Lee Drysdale vult aan:
Joshita Dodani voegt toe dat het ook efficiënter is om te bellen wanneer een influencer meerdere vragen heeft of wanneer de briefing verwarrend is:
E-mail blijft in de meeste gevallen het efficiëntste communicatiemiddel, maar het is niet zwart-wit. Denk na over welk kanaal in jouw situatie het meest logisch is voordat je er één kiest.
Wanneer moet je van communicatiekanaal wisselen?
Op basis van de bovenstaande gegevens is dit hoe de verschillende communicatiekanalen scoren binnen influencermarketing in het algemeen:
Onthoud dat je waarschijnlijk altijd tussen kanalen zult schakelen om met een influencer te communiceren – vooral wanneer je van outreach naar onboarding gaat.
Meer dan 83% van de marketeers in onze enquête zei een gesprek met een influencer op het ene platform te zijn begonnen en vervolgens te zijn overgestapt naar een ander. De meeste marketeers gaven aan een gesprek met een creator via DM te starten en daarna over te stappen op e-mail. Agita Matule legt uit hoe dit werkt:
Aan de andere kant kan je outreachstrategie beginnen via e-mail (psst… als je moeite hebt het e-mailadres van een influencer te vinden, probeer dan de Modash-functie Unlock Email). Maar als e-mail geen resultaat oplevert, schakel dan over op sociale-media-DM’s, zoals Valerija Somi doet:
Michael Todner zegt ook dat het de moeite waard is om via sociale-media-DM’s contact op te nemen als creators je al volgen en met je content interageren.
In dit geval werken DM’s omdat creators je al in hun feed hebben gezien – je bent een vertrouwde naam op dat platform geworden. Je zult waarschijnlijk meer vooruitgang boeken wanneer je dit outreachkanaal gebruikt.
Los van outreach is het de moeite waard om na te gaan welk communicatiemiddel je influencerpartners verkiezen. Waar kunnen zij snel reageren? Welke app gebruiken ze het vaakst?
Bekijk daarnaast welk kanaal alle functies heeft die je nodig hebt – zoals bestanden bijvoegen, links sturen, berichten vastpinnen, enzovoort.
Het is ook handig om verschillende communicatiekanalen aan specifieke taken te koppelen. Zo kun je bijvoorbeeld alle afspraken, zoals facturatie en contracten, het beste via e-mail houden zodat je ze eenvoudig kunt traceren en raadplegen. WhatsApp en iMessage werken daarentegen beter voor heen-en-weercommunicatie omdat influencers daar sneller beschikbaar zijn.
Abdullah Khan vertelt dat hij is overgestapt van e-mail naar WhatsApp om sneller met zijn creators te communiceren:
Als je een groot team van affiliates of brandambassadeurs beheert, is het ook de moeite waard om one-to-many-communicatiekanalen te overwegen, zoals WhatsApp-/Discord-groepen of Slack-kanalen. Deze kunnen helpen een community te creëren en één bericht tegelijk met meerdere influencer-partners te delen – waardoor je efficiëntie maximaal wordt.
Maar onthoud: dergelijke broadcastkanalen gaan ten koste van personalisatie, dus gebruik ze alleen als je 100% zeker weet dat ze helpen en je relaties met influencers niet schaden.
4 Best practices om communicatiestoringen te voorkomen
1: Volg de communicatiestatus van influencers
Wanneer je met meerdere creators samenwerkt of verschillende campagnes runt, bevindt elke influencer zich in een andere fase van het partnerschap. Houd hun status bij zodat je niet vergeet een influencer die stil is geworden na te jagen of een handtekening onder een contract te krijgen.
De meeste marketeers met wie we spraken gebruiken spreadsheets om de communicatie met influencers te volgen, en dat is een uitstekende (en gratis!) optie. Wil je je eigen communicatietracker maken, bekijk dan onze gids over hoe marketeers spreadsheets gebruiken – hij bevat ook een gratis template om de status van je influencercollabs bij te houden.
⚡Pro-tip: Voeg een kolom Communicatiekanaal toe voor elke influencer als je meerdere communicatievormen gebruikt. Zo weten jij en je team waar jullie een influencer moeten benaderen of eerdere gesprekken kunnen terugvinden.
Maar het probleem met spreadsheets is dat ze vatbaar zijn voor menselijke fouten. Als je vergeet ze bij te werken, loop je het risico dat er een lek ontstaat in je hele communicatiepipeline. Het overkwam Michael Todner:
Tracking via spreadsheets is vooral belangrijk wanneer je meerdere communicatiekanalen tegelijk gebruikt – de ene creator kan in de fase „factuur ontvangen” zitten via e-mail; een andere creator was misschien in de „outreach”-fase op Instagram, maar is daarna naar WhatsApp overgestapt.
Het is eenvoudig als je slechts één kanaal gebruikt, maar je zult waarschijnlijk meerdere kanalen inzetten voor influencercommunicatie. En zelfs als je dat niet doet, zal je inbox bij opschalen te vol raken om nog efficiënt te blijven. Fernanda Marques schetst hoe dat er voor haar uitziet:
Ze legt verder uit hoe ze nog meer communicatiekanalen inzet:
De oplossing is software te gebruiken die met je inbox integreert – zoals Modash. Het koppelt met je Gmail of Outlook en toont alleen de e-mails tussen jou en je influencerpartners. Er is zelfs een dashboard om notities toe te voegen, het socialprofiel van een influencer te zien en de status van het gesprek te markeren – allemaal in één tabblad.
Met Modash krijg je volledig inzicht in al je influencercollaboraties zonder informatie uit tien verschillende tabbladen te hoeven halen.
2: Personaliseer met templates
Meer dan 27% van de marketeers in onze enquête zei niet zeker te weten of ze influencerrelaties kunnen opschalen zonder de persoonlijke touch te verliezen.
Om te kunnen opschalen heb je automatisering en templates nodig – maar dat betekent niet dat je personalisatie moet opofferen. Personaliseer bijvoorbeeld in je eerste outreachbericht de onderdelen die over de influencer gaan en maak sjablonen voor de stukken over je merk.
Gebruik waar mogelijk templates om sneller duidelijkere berichten te schrijven. Je hoeft bijvoorbeeld niet elke follow-up op je outreachberichten te personaliseren – een lichte, standaard herinnering is prima!
Evenzo: als je veel affiliatepartners hebt, maak dan een template met kortingscodes, producten en performance-tracking. Je hoeft dan alleen de links per influencer aan te passen; de rest van het bericht kan hetzelfde blijven.
Je kunt ook een template maken voor je contracten en briefings – vooral wanneer je meerdere influencers in dezelfde campagne hebt.
3: Communicatieverwachtingen vanaf het begin duidelijk maken
Zodra je je communicatiesystemen hebt ingericht, zorg je ervoor dat elke influencer weet waar hij/zij/hen je kan bereiken voor welke vraag. Belangrijk is om het simpel te houden; meer dan drie kanalen per influencer toewijzen is waarschijnlijk te veel.
Een eenvoudig schema dat je kunt volgen is:
- Gebruik externe apps zoals WhatsApp voor de primaire communicatie.
- Gebruik e-mail voor facturatie en contracten.
- Gebruik videocalls op ad-hocbasis wanneer nodig.
Stuur dit schema naar je creatorpartners tijdens onboarding, zodat zij weten wat er van hen wordt verwacht qua communicatiekanalen.
Fernanda Marques gaat nog een stap verder met spreadsheets:
Als elke influencerpartner duidelijk weet welk kanaal voor welk onderwerp is, voorkom je dat je berichten kwijtraken of genegeerd worden.
4: Pak de telefoon als het nodig is
Ik houd van de flexibiliteit van asynchrone communicatie. Maar soms is dat gewoon niet genoeg. Pak de telefoon wanneer je wilt:
- Een productdemonstratie geven die beter werkt in een 1-op-1-gesprek dan in een Loom-video
- Duidelijkheid bieden over een kwestie die wat heen en weer vereist
- Een gevoelig gesprek voeren
Marit Tiesma hanteert een maximum van twee e-mails: bel als je meer dan twee e-mails moet sturen om details rond te krijgen.
Stem- en videocalls zijn ook uitstekend om communicatiestoringen te verminderen en te verifiëren dat alles duidelijk is.
Het medium is net zo belangrijk als de boodschap
Het kiezen van je primaire communicatiekanaal is niet zo eenvoudig als je zou denken, maar het hoeft ook niet ingewikkeld te zijn. Laura Altdorffer vat het prachtig samen:
Ongeacht welk communicatiemiddel je kiest, wil je niet urenlang door inboxen spitten naar interne notities, oude overeenkomsten of contractdocumenten. Besteed die waardevolle tijd liever aan het opbouwen van relaties met influencers.
Was er maar een manier om een dashboard te openen met al je notities, influencergegevens en bijlagen, zodat je niet langer tussen talloze tabbladen hoeft te pingpongen!
Daar is: Modash Inbox.
Het is een upgrade voor je Gmail of Outlook, waarbij alleen de e-mails van je creatorpartners worden getoond – mét hun statistieken en jouw interne notities – allemaal op één plek.
Je kunt nog veel meer – zoals je Shopify-winkel koppelen om producten direct vanuit de tool te schenken of volledige affiliateprogramma’s beheren.
Ervaar het zelf: probeer Modash 14 dagen gratis. En nee, we hebben je creditcardgegevens niet nodig.
.avif)
