Abbiamo intervistato dei professionisti dell’influencer marketing e il 100% di loro utilizza ancora i fogli di calcolo per la propria attività.

Creare e mantenere i fogli di calcolo richiede molto tempo – in media cinque ore alla settimana, secondo il nostro sondaggio. È quasi un’intera giornata lavorativa. Ahi.

Abbiamo approfondito come gli influencer marketer utilizzano i fogli di calcolo e abbiamo chiesto:

• quali metriche monitoravano
• e come organizzavano i fogli per le diverse campagne e i vari flussi di lavoro.
  

Poi… rullo di tamburi… abbiamo creato un comodo modello che puoi usare (e riutilizzare!) senza impazzire con le formule di Excel o chiederti: «Mi sto dimenticando una colonna importante?»

In questo articolo condividerò il modello insieme a consigli su come utilizzare e personalizzare cinque dei fogli di calcolo più comuni nell’influencer marketing.

👉Ecco il modello. Scaricalo subito e lascialo aperto mentre leggi l’articolo, così potrai adattarlo alle tue campagne.

Prima di iniziare a modificare il modello, prendiamoci un momento per considerare il ruolo dei fogli di calcolo nell’influencer marketing.

Fogli di calcolo vs. software dedicati all’influencer marketing

Alcune persone sono fanatiche dei fogli di calcolo. Altre li detestano. Volenti o nolenti, tutti li usano ancora. Anche chi ha il lusso di disporre di una piattaforma di influencer marketing dedicata.

Per alcune attività, il software può effettivamente sostituire del tutto i fogli di calcolo. Ecco 3 attività di esempio che Modash elimina abitualmente dai tuoi fogli:

1. Aggiornare le metriche di campagna come visualizzazioni, utilizzi dei codici, interazioni. Questo processo viene automatizzato e il tuo dashboard di sintesi campagne si aggiorna ogni giorno.

2. Tenere traccia di quando il contenuto viene pubblicato e dei relativi link. Anche questo si automatizza e i contenuti/URL sono sempre accessibili.

3. Mantenere liste di influencer con stato nel pipeline, dettagli della relazione, ecc. Le liste si aggiorneranno man mano che scopri nuovi influencer e piccole automazioni (ad esempio cambiare lo stato in “contattato” quando invii un’email) ti faranno risparmiare click ogni giorno.

Quindi… perché la gente usa ancora entrambi? Perché il software non può sostituire completamente i fogli di calcolo?

Di solito si riduce a condivisione e personalizzazione.

• Condivisione: chiunque può accedere gratuitamente a un foglio di calcolo. Nessun limite di licenze, nessun problema nel condividere informazioni al di fuori del team di influencer marketing (management, altri social/content marketer, ecc.).
• Personalizzazione: ogni azienda gestisce le attività in modo diverso. Monitora metriche diverse. Si concentra su aspetti diversi. I fogli di calcolo, grazie alla loro semplicità, sono altamente personalizzabili per adattarsi alle esigenze di tutti.

Oppure, ovviamente, a volte non si tratta di entrambi. Sono solo fogli di calcolo. Semplicemente perché non c’è budget per il software.

In ogni caso… in questa professione è chiaro. Ti serve un foglio di calcolo. Quindi vediamo i 5 principali casi d’uso dei fogli di calcolo nell’influencer marketing, diamo un’occhiata al modello e ai risultati del sondaggio.

1. Il foglio Generale per workflow e performance complessive delle campagne con influencer

Oltre l’80% degli influencer marketer del nostro sondaggio ha dichiarato di utilizzare i fogli di calcolo per monitorare il workflow complessivo della campagna, l’avanzamento e le metriche di performance. Ecco nello specifico cosa monitorano i marketer nelle campagne con influencer:

Questo foglio fornisce una visione d’insieme di tutti i “macro-elementi” delle tue campagne con influencer, così puoi capire, a grandi linee, come stanno andando i tuoi sforzi di influencer marketing.

Colonne da includere nel foglio Generale:

• Dettagli influencer. Piuttosto intuitivo – ti serviranno nome, indirizzo email, piattaforma social ed engagement rate.
  
  
• Stato della collaborazione. Aggiungi un menu a tendina con la fase della collaborazione – contatto, negoziazione, contratto firmato, ecc. – in modo da filtrare facilmente un sottoinsieme di partnership con influencer.
  
  
• Dettagli deliverable. Inserisci i dettagli dei deliverable che ti aspetti dall’influencer (Instagram Story, video YouTube, ecc.), il loro stato di approvazione e le date di pubblicazione. Se possibile, includi anche i link al contenuto live dell’influencer.
  
  
• Dettagli del contratto. Includi qualsiasi informazione relativa ai diritti d’uso o altre clausole contrattuali che vuoi ricordare. Se richiedi diritti d’uso, puoi anche inserire i link al contenuto modificato dell’influencer che intendi riutilizzare.
  
  
• Dettagli base sulle performance della campagna. Aggiungi alcune colonne sul budget per influencer e sulla loro performance. A seconda delle campagne, puoi utilizzare CPM, utilizzi dei codici o metriche di brand awareness.

Gli strumenti di influencer marketing di solito tracciano tutte le metriche di alto livello sopra elencate, così potrai compilare questo foglio ancora più rapidamente!

Ad esempio, in Modash puoi ottenere una visione d’insieme delle performance della tua campagna – inclusi engagement totali, commenti, impression, click-through rate, ricavi generati e altro ancora. Calcola inoltre le performance di tutti i tuoi creator in un’unica scheda e le segmenta per piattaforma social.

Se hai un foglio Generale per uso interno, sostituirlo con uno strumento come Modash potrebbe essere più efficace per avere una visione dall’alto di tutte le tue campagne.

Tuttavia, se devi presentare questi numeri agli stakeholder, non eliminare il foglio di calcolo! I manager non accederanno al tuo strumento di influencer marketing solo per avere una rapida panoramica delle performance.

👉Trovi un modello di questo foglio nella scheda General Campaigns del nostro modello.

Best practice per utilizzare al meglio un foglio Generale:

• Non aggiungere troppe informazioni. È allettante inserire di-tutto-e-di-più in questo foglio, ma può sfuggire di mano molto rapidamente. Quanto meno, non varrà l’eternità che servirà per mantenerlo. Includi solo le metriche e i dettagli di alto livello che desideri monitorare spesso e taglia il resto. Potrai sempre approfondire con altri fogli di calcolo (o strumenti) se e quando necessario.
  
  
• Imposta automazioni e formule ovunque possibile. La cosa migliore dei fogli di calcolo è che puoi impostare formule – anche tra più fogli! Se aggiungi alcune formule affinché certe colonne del foglio di monitoraggio generale si popolino automaticamente, la tua vita sarà molto più facile.
  
  Per esempio, supponiamo che tu abbia l’affiliate marketing nel Foglio 1, dove inserisci gli utilizzi dei codici (insieme ad altre metriche) nella cella A1. Ora vuoi che questi dati compaiano anche in una colonna del tuo foglio generale (Foglio 2). Una semplice formula “=Sheet1!A1” farà sì che gli utilizzi dei codici che aggiorni nel foglio affiliati si riflettano automaticamente in quello generale. Formule FTW!

2. Il foglio Recruitment per contatti, outreach e dettagli di negoziazione

Oltre l’80% degli influencer marketer utilizza i fogli di calcolo per tracciare i dettagli di recruitment degli influencer. Questi includono di tutto, dall’indirizzo email dell’influencer e lo stato del contatto fino agli aggiornamenti di negoziazione e altro ancora.

Il foglio Recruitment è eccellente per tracciare e documentare i tuoi sforzi di outreach agli influencer. È inoltre utile per consultare le conversazioni passate e monitorare le tariffe dei creator sul mercato. Nel tempo, questo foglio può anche prevedere quanti influencer dovrai contattare per le campagne future in base ai tuoi attuali tassi di risposta e accettazione.

Colonne da includere nel foglio Influencer Recruitment:

• Dettagli influencer. Inserisci le informazioni di base sul creator, come handle social, indirizzo email, paese e nicchia. Puoi ampliare con dettagli come tasso di crescita, engagement rate, informazioni sul pubblico, reach prevista, ecc. – tutti i dati utili durante le negoziazioni o la selezione degli influencer.
  
  
• Stato del contatto. Aggiungi la fase della comunicazione (proposta, rifiutata, in negoziazione, sotto contratto, onboarding, brief inviata, ecc.) e la data dell’ultimo contatto. Puoi anche aggiungere un menu a tendina per indicare se stai comunicando direttamente con l’influencer o tramite un’agenzia.
  
  
• Dettagli sui prezzi. Aggiungi due colonne per i prezzi quotati e quelli negoziati, così da monitorare le tendenze del mercato e capire i margini di negoziazione.
  

⚡Consiglio pro: personalizza questo foglio il più possibile in base alla tua strategia di recruitment e alle esigenze del brand. Ad esempio, se l’esclusività con l’influencer o la sua posizione geografica sono importanti per il tuo processo di selezione, aggiungi quelle colonne.

La Influencer Marketing Coordinator Fernanda Marques spiega perché aggiunge una colonna per la località:

Fernanda Marques

Coordinatrice Influencer Marketing

Tengo traccia delle sedi degli influencer perché lavoriamo con prodotti di nicchia e alcuni paesi hanno restrizioni di spedizione. Ciò garantisce che contattiamo creator che possono effettivamente ricevere e mostrare i nostri prodotti senza problemi logistici.

Se vuoi automatizzare ulteriori aspetti del tuo sistema di outreach, uno strumento di influencer marketing può aiutarti. In Modash, ad esempio, puoi collegare Gmail o Outlook e rispondere ai creator direttamente dallo strumento. Inoltre trova l’email del creator per te e archivia l’intera cronologia della relazione – data dell’ultimo contatto, profilo dell’influencer, note e altro ancora.

Non dimenticherai mai più di fare follow-up con i creator perché puoi usare i tag per organizzare lo stato della collaborazione con ogni influencer.  

👉Trovi un modello di questo foglio nella scheda Contact/Outreach Progress del nostro modello.

Best practice per utilizzare al meglio un foglio Recruitment:

• Aggiungi una colonna Note. Annota qualsiasi nota che possa aiutarti a personalizzare l’outreach o semplicemente avere un luogo dove raccogliere dettagli vitali specifici di quell’influencer.
  
  
• Usa etichette a tendina per categorizzare gli influencer. Se lavori con creator in nicchie diverse o con audience di varie dimensioni, o se stai facendo outreach per più campagne contemporaneamente, aggiungi una colonna per etichettare facilmente i creator. (Molti strumenti per influencer offrono anche questa opzione, se ne usi qualcuno.)
  
  
• Imposta promemoria automatici per il follow-up. Il principale vantaggio di monitorare i tuoi sforzi di outreach è che ti aiuta a ricordarti di fare follow-up. Aggiungi promemoria nel tuo calendario o software di gestione attività in base alle date che inserisci in questo foglio. Ricordati solo di aggiornare sempre con precisione questa colonna!

3. Il foglio Content per deliverable, KPI e diritti d’uso

Sopra, abbiamo consigliato un foglio Generale per darti una panoramica dei tuoi contenuti e dei diritti d’uso. Con il foglio Content puoi approfondire le metriche di ogni campagna. Nel nostro sondaggio, oltre l’85% dei marketer ha utilizzato questo foglio di calcolo; ecco cosa vi tracciavano:

Monitorare il contenuto degli influencer, le sue performance e l’ROI complessivo ti aiuterà a individuare i modelli che funzionano meglio per il tuo brand, così da poter replicare i risultati. Questo foglio è utile anche quando lavori in modo cross-functional con diversi team, perché puoi dare a tutti accesso ai contenuti live degli influencer insieme ai dettagli sui diritti d’uso.

Colonne da includere nel foglio Content:

• Dettagli deliverable. Includi la piattaforma, i deliverable esatti (es. 1 Reel su Instagram e 3 Stories), la data di approvazione e quella di pubblicazione.
  
  
• Performance del contenuto. Aggiungi i tuoi KPI, come impression totali, like, commenti, click-through rate, utilizzi dei codici, ecc.
  
  
• Dettagli sui diritti d’uso. Inserisci colonne su quando inizia e termina un diritto d’uso, quanto hai pagato, ecc. Se puoi, aggiungi anche il link al tuo accordo sui diritti d’uso.
  
  
• Link importanti. Aggiungi link ai contenuti live degli influencer, ai contenuti modificati dei creator e a qualsiasi altro file ritenuto necessario. Per esempio, se stai usando il contenuto degli influencer come annunci, inserisci un link al foglio paid media dove ne tracci le performance.
  

Se stai promuovendo diversi prodotti o sperimentando messaggi o offerte, è una buona idea monitorarli anche in questo foglio. Fernanda Marques spiega perché questo è importante:

Fernanda Marques

Coordinatrice Influencer Marketing

Tengo traccia dello specifico prodotto che ogni influencer promuove e dell’offerta che pubblicizza. Ciò garantisce che il messaggio giusto sia allineato al prodotto e alla promozione corretti, aiutandoci a mantenere coerenza e a misurare l’impatto delle diverse offerte.

Per quanto utile, raccogliere i contenuti live degli influencer (da più creator!) e aggiungerne i link al foglio è un lavoro tedioso. Il software di influencer marketing può automatizzare facilmente questo processo – anche per le Instagram Stories se usi Modash.

E puoi evitare di imparare la formula di Excel perché Modash crea codici unici o link UTM per ogni creator e ne traccia le conversioni!

Invece di saltare tra piattaforme social, calcolatrici e fogli di calcolo, puoi concentrarti sul monitoraggio della qualità dei contenuti degli influencer e potenziare ciò che funziona.

👉 Trovi un modello di questo foglio nella scheda Content & Usage Rights del nostro modello.

Best practice per utilizzare al meglio un foglio Content:

• Crea un foglio separato per i diritti d’uso se li gestisci spesso. Se richiedi diritti d’uso a molti influencer o per vari tipi di contenuto, è bene tracciare quei dati in un foglio dedicato. In questo modo, puoi monitorare quanto paghi complessivamente per i diritti d’uso, tenere meglio traccia delle date e valutare la performance dei contenuti riutilizzati dei creator.
  
  
• Rendi questo foglio accessibile ai team adiacenti. Assicurati di strutturare le informazioni (soprattutto le date dei diritti d’uso) in modo che siano facili da consultare e da capire per tutte le parti coinvolte.
  
  
• Chiedi ai team adiacenti di aggiungere le metriche rilevanti. Questo è un modo rapido per valutare la performance di un determinato influencer. Per esempio, se vuoi conoscere il ROAS dei contenuti riutilizzati degli influencer, aggiungi una colonna e lascia una nota al tuo team affinché inserisca la relativa spesa advertising. I dati saranno utili anche da condividere con i tuoi partner influencer, affinché possano capire e migliorare le proprie performance.

4. Il foglio Gifting per le campagne di gifting

Gli influencer marketer utilizzano spesso un foglio dedicato per le campagne di gifting con influencer – il 71% degli intervistati al nostro sondaggio le traccia separatamente dalle campagne a pagamento.

Perché? Perché tracciare le campagne di gifting richiede spesso componenti aggiuntive come valore del prodotto, spedizione dell’ordine e menzioni organiche del brand (nel caso di collaborazioni senza vincoli). Cheyanne Pettyjohn, Director of Influencer Marketing presso Rookie Wellness, spiega:

Cheyanne Pettyjohn

Director of Influencer Marketing, Rookie Wellness

Le campagne di gifting hanno un singolo componente, mentre quelle a pagamento sono più complesse e possono avere più campi o specificità che devono essere tracciati con cura.

Ecco cosa tracciano i marketer nei loro fogli di gifting:

Se gestisci un piccolo programma di gifting ogni tanto, potresti unire quei dati a tutte le altre campagne. Ma se la tua strategia di gifting è continuativa, a lungo termine o su larga scala, è meglio dedicarle un foglio a sé – eviterai confusione e potrai monitorare i risultati delle campagne di gifting con maggiore chiarezza.

Colonne da includere nel foglio Gifting:

• Informazioni sull’influencer. Inizia con alcune colonne per i dettagli essenziali come handle social, engagement rate, indirizzo email, reach prevista, ecc. In questo foglio ti serviranno anche il loro indirizzo e qualsiasi informazione relativa alla spedizione (come tasse aggiuntive).
  
  
• Informazioni sul prodotto. Includi i dettagli dei prodotti che stai regalando – il loro valore, il numero di tracking e i link di tracciamento della spedizione.
  
  
• Performance del contenuto. Traccia se l’influencer ha pubblicato contenuti con i prodotti ricevuti. Se lo ha fatto, aggiungi il link pubblicato. Se hai fornito codici unici o link UTM, monitora anche la loro performance. In alternativa, puoi tracciare metriche di brand awareness come like, commenti, condivisioni, ecc.

È più facile mantenere questo foglio quando usi anche uno strumento di influencer marketing che crea un catalogo dei tuoi prodotti e li spedisce. In Modash puoi fare entrambe le cose con facilità. In più, puoi creare un link che concede all’influencer uno sconto del 100% per acquistare autonomamente un prodotto – hai il pieno controllo del catalogo per assicurarti che nessun influencer superi il valore massimo del prodotto.

Il software per influencer raccoglie automaticamente anche i contenuti degli influencer dalle tue campagne di gifting. Anche se utilizzi un approccio senza vincoli (senza hashtag tracciabili), la modalità Event di Modash rileverà ogni singolo contenuto che un influencer condivide durante il periodo della campagna. Puoi filtrare i contenuti relativi al tuo brand e misurarne la performance.

👉Trovi un modello di questo foglio nella scheda Gifting Tracking del nostro modello.

Best practice per utilizzare al meglio un foglio Gifting:

• Chiedi feedback sul prodotto e aggiungili al foglio. Il gifting agli influencer è spesso un ottimo modo per ottenere feedback sinceri sul tuo prodotto. Inserire questi feedback nel foglio può aiutare i team di sviluppo prodotto, vendita e marketing. Puoi anche aggiungere una colonna per annotare il sentiment generale del pubblico che vedi nei commenti ai post sul tuo prodotto.
  
  
• Traccia i follow-up. Aggiungi una colonna per tracciare quante volte hai fatto follow-up e la data dell’ultimo contatto. Monitorare questi dati ti ricorderà di fare follow-up, aumentando così i tassi di risposta e di accettazione.
  
  
• Annota se la relazione è proseguita. Se vuoi trasformare una collaborazione di gifting occasionale in una partnership di lungo periodo, traccia quali relazioni con influencer sono continuate oltre il post iniziale. 

5. Il foglio Affiliate per tracciare le campagne di affiliazione

Come per il gifting, potresti voler tracciare le tue campagne di affiliazione con influencer separatamente dalle partnership a pagamento. Potrai focalizzarti sull’impatto dell’affiliazione senza che venga perso o sepolto dentro un foglio generale.

Detto ciò, non avrai bisogno di questo foglio se non hai un grande programma di affiliazione, o se tutte le tue partnership a pagamento includono un codice o link di affiliazione.

Colonne da includere nel foglio Affiliate:

• Dettagli influencer. Inserisci i dettagli di base dell’influencer come posizione, handle social, piattaforma, email e numero totale di follower.
  
  
• Dettagli sulla conversione. Aggiungi i codici sconto unici o i link UTM degli influencer per poterli consultare facilmente.
  
  
• Dettagli su vendite e ROI. Infine, inserisci i dettagli sulle vendite – numero di utilizzi dei codici o clic, payout totale, valore delle vendite e ROI.

Gli strumenti per influencer possono aiutarti a reperire e organizzare i dati sopra indicati, così da mantenere questo foglio con maggiore accuratezza e in meno tempo. In Modash, ad esempio, puoi generare codici coupon unici e link sconto per tracciare la performance di un affiliato. Puoi persino organizzare gli influencer in vari livelli di commissione (se fa parte del tuo programma) per premiare i creator con le migliori performance.

Con strumenti come Modash non devi più perdere tempo a tracciare quanto fatturato ha generato un creator e quanta commissione gli devi – è tutto automatizzato, così puoi concentrarti sul rafforzare le relazioni con gli influencer e migliorare i contenuti dei creator.

👉Trovi un modello di questo foglio nella scheda Affiliate Tracking del nostro modello.

Best practice per utilizzare al meglio un foglio Affiliate:

• Aggiungi i dettagli dei prodotti. Potrebbe avere senso tracciare quali prodotti registrano più vendite dagli affiliati influencer, soprattutto se ne promuovi molti tramite collaborazioni con creator.
  
  
• Dividi le vendite per periodo. Un creator potrebbe vendere di più in determinati periodi dell’anno (come le festività). Se hai partnership di affiliazione a lungo termine, suddividi le vendite per influencer su base trimestrale o mensile. Questo può anche aiutarti a valutare se offrire uno sconto maggiore in bassa stagione per aumentare le conversioni.
  
  
• Includi i dettagli sul riutilizzo dei contenuti (se rilevante). Se stai utilizzando il contenuto di un affiliato in un altro asset di marketing, aggiungi una colonna per compilare quei dettagli. Questo ti aiuterà ad analizzare l’impatto più ampio degli affiliati oltre alle conversioni dirette.

Gli strumenti di influencer marketing ti permettono di fare di più (e lo stesso vale per i tuoi fogli di calcolo)

Il semplice foglio di calcolo è ancora un potente alleato per la tua azienda, ti aiuta a tracciare il lavoro e a misurare l’impatto complessivo dell’influencer marketing. Ma sappiamo tutti che i fogli di calcolo possono essere faticosi da creare, mantenere e consultare.

Fortunatamente, software per influencer come Modash può ridurre notevolmente le incombenze legate ai fogli di calcolo. Puoi dire addio ai fogli di calcolo per le comunicazioni interne del team di influencer marketing e per la discovery degli influencer. Per altre attività, puoi automatizzare la raccolta dei dati con Modash e poi inserirli nei tuoi fogli personalizzati.

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