Wir haben Influencer-Marketer befragt und 100 % von ihnen verwenden immer noch Tabellenkalkulationen für ihr Geschäft.

Das Erstellen und Pflegen von Tabellen kostet jedoch sehr viel Zeit – laut unserer Umfrage durchschnittlich fünf Stunden pro Woche. Das ist fast ein ganzer Arbeitstag. Uff.

Wir haben genauer untersucht, wie Influencer-Marketer Tabellen nutzen, und gefragt:

• welche Kennzahlen sie verfolgen
• und wie sie Tabellen für verschiedene Kampagnen und Workflows organisieren.
  

Dann … Trommelwirbel, bitte … haben wir eine praktische Vorlage erstellt, die du verwenden (und wiederverwenden) kannst, ohne nach Excel-Formeln zu suchen oder dich zu fragen: „Fehlt mir eine wichtige Spalte?“

In diesem Artikel stelle ich dir die Vorlage vor und gebe Tipps, wie du fünf der gängigsten Tabellen im Influencer-Marketing nutzt und anpasst.

👉Hier findest du die Vorlage. Hol sie dir jetzt und lass sie geöffnet, während du diesen Artikel liest, damit du sie direkt auf deine Kampagnen zuschneiden kannst.

Bevor wir die Vorlage anpassen, lass uns kurz die Rolle von Tabellen im Influencer-Marketing betrachten.

Tabellenkalkulationen vs. spezialisierte Influencer-Software

Manche Menschen sind eingefleischte Tabellen-Nerds. Andere hassen sie. Widerwillig oder nicht – jeder hat sie trotzdem. Selbst diejenigen, die sich den Luxus einer eigenen Influencer-Marketing-Plattform leisten können.

Für manche Aufgaben kann Software Tabellen tatsächlich vollständig ersetzen. Hier sind drei Aufgabenbeispiele, die Modash dir üblicherweise aus den Tabellen abnimmt:

1. Aktualisierung von Kampagnen-Metriken wie Views, Code-Einlösungen und Engagements. Das läuft automatisiert und dein Kampagnen-Dashboard wird täglich aktualisiert.

2. Nachverfolgung, wann Inhalte live gehen, samt Links zu den Posts. Auch das wird automatisiert, und Inhalte/URLs sind jederzeit verfügbar.

3. Pflege von Influencer-Listen mit Pipeline-Status, Beziehungsdetails usw. Deine Listen werden beim Finden neuer Influencer aktualisiert, und kleine Automatisierungen (z. B. automatisch den Status auf „Outreach gesendet“ setzen, wenn du eine E-Mail verschickst) sparen täglich Klicks.

Warum also haben trotzdem alle beides? Warum kann Software Tabellen nicht vollständig ersetzen?

Meist läuft es auf Teilbarkeit & Anpassbarkeit hinaus.

• Teilbarkeit: Jeder kann kostenlos auf eine Tabelle zugreifen. Keine Sitzplatz-Beschränkungen, kein Problem, Informationen auch außerhalb des Influencer-Marketing-Teams zu teilen (Leadership, andere Social-/Content-Marketer usw.).
• Anpassbarkeit: Jedes Unternehmen arbeitet anders. Verfolgt unterschiedliche Kennzahlen. Legt Wert auf andere Schwerpunkte. Tabellen sind aufgrund ihrer Einfachheit extrem anpassbar und passen sich so jedem Bedarf an.

Oder natürlich: Manchmal gibt es gar nicht beides. Es gibt nur Tabellen. Einfach, weil kein Budget für Software vorhanden ist.

Wie auch immer … in diesem Beruf ist klar: Du brauchst eine Tabelle. Schauen wir uns also die fünf wichtigsten Einsatz­bereiche von Tabellen im Influencer-Marketing an, werfen einen Blick auf die Vorlage und auf die Umfrage­ergebnisse.

1. Das „General“-Sheet für gesamte Kampagnenabläufe & Performance

Über 80 % der befragten Influencer-Marketer gaben an, Tabellen zu nutzen, um den gesamten Kampagnen-Workflow, den Fortschritt und Leistungskennzahlen zu verfolgen. Genau das verfolgen Marketer bei Influencer-Kampagnen:

Diese Tabelle bietet einen Überblick aus der Vogelperspektive über alle „Big Rocks“ deiner Influencer-Kampagnen, sodass du in groben Zügen erkennst, wie sich dein Influencer-Marketing entwickelt.

Spalten, die ins „General“-Sheet gehören:

• Influencer-Details. Selbsterklärend: Du benötigst Name, E-Mail-Adresse, Plattform und Engagement-Rate.
  
  
• Kooperationsstatus. Füge ein Dropdown hinzu, das den Stand der Zusammenarbeit zeigt – Outreach, Verhandlung, Vertrag unterzeichnet usw. – damit du gezielt nach bestimmten Partnerschaften filtern kannst.
  
  
• Deliverable-Details. Trage die Details zu den erwarteten Deliverables ein (Instagram Story, YouTube-Video usw.), den Freigabestatus sowie die Veröffentlichungsdaten. Wenn möglich, füge Links zum Live-Content des Influencers hinzu.
  
  
• Vertragsdetails. Vermerke alle Informationen zu Nutzungsrechten oder andere vertragliche Besonderheiten, die du dir merken möchtest. Wenn du Nutzungsrechte einholst, kannst du auch Links zu bearbeiteten Inhalten des Influencers hinzufügen, die du wiederverwenden möchtest.
  
  
• Grundlegende Performance-Details der Kampagne. Füge einige Spalten für dein Budget pro Influencer im Vergleich zu deren Leistung hinzu. Je nach Kampagne kannst du CPM, Code-Einlösungen oder Brand-Awareness-Metriken verwenden.

Influencer-Marketing-Tools erfassen häufig all diese High-Level-Metriken, sodass du die Tabelle noch schneller füllen kannst!

In Modash erhältst du beispielsweise eine Gesamtübersicht der Kampagnen­leistung – inklusive Gesamt-Engagements, Kommentare, Impressions, Click-Through-Rates, generierter Umsätze und mehr. Außerdem berechnet es die Leistung aller Creator in einem Tab und segmentiert sie nach Plattform.

Wenn du intern bereits ein General-Sheet nutzt, kann es effektiver sein, es durch ein Tool wie Modash zu ersetzen, um den Überblick über alle Kampagnen zu behalten.

Wenn du diese Zahlen jedoch Stakeholdern präsentieren musst, lösche deine Tabelle nicht! Manager loggen sich nicht extra in dein Influencer-Tool ein, nur um schnell eine Übersicht zu bekommen.

👉Ein Muster für dieses Sheet findest du im Tab „General Campaigns“ unserer Vorlage.

Best Practices für die effektive Nutzung eines General-Sheets:

• Füge nicht zu viele Informationen hinzu. Es ist verlockend, alles in dieses Sheet zu packen, aber das gerät schnell außer Kontrolle. Zumindest wird es die Ewigkeit, die du für die Pflege brauchst, nicht wert sein. Nimm nur die High-Level-Metriken und Details auf, die du regelmäßig beobachten willst, und streiche den Rest. Bei Bedarf kannst du jederzeit mit anderen Sheets (oder Tools) tiefer eintauchen.
  
  
• Richte Automatisierungen und Formeln ein, wo immer es geht. Das Beste an Tabellen ist, dass du Formeln einrichten kannst – sogar über mehrere Sheets hinweg! Fügst du einige Formeln hinzu, damit sich bestimmte Spalten im General-Sheet automatisch füllen, wird dein Leben deutlich einfacher.
  
  Angenommen, du hast dein Affiliate-Marketing in Sheet 1, wo du Code-Einlösungen (und andere Kennzahlen) in Zelle A1 einträgst. Nun möchtest du diese Daten auch in einer Spalte deines General-Sheets (Sheet 2) anzeigen. Eine einfache Formel „=Sheet1!A1“ sorgt dafür, dass jede Änderung der Code-Einlösungen in Sheet 1 automatisch in Sheet 2 erscheint. Formeln FTW!

2. Das „Recruitment“-Sheet für Kontakt-, Outreach- & Verhandlungs­details

Über 80 % der Influencer-Marketer verwenden Tabellen, um die Details zur Influencer-Akquise zu verfolgen. Dazu gehört alles – von der E-Mail-Adresse und dem Kontaktstatus bis hin zu Verhandlungs­updates und mehr.

Das Recruitment-Sheet eignet sich hervorragend, um deine Influencer-Outreach-Bemühungen zu verfolgen und zu dokumentieren. Außerdem hilft es, vergangene Gespräche nachzuvollziehen und Creator-Preise im Markt zu beobachten. Mit der Zeit kann das Sheet anhand deiner aktuellen Antwort- und Annahmequoten prognostizieren, wie viele Influencer du für zukünftige Kampagnen kontaktieren musst.

Spalten für das Influencer-Recruitment-Sheet:

• Influencer-Details. Erfasse Basisdaten des Creators wie Social-Handle, E-Mail-Adresse, Land und Nische. Erweitere sie um Angaben wie Wachstumsrate, Engagement-Rate, Zielgruppeninfos, erwartete Reichweite usw. – eben alle Daten, die bei Verhandlungen oder beim Prüfen von Influencern hilfreich sind.
  
  
• Kontaktstatus. Füge die Kommunikationsphase hinzu (angeboten, abgelehnt, in Verhandlung, unter Vertrag, onboarded, gebrieft usw.) sowie das Datum des letzten Kontakts. Du kannst außerdem ein Dropdown hinzufügen, das angibt, ob du direkt mit dem Influencer oder über eine Agentur kommunizierst.
  
  
• Preisdetails. Lege zwei Spalten für geforderte und ausgehandelte Preise an, um Markttrends zu beobachten und deinen Verhandlungsspielraum zu verstehen.
  

⚡Pro-Tipp: Passe dieses Sheet so weit wie möglich an deine Recruiting-Strategie und die Anforderungen deiner Marke an. Wenn beispielsweise Exklusivität oder Standort im Recruiting wichtig sind, ergänze entsprechende Spalten.

Influencer-Marketing-Koordinatorin Fernanda Marques erklärt, warum sie eine Spalte für den Standort hinzufügt:

Fernanda Marques

Influencer-Marketing-Koordinatorin

Ich erfasse die Standorte der Influencer, da wir mit Nischenprodukten arbeiten und einige Länder Versandbeschränkungen haben. So stellen wir sicher, dass wir nur Creatorn schreiben, die unsere Produkte ohne logistische Probleme erhalten und präsentieren können.

Wenn du noch mehr Aspekte automatisieren möchtest, kann dir ein Influencer-Marketing-Tool helfen. In Modash kannst du zum Beispiel Gmail oder Outlook verbinden und direkt aus dem Tool heraus auf Creator antworten. Es findet außerdem die E-Mail des Creators für dich und speichert die gesamte Beziehungshistorie – letztes Kontakt­datum, Influencer-Profil, Notizen und mehr.

Dank Tags, mit denen du den Kooperations­status jedes Influencers organisierst, vergisst du nie wieder ein Follow-up.  

👉Ein Muster für dieses Sheet findest du im Tab „Contact/Outreach Progress“ unserer Vorlage.

Best Practices für die effektive Nutzung eines Recruitment-Sheets:

• Füge eine Notizen-Spalte hinzu. Notiere alles, was dir hilft, dein Outreach zu personalisieren oder wichtige Details zu diesem Influencer festzuhalten.
  
  
• Nutze Dropdown-Labels, um Influencer zu kategorisieren. Wenn du mit Creatorn aus unterschiedlichen Nischen oder mit verschiedenen Zielgruppengrößen arbeitest – oder mehrere Kampagnen gleichzeitig betreust –, füge eine Spalte hinzu, um Creator leicht zu labeln. (Viele Influencer-Tools bieten diese Option ebenfalls, falls du eines nutzt.)
  
  
• Richte automatische Follow-up-Erinnerungen ein. Der größte Vorteil der Dokumentation deines Outreachs ist, dass du ans Follow-up erinnert wirst. Lege auf Basis der Termine in diesem Sheet Erinnerungen in deinem Kalender oder Task-Management-Tool an. Denk nur daran, diese Spalte immer korrekt zu aktualisieren!

3. Das „Content“-Sheet für Deliverables, KPIs & Nutzungsrechte

Oben haben wir ein General-Sheet empfohlen, das dir einen Überblick über Content und Nutzungsrechte verschafft. Mit dem Content-Sheet kannst du tiefer in die Metriken jeder Kampagne eintauchen. In unserer Umfrage nutzten über 85 % der Marketer dieses Sheet; das haben sie darin verfolgt:

Wenn du Influencer-Content, dessen Leistung und ROI verfolgst, erkennst du Muster, was bei deiner Marke am besten funktioniert, und kannst die Ergebnisse reproduzieren. Dieses Sheet ist auch praktisch, wenn du funktionsübergreifend arbeitest, da alle Teams Zugriff auf den Live-Content der Influencer inklusive Nutzungsrechts-Infos erhalten.

Spalten, die ins Content-Sheet gehören:

• Deliverable-Details. Erfasse die Plattform, genaue Deliverables (z. B. 1 Instagram Reel und 3 Stories), Freigabedatum und Veröffentlichungsdatum.
  
  
• Content-Performance. Füge KPIs wie Gesamt-Impressions, Likes, Kommentare, Click-Through-Rates, Code-Einlösungen usw. hinzu.
  
  
• Details zu Nutzungsrechten. Lege Spalten dafür an, wann ein Nutzungsrecht beginnt und endet, wie viel du dafür bezahlt hast usw. Füge nach Möglichkeit auch einen Link zu deiner Nutzungsrechts­vereinbarung hinzu.
  
  
• Wichtige Links. Füge Links zum Live-Content, zu bearbeitetem Creator-Content und zu allen weiteren benötigten Dateien hinzu. Wenn du Influencer-Content beispielsweise als Ads einsetzt, ergänze einen Link zu dem Paid-Media-Sheet, in dem du deren Performance verfolgst.
  

Wenn du verschiedene Produkte bewirbst oder mit Botschaften beziehungsweise Angeboten experimentierst, solltest du auch diese in diesem Sheet nachverfolgen. Fernanda Marques erklärt, warum das wichtig ist:

Fernanda Marques

Influencer-Marketing-Koordinatorin

Ich dokumentiere, welches konkrete Produkt jeder Influencer bewirbt und welches Angebot er kommuniziert. So stellen wir sicher, dass die richtige Botschaft zum passenden Produkt und Angebot passt, erhalten Konsistenz und messen die Wirkung verschiedener Deals.

So nützlich es ist: Live-Content von (zahlreichen) Creatorn zu sammeln und die Links in die Tabelle einzutragen, ist mühsam. Influencer-Marketing-Software kann das leicht automatisieren – mit Modash sogar für Instagram Stories.

Und du musst keine Excel-Formeln mehr lernen, denn Modash erstellt für jeden Creator einzigartige Codes oder UTM-Links und verfolgt, wie viele Conversions er bringt!

Statt zwischen Social-Plattformen, Rechnern und Tabellen zu springen, kannst du dich darauf konzentrieren, die Qualität des Influencer-Contents zu überwachen und das auszubauen, was funktioniert.

👉Ein Muster für dieses Sheet findest du im Tab „Content & Usage Rights“ unserer Vorlage.

Best Practices für die effektive Nutzung eines Content-Sheets:

• Erstelle ein separates Nutzungsrechte-Sheet, wenn du es häufig brauchst. Wenn du von vielen Influencern oder für verschiedenartige Inhalte Nutzungsrechte einholst, solltest du diese Daten in einem eigenen Sheet festhalten. So kannst du nachvollziehen, wie viel du insgesamt für Nutzungsrechte zahlst, Termine besser überwachen und die Performance von wiederverwendetem Creator-Content bewerten.
  
  
• Mach dieses Sheet für angrenzende Teams zugänglich. Strukturiere die Informationen (insbesondere Start- und Enddaten von Nutzungsrechten) so, dass sie für alle Beteiligten leicht nachvollziehbar sind.
  
  
• Bitte angrenzende Teams, relevante Kennzahlen zu ergänzen. So kannst du die Performance eines bestimmten Influencers schneller bewerten. Wenn du zum Beispiel den ROAS von wiederverwendetem Influencer-Content erfahren möchtest, füge eine Spalte hinzu und hinterlasse deinem Team den Hinweis, die entsprechenden Ad-Spend auszufüllen. Die Daten sind auch hilfreich, um sie mit deinen Influencer-Partnern zu teilen, damit sie ihre Leistung verstehen und verbessern können.

4. Das „Gifting“-Sheet für Geschenk-Kampagnen

Influencer-Marketer nutzen häufig ein eigenes Sheet für Gifting-Kampagnen – 71 % unserer Befragten erfassen diese getrennt von ihren bezahlten Kampagnen.

Warum? Denn bei Gifting-Kampagnen müssen oft zusätzliche Aspekte wie Produktwert, Versand und organische Markenerwähnungen (bei „no strings attached“-Deals) erfasst werden. Cheyanne Pettyjohn, Director of Influencer Marketing bei Rookie Wellness, erläutert:

Cheyanne Pettyjohn

Director of Influencer Marketing, Rookie Wellness

Gifting-Kampagnen bestehen aus einem einzigen Bestandteil, während bezahlte Kampagnen komplexer sind und mehr Felder oder Besonderheiten haben, die sämtlich genau erfasst werden müssen.

Das erfassen Marketer in ihren Gifting-Sheets:

Wenn du nur gelegentlich ein kleines Gifting-Programm durchführst, kannst du die Daten gemeinsam mit den übrigen Kampagnen erfassen. Ist deine Gifting-Strategie jedoch fortlaufend, langfristig oder im größeren Maßstab, solltest du ihr ein eigenes Sheet widmen – das vermeidet Verwirrung und ermöglicht klarere Auswertungen.

Spalten, die ins Gifting-Sheet gehören:

• Influencer-Informationen. Beginne mit einigen Spalten für wesentliche Angaben wie Social-Handle, Engagement-Rate, E-Mail-Adresse, erwartete Reichweite usw. In diesem Sheet benötigst du außerdem die Adresse des Influencers sowie Versand­informationen (z. B. zusätzliche Steuern).
  
  
• Produktinformationen. Erfasse Details zu den Produkten, die du verschenkst – ihren monetären Wert, Trackingnummer und Versand­tracking-Links.
  
  
• Content-Performance. Verfolge, ob der Influencer Content zu den verschenkten Produkten gepostet hat. Falls ja, ergänze den Veröffentlichungs-Link. Wenn du zudem individuelle Codes oder UTM-Links bereitgestellt hast, verfolge auch deren Performance. Andernfalls kannst du Brand-Awareness-Metriken wie Likes, Kommentare, Shares usw. erfassen.

Dieses Sheet lässt sich einfacher pflegen, wenn du ein Influencer-Tool nutzt, das einen Produktkatalog erstellt und die Artikel versendet. In Modash kannst du beides ganz einfach erledigen. Außerdem kannst du einen Link erstellen, der dem Influencer 100 % Rabatt gewährt, damit er das Produkt selbst bestellen kann – du behältst volle Kontrolle über den Katalog, sodass kein Influencer den maximalen Produktwert überschreitet.

Influencer-Software sammelt zudem automatisch den Content aus deinen Gifting-Kampagnen. Selbst wenn du einen „No Strings Attached“-Ansatz (ohne trackbare Hashtags) verfolgst, erfasst der Event-Modus in Modash jedes einzelne Stück Content, das ein Influencer während des Kampagnen­zeitraums teilt. Du kannst dann den Content für deine Marke herausfiltern und dessen Performance messen.

👉Ein Muster für dieses Sheet findest du im Tab „Gifting Tracking“ unserer Vorlage.

Best Practices für die effektive Nutzung eines Gifting-Sheets:

• Hole Produkt-Feedback ein und füge es dem Sheet hinzu. Influencer-Gifting ist oft eine hervorragende Möglichkeit, ehrliches Feedback zu deinem Produkt zu erhalten. Dieses Feedback im Sheet zu erfassen, kann Produktentwicklung, Vertrieb und Marketing unterstützen. Du kannst auch eine Spalte hinzufügen, um die allgemeine Stimmung der Zielgruppe, die du in den Kommentaren zu deinem Produkt siehst, festzuhalten.
  
  
• Verfolge Follow-ups. Lege eine Spalte an, in der du festhältst, wie oft du nachgehakt hast und wann der letzte Kontakt war. Das Tracking erinnert dich ans Nachfassen und steigert so deine Antwort- und Annahmequoten.
  
  
• Notiere, ob die Beziehung fortgeführt wurde. Wenn du eine einmalige Gifting-Kollaboration in eine langfristige Creator-Partnerschaft überführen möchtest, dokumentiere, welche Influencer-Beziehungen über den ersten Post hinaus Bestand hatten. 

5. Das „Affiliate“-Sheet zur Verfolgung von Affiliate-Kampagnen

Wie beim Gifting möchtest du deine Influencer-Affiliate-Kampagnen eventuell getrennt von deinen bezahlten Partnerschaften erfassen. So kannst du den Affiliate-Impact genau messen, ohne dass er in einem allgemeinen Sheet untergeht.

Allerdings brauchst du dieses Sheet nicht, wenn du kein großes Affiliate-Programm hast oder wenn alle deine bezahlten Partnerschaften bereits einen Affiliate-Code oder -Link enthalten.

Spalten, die ins Affiliate-Sheet gehören:

• Influencer-Details. Erfasse grundlegende Influencer-Daten wie Standort, Social-Handle, Plattform, E-Mail und Followerzahl.
  
  
• Conversion-Details. Füge die individuellen Rabattcodes oder UTM-Links der Influencer hinzu, damit du sie leicht nachschlagen kannst.
  
  
• Sales- und ROI-Details. Erfasse schließlich Verkaufsdetails – Anzahl der Code-Einlösungen oder Klicks, Gesamtauszahlung, Umsatz und ROI.

Influencer-Tools helfen dir, die genannten Daten zu erfassen und zu organisieren, damit du das Sheet schneller und präziser pflegen kannst. In Modash kannst du zum Beispiel einzigartige Gutschein­codes und Rabattlinks erstellen, um die Performance eines Affiliates zu verfolgen. Du kannst Influencer sogar in unterschiedliche Provisions­stufen einteilen (falls Teil deines Programms), um die leistungs­stärksten Creator zu belohnen.

Mit Influencer-Tools wie Modash musst du nicht mehr manuell nachhalten, wie viel Umsatz ein Creator generiert hat und welche Provision du ihm schuldest – das läuft komplett automatisiert, sodass du dich darauf konzentrieren kannst, Beziehungen zu stärken und Creator-Content zu verbessern.

👉Ein Muster für dieses Sheet findest du im Tab „Affiliate Tracking“ unserer Vorlage.

Best Practices für die effektive Nutzung eines Affiliate-Sheets:

• Füge Produktdetails hinzu. Es kann sinnvoll sein zu verfolgen, welche Produkte über Influencer-Affiliates am meisten Umsatz erzielen – besonders wenn du viele davon über Creator-Kollaborationen bewirbst.
  
  
• Teile Verkäufe nach Zeiträumen auf. Ein Creator verkauft möglicherweise zu bestimmten Zeiten des Jahres mehr (z. B. an Feiertagen). Bei langfristigen Affiliate-Partnerschaften solltest du Verkäufe pro Influencer quartals- oder monatsweise aufschlüsseln. So kannst du beurteilen, ob in der Nebensaison ein größerer Rabatt helfen würde, Conversions zu steigern.
  
  
• Füge Details zur Content-Wiederverwendung hinzu (falls relevant). Wenn du den Content eines Affiliates in einem anderen Marketing-Asset verwendest, füge dafür eine Spalte hinzu. So kannst du den Einfluss von Affiliates über direkte Conversions hinaus analysieren.

Influencer-Marketing-Tools ermöglichen dir (und deinen Tabellen) noch mehr

Die schlichte Tabelle ist nach wie vor ein Kraftpaket für dein Business: Sie hilft dir, deine Arbeit nachzuhalten und den Gesamt­einfluss des Influencer-Marketings zu messen. Doch wir alle wissen, dass Tabellen nervig zu erstellen, zu pflegen und zu durchsuchen sind.

Zum Glück kann Influencer-Software wie Modash die Arbeit mit Tabellen deutlich erleichtern. Für interne Teamkommunikation und das Finden neuer Influencer kannst du Tabellen sogar ganz hinter dir lassen. Für andere Aufgaben kannst du die Datenerfassung mit Modash automatisieren und sie anschließend in deine individuellen Sheets einfließen lassen.

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