Encuestamos a especialistas en marketing de influencers, y el 100% de ellos todavía usan hojas de cálculo para su negocio.

Sin embargo, crear y mantener hojas de cálculo lleva mucho tiempo: cinco horas por semana de media, según nuestra encuesta. Eso es casi una jornada laboral completa. Uf.

Investigamos más a fondo cómo los especialistas en marketing de influencers usaban las hojas de cálculo y preguntamos:

• qué métricas seguían
• y cómo organizaban las hojas para diferentes campañas y flujos de trabajo.
  

Entonces… redoble de tambores… creamos una práctica plantilla que puedes usar (¡y reutilizar!) sin buscar fórmulas de Excel ni preguntarte: «¿Me falta alguna columna importante?»

En este artículo compartiré la plantilla y consejos sobre cómo usar y personalizar cinco de las hojas de cálculo más comunes en el marketing de influencers.

👉Aquí tienes la plantilla. Descárgala ahora y déjala abierta mientras lees este artículo para que puedas adaptarla a tus campañas.

Antes de empezar a modificar la plantilla, tomemos un momento para considerar el papel de las hojas de cálculo en el marketing de influencers.

Hojas de cálculo vs. software especializado para influencers

Algunas personas son fanáticas empedernidas de las hojas de cálculo. Otras las detestan. Les gusten o no, todos siguen teniéndolas. Incluso quienes tienen el lujo de contar con una plataforma de marketing de influencers dedicada.

Para algunas tareas, el software puede sustituir por completo a las hojas de cálculo. Aquí tienes 3 tareas de ejemplo que Modash normalmente saca de tus hojas:

1. Actualizar métricas de campaña como visualizaciones, canjes de códigos e interacciones. Esto se automatiza y tu panel de resumen de campañas se actualiza a diario.

2. Llevar el control de cuándo se publica el contenido y los enlaces al mismo. Esto también se automatiza y el contenido/los URL están accesibles en cualquier momento.

3. Mantener listas de influencers con el estado del pipeline, detalles de la relación, etc. Tus listas se actualizarán a medida que descubras nuevos influencers y las automatizaciones ligeras (como cambiar el estado a «contactado» cuando envíes un correo) ahorrarán clics cada día.

Entonces… ¿por qué la gente sigue utilizando ambos? ¿Por qué el software no puede sustituir por completo a las hojas de cálculo?

Normalmente se reduce a capacidad de compartir y personalización.

• Facilidad para compartir: todo el mundo puede acceder a una hoja de cálculo gratis. Sin límites de usuarios ni problemas para compartir información fuera del equipo de marketing de influencers (dirección, otros especialistas de social o contenido, etc.).
• Personalización: cada negocio funciona de manera diferente. Hace seguimiento de métricas distintas. Se preocupa por cosas diferentes. Las hojas de cálculo, gracias a su sencillez, se pueden personalizar ampliamente para adaptarse a las necesidades de todos.

O, por supuesto, a veces no se usan ambos. Solo se usan hojas de cálculo. Simplemente porque no hay presupuesto para software.

En cualquier caso… en esta profesión está claro. Necesitas una hoja de cálculo. Así que veamos los 5 principales casos de uso de las hojas de cálculo en el marketing de influencers, revisemos la plantilla y los resultados de la encuesta.

1. La hoja General para flujos de trabajo y rendimiento global de las campañas con influencers

Más del 80% de los especialistas en marketing de influencers de nuestra encuesta dijeron que usaban hojas de cálculo para hacer seguimiento del flujo de trabajo general de la campaña, el progreso y las métricas de rendimiento. Esto es exactamente lo que los marketers están siguiendo en torno a las campañas con influencers:

Esta hoja de cálculo ofrece una vista panorámica de todas las «grandes piezas» de tus campañas con influencers, para que sepas, a grandes rasgos, cómo avanzan tus esfuerzos de marketing de influencers.

Columnas que debes incluir en la hoja General:

• Detalles del influencer. Bastante evidente: necesitarás su nombre, dirección de correo, plataforma de redes sociales y tasa de interacción.
  
  
• Estado de la colaboración. Añade un desplegable con la fase de la colaboración —contacto, negociación, firmado, etc.— para filtrar fácilmente un subconjunto de colaboraciones con influencers.
  
  
• Detalles de los entregables. Añade los detalles de los entregables que esperas del influencer (Historia de Instagram, vídeo de YouTube, etc.), su estado de aprobación y fechas de publicación. Si es posible, incluye también enlaces al contenido en vivo del influencer.
  
  
• Detalles del contrato. Incluye cualquier información relacionada con derechos de uso u otras cláusulas contractuales que quieras recordar. Si solicitas derechos de uso, también puedes incluir enlaces al contenido modificado del influencer que planeas reutilizar.
  
  
• Detalles básicos del rendimiento de la campaña. Añade algunas columnas sobre tu presupuesto por influencer frente a su rendimiento. Puedes usar CPM, canje de códigos o métricas de reconocimiento de marca según tus campañas.

Las herramientas de marketing de influencers suelen rastrear todas las métricas anteriores de alto nivel, ¡así que podrás rellenar esta hoja aún más rápido!

Por ejemplo, en Modash puedes obtener una visión global del rendimiento de tus campañas, que incluye interacciones totales, comentarios, impresiones, tasas de clics, ingresos generados y más. También calcula el rendimiento de todos tus creadores en una sola pestaña y lo segmenta por plataforma.

Si tienes una hoja General para uso interno, sustituirla por una herramienta como Modash podría ser más eficaz para obtener una vista aérea de todas tus campañas.

Sin embargo, si necesitas presentar estos números a las partes interesadas, ¡no borres tu hoja de cálculo! Los directivos no iniciarán sesión en tu herramienta de influencers solo para obtener una vista rápida de tu rendimiento.

👉Puedes encontrar un modelo para esta hoja en la pestaña General Campaigns de nuestra plantilla.

Mejores prácticas para usar una hoja General de forma eficaz:

• No añadas demasiada información. Es tentador añadirlo todo-todo en esta hoja, pero puede descontrolarse muy rápido. Como mínimo, no valdrá la eternidad que tardarás en mantenerla. Incluye solo las métricas y detalles de alto nivel que quieras monitorizar con frecuencia y elimina el resto. Siempre puedes profundizar con otras hojas (o herramientas) si es necesario.
  
  
• Configura automatizaciones y fórmulas siempre que sea posible. Lo mejor de las hojas de cálculo es que puedes establecer fórmulas, ¡incluso entre varias hojas! Si añades algunas fórmulas para que ciertas columnas de tu hoja de seguimiento general se rellenen automáticamente, te facilitará mucho la vida.
  
  Por ejemplo, supongamos que tienes marketing de afiliados en la Hoja 1, donde añades los canjes de códigos (junto con otras métricas) en la celda A1. Ahora también quieres que estos datos aparezcan en una columna de tu hoja general (Hoja 2). Una simple fórmula «=Sheet1!A1» garantizará que los canjes de códigos que actualices en tu hoja de afiliados se rellenen automáticamente en tu hoja general. ¡Fórmulas FTW!

2. La hoja de Reclutamiento para detalles de contacto, alcance y negociación

Más del 80 % de los especialistas en marketing de influencers utilizan hojas de cálculo para registrar los detalles de reclutamiento de influencers. Esto incluye desde la dirección de correo electrónico y el estado de contacto del influencer hasta las actualizaciones de negociación y más.

La hoja de cálculo Recruitment es excelente para hacer seguimiento y documentar tus esfuerzos de contacto con influencers. También resulta útil para revisar conversaciones anteriores y supervisar las tarifas de los creadores en el mercado. Con el tiempo, esta hoja también puede prever cuántos influencers necesitas contactar para campañas futuras según tu tasa actual de respuesta y aceptación.

Columnas que se deben incluir en la hoja de Reclutamiento de Influencers:

• Detalles del influencer. Incluye la información básica del creador, como su usuario en redes sociales, dirección de correo electrónico, país y nicho. Puedes ampliarla con detalles como la tasa de crecimiento, la tasa de interacción, la información de la audiencia, el alcance esperado, etc.; cualquier dato que sea útil durante las negociaciones o la evaluación de influencers.
  
  
• Estado del contacto. Añade la fase de comunicación (propuesta, rechazada, en negociación, con contrato, incorporado, instruido, etc.) y la fecha del último contacto. También puedes agregar un menú desplegable para indicar si te comunicas directamente con el influencer o a través de una agencia.
  
  
• Detalles de precios. Añade dos columnas para las tarifas cotizadas y los precios negociados, a fin de seguir las tendencias del mercado y comprender el margen de negociación.
  

⚡Consejo profesional: Personaliza esta hoja tanto como sea posible según tu estrategia de reclutamiento y los requisitos generales de la marca. Por ejemplo, si la exclusividad del influencer o la ubicación son importantes para tu proceso de selección, añade esas columnas a esta lista.

La coordinadora de marketing de influencers Fernanda Marques explica por qué añade una columna para la ubicación:

Registro la ubicación de los influencers porque trabajamos con productos de nicho y ciertos países tienen restricciones de envío. Esto garantiza que contactemos a creadores que puedan recibir y mostrar nuestros productos sin problemas logísticos.

Fernanda Marques Coordinadora de Marketing de Influencers

Si quieres automatizar más aspectos de tu sistema de contacto, una herramienta de marketing de influencers puede ayudarte. En Modash, por ejemplo, puedes conectar tu Gmail u Outlook y responder a los creadores directamente desde la herramienta. También encuentra el correo electrónico del creador por ti y almacena todo el historial de la relación: fecha del último contacto, perfil del influencer, notas, y más.

Nunca volverás a olvidar hacer seguimiento a los creadores porque puedes usar etiquetas para organizar el estado de tu colaboración con cada influencer.

👉Puedes encontrar un modelo para esta hoja en la pestaña Contact/Outreach Progress de nuestra plantilla.

Mejores prácticas para usar una hoja Recruitment de forma eficaz:

• Añade una columna de notas. Apunta cualquier nota que te ayude a personalizar tu alcance o simplemente para tener un lugar donde guardar detalles vitales específicos de ese influencer.
  
  
• Usa etiquetas desplegables para categorizar influencers. Si trabajas con creadores de distintos nichos o con diversos tamaños de audiencia, o incluso si realizas alcance para varias campañas al mismo tiempo, añade una columna para etiquetar fácilmente a los creadores. (Muchas herramientas de influencers también ofrecen esta opción, si utilizas alguna).
  
  
• Configura recordatorios automáticos para hacer seguimiento. El mayor beneficio de registrar tus esfuerzos de alcance es que te ayuda a recordar hacer seguimiento. Añade recordatorios en tu calendario o herramienta de gestión de tareas según las fechas que incluyas en esta hoja de cálculo. ¡Solo recuerda actualizar esta columna con precisión siempre!

3. La hoja de Contenido para entregables, KPIs y derechos de uso

Arriba recomendamos una hoja General para darte una visión general de tu contenido y derechos de uso. Con la hoja de Contenido, puedes profundizar en las métricas de cada campaña. En nuestra encuesta, más del 85 % de los especialistas en marketing utilizaron esta hoja de cálculo, y esto es lo que registraron en ella:

Registrar el contenido de los influencers, su rendimiento y su ROI general te ayudará a encontrar patrones sobre lo que mejor funciona para tu marca y así podrás replicar los resultados. Esta hoja también es útil cuando trabajas de forma transversal con varios equipos, porque puedes dar acceso a todos al contenido en vivo de los influencers junto con los detalles de derechos de uso.

Columnas que debes incluir en la hoja Content:

• Detalles de los entregables. Incluye la plataforma de contenido, los entregables exactos (p. ej., 1 Reel de Instagram y 3 Stories), la fecha de aprobación y la fecha de publicación.
  
  
• Rendimiento del contenido. Añade tus KPIs, como impresiones totales, likes, comentarios, tasas de clics, canjes de códigos, etc.
  
  
• Detalles de los derechos de uso. Incluye columnas sobre cuándo comienzan y terminan los derechos de uso, cuánto has pagado por ellos, etc. Si puedes, añade también el enlace a tu acuerdo de derechos de uso.
  
  
• Enlaces importantes. Añade enlaces al contenido en vivo de los influencers, enlaces al contenido del creador modificado y cualquier otro archivo que consideres necesario. Por ejemplo, si utilizas contenido de influencers como anuncios, añade un enlace a la hoja de medios pagados donde registres el rendimiento de esos recursos.
  

Si estás promocionando varios productos o experimentando con mensajes u ofertas, también es buena idea registrarlos en esta hoja. Fernanda Marques comparte por qué esto es importante:

Registro el producto específico que cada influencer está promocionando y la oferta que está anunciando. Esto garantiza que el mensaje adecuado se alinee con el producto y la promoción correctos, lo que nos ayuda a mantener la coherencia y medir el impacto de las distintas ofertas.

Fernanda Marques Coordinadora de Marketing de Influencers

Aunque es útil, recopilar contenido en vivo de influencers (¡de varios creadores!) y añadir esos enlaces a tu hoja de cálculo resulta tedioso. El software de marketing de influencers puede automatizar esto fácilmente, incluso para Instagram Stories al usar Modash.

¡Y puedes saltarte aprender la fórmula de Excel porque Modash crea códigos únicos o enlaces UTM para cada creador y rastrea cuántas conversiones generan!

En lugar de saltar entre plataformas sociales, calculadoras y hojas de cálculo, puedes concentrarte en supervisar la calidad del contenido de influencers y reforzar lo que funciona.

👉 Puedes encontrar un modelo para esta hoja en la pestaña Content & Usage Rights de nuestra plantilla.

Mejores prácticas para usar una hoja Content de forma eficaz:

• Crea una hoja independiente para derechos de uso si los gestionas con frecuencia. Si solicitas derechos de uso a muchos influencers o para distintos tipos de contenido, es buena idea registrar esos datos en su propia hoja. De este modo, puedes monitorear cuánto pagas en conjunto por derechos de uso, llevar un mejor control de las fechas y evaluar el rendimiento del contenido de creadores reutilizado.
  
  
• Haz que esta hoja sea accesible para los equipos relacionados. Asegúrate de estructurar la información (especialmente las fechas de los derechos de uso) de forma que sea fácil de navegar y entender para todas las partes involucradas.
  
  
• Pide a los equipos relacionados que añadan métricas relevantes. Esto es un atajo para evaluar el rendimiento de un influencer en particular. Por ejemplo, si quieres conocer el ROAS del contenido de influencers reutilizado, añade una columna y deja una nota para que tu equipo complete la inversión publicitaria correspondiente. Estos datos también serán útiles para compartir con tus socios influencers y que puedan entender y mejorar su rendimiento.

4. La hoja de Regalos para campañas de gifting

Los especialistas en marketing de influencers suelen usar una hoja dedicada para las campañas de gifting con influencers: el 71% de quienes respondieron a nuestra encuesta las gestionan por separado de sus campañas de pago.

¿Por qué? Porque hacer seguimiento de las campañas de gifting suele requerir componentes adicionales como el valor del producto, el envío del pedido y las menciones orgánicas de la marca (en el caso de acuerdos sin compromiso). Cheyanne Pettyjohn, directora de marketing de influencers en Rookie Wellness, lo explica con más detalle:

Las campañas de gifting tienen un solo componente, mientras que las campañas pagadas son más complejas y pueden tener más campos o especificidades que deben registrarse meticulosamente.

Cheyanne Pettyjohn Directora de marketing de influencers, Rookie Wellness

Esto es lo que los especialistas en marketing registran en sus hojas de cálculo de Gifting:

Si diriges un programa de gifting pequeño de vez en cuando, podrías agrupar esos datos junto con los de tus otras campañas. Pero si tu estrategia de gifting es continua, a largo plazo o a gran escala, lo mejor es darle su propia hoja; evitará confusiones y te ayudará a seguir los resultados de la campaña de gifting con mayor claridad.

Columnas que debes incluir en la hoja Gifting:

• Información del influencer. Comienza con algunas columnas para los detalles esenciales, como usuario en redes sociales, tasa de interacción, correo electrónico, alcance esperado, etc. En esta hoja de cálculo también necesitarás su dirección y cualquier información relacionada con el envío (como impuestos adicionales).
  
  
• Información del producto. Incluye detalles sobre los productos que regalas: su valor monetario, número de seguimiento y enlaces de seguimiento del envío.
  
  
• Rendimiento del contenido. Registra si el influencer publicó contenido sobre los productos regalados. Si lo hizo, añade el enlace publicado. Si también proporcionaste códigos únicos o enlaces UTM, supervisa su rendimiento igualmente. De lo contrario, puedes registrar métricas de conocimiento de marca como likes, comentarios, compartidos, etc.

Es más fácil mantener esta hoja de cálculo cuando también utilizas una herramienta de marketing de influencers que crea un catálogo de tus productos y los envía. En Modash puedes hacer ambas cosas fácilmente. Además, puedes crear un enlace que otorgue al influencer un descuento del 100 % para que elija un producto por sí mismo; tienes control total sobre el catálogo para asegurarte de que ningún influencer supere el valor máximo del producto.

El software de influencers también recopila automáticamente el contenido de tus campañas de gifting. Incluso si utilizas un enfoque sin compromiso (sin hashtags rastreables), el Modo Evento de Modash rastreará cada pieza de contenido que un influencer comparta durante el periodo de la campaña. Puedes filtrar el contenido que era para tu marca y medir su rendimiento.

👉Puedes encontrar un modelo para esta hoja en la pestaña Gifting Tracking de nuestra plantilla.

Mejores prácticas para usar una hoja Gifting de forma eficaz:

• Pide feedback sobre el producto y añádelo a la hoja. El gifting con influencers suele ser una excelente manera de obtener comentarios sinceros sobre tu producto. Agregar estos comentarios a tu hoja puede ayudar a tus equipos de desarrollo de producto, ventas y marketing. También puedes añadir una columna para anotar el sentimiento general de la audiencia que observes en los comentarios de las publicaciones sobre tu producto.
  
  
• Haz seguimiento. Añade una columna para registrar cuántas veces has hecho seguimiento y la fecha de tu último contacto. Registrar esto te recordará hacer seguimiento, aumentando así tus tasas de respuesta y aceptación.
  
  
• Anota si la relación continuó. Si quieres convertir una colaboración puntual de gifting en una colaboración a largo plazo con creadores, haz seguimiento de qué relaciones con influencers continuaron más allá de la publicación inicial. 

5. La hoja de Afiliados para seguir campañas de afiliación

Al igual que con gifting, quizá quieras hacer seguimiento de tus campañas de afiliación con influencers por separado de tus colaboraciones pagadas. Podrás centrarte en el impacto de la afiliación sin que se pierda o quede enterrado dentro de una hoja de cálculo general.

Dicho esto, no necesitarás esta hoja de cálculo si no tienes un gran programa de afiliados o si todas tus colaboraciones pagadas incluyen un código o enlace de afiliado.

Columnas que debes incluir en la hoja Affiliate:

• Detalles del influencer. Incluye los detalles básicos del influencer, como ubicación, usuario en redes sociales, plataforma, correo electrónico y número total de seguidores.
  
  
• Detalles de conversión. Añade los códigos de descuento únicos o enlaces UTM de los influencers para poder consultarlos fácilmente.
  
  
• Detalles de ventas y ROI. Por último, incluye detalles sobre las ventas: número de canjes de códigos o clics, pago total, valor de ventas y ROI.

Las herramientas de influencers pueden ayudarte a obtener y organizar los datos anteriores para mantener esta hoja de cálculo con mayor precisión y en menos tiempo. En Modash, por ejemplo, puedes generar códigos de cupón únicos y enlaces de descuento para seguir el rendimiento de un afiliado. Incluso puedes organizar a los influencers en distintos niveles de comisión (si forma parte de tu programa) para recompensar a tus creadores con mejor rendimiento.

Con herramientas de influencers como Modash, no tienes que pasar tiempo calculando cuánto ingreso generó un creador y cuánta comisión le debes; todo eso está totalmente automatizado para que puedas centrarte en fortalecer las relaciones con influencers y mejorar el contenido de los creadores.

👉Puedes encontrar un modelo para esta hoja en la pestaña Affiliate Tracking de nuestra plantilla.

Mejores prácticas para usar una hoja Affiliate de forma eficaz:

• Añade detalles del producto. Puede tener sentido hacer seguimiento de qué productos reciben más ventas de afiliados influencers, especialmente si comercializas muchos de ellos mediante colaboraciones con creadores.
  
  
• Divide las ventas por periodos de tiempo. Un creador podría vender más durante ciertas épocas del año (como las vacaciones). Si tienes alianzas de afiliados a largo plazo, divide las ventas por influencer de forma trimestral o mensual. Esto también puede ayudarte a evaluar si ofrecer un mayor descuento en temporada baja para aumentar las conversiones.
  
  
• Incorpora detalles de reutilización de contenido (si corresponde). Si utilizas el contenido de un afiliado en otro de tus recursos de marketing, añade una columna para completar esos detalles. Esto te ayudará a analizar el impacto mayor de los afiliados más allá de las conversiones directas.

Las herramientas de marketing de influencers te permiten (y a tus hojas de cálculo) hacer más

La humilde hoja de cálculo sigue siendo un pilar para tu negocio, ayudándote a registrar tu trabajo y medir el impacto general del marketing de influencers. Pero todos sabemos que las hojas de cálculo también pueden ser tediosas de crear, mantener y navegar.

Por suerte, un software de influencers como Modash puede reducir significativamente el trabajo pesado de las hojas de cálculo. Puedes despedirte por completo de las hojas para la comunicación interna del equipo de marketing de influencers y la búsqueda de influencers. Para otras tareas, puedes automatizar la recopilación de datos con Modash y luego incorporarlos a tus hojas personalizadas.

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