Boomers communiceren het liefst telefonisch. Millennials sturen het liefst tekstberichtjes. Gen Z maakt vooral gebruik van externe apps zoals iMessage of WhatsApp.

Hoe zit het met influencers? Wat is de beste manier om met hen in contact te komen? En zodra je binnen bent, welk kanaal is dan het beste om de communicatie snel, doorzoekbaar en overzichtelijk te houden?

We vroegen 37 marketeers welke kanalen zij gebruiken om met hun creator-partners te praten – met welke modus ze beginnen, naar welke ze overstappen (en waarom) en hoe ze alles organiseren.

Voordat we de cijfers ontleden, moeten we eerst de olifant in de kamer benoemen: waarom zou je meer willen weten over communicatiekanalen?

Waarom geven om communicatiekanalen?

Daarom is dit belangrijk: als je niet investeert in het kanaal dat past bij je merk, de voorkeuren van creators en de behoeften van je campagne, loop je het risico communicatieknelpunten te creëren die je volledige workflow schaden. Zie het als Jenga – één verkeerd blok onderaan kan de hele toren doen omvallen.

En het is niet alleen theoretisch: meer dan 60% van de marketeers zegt dat communicatieblokkades hun influencerrelaties schaden. En 56% vindt dat zij hun creator-partners niet zoveel aandacht kunnen geven als ze zouden willen.

Communicatiekanalen zijn een belangrijk puzzelstuk om knelpunten weg te nemen:

• Als je een kanaal hebt gekozen dat je influencers niet vaak controleren, zullen hun reacties vertraagd zijn – een pijnlijke ervaring wanneer je campagnes op warp speed bewegen of simpelweg wanneer je last-minute wijzigingen wilt delen.
  
  
• Als je een kanaal hebt gekozen dat je niet goed kunt organiseren, draait het om, en krijgen influencers geen tijdige reacties van jou – waardoor je gewenste tijdlijnen opschuiven.
  
  
• Als je een kanaal hebt gekozen dat niet aansluit op je huidige taak – zoals het bespreken van een gevoelig onderwerp via een informeel bericht in plaats van een doordacht telefoongesprek – loop je het risico op een misverstand dat je creatorrelatie en merkreputatie schaadt.
  

… Ik kan nog wel even doorgaan.

Fernanda Marques legt uit hoe details verloren gaan in lange, rommelige e-mailketens, wat uiteindelijk invloed heeft op de volledige influencercampagne:

Knelpunten in de communicatie hebben relaties beïnvloed wanneer berichten verdwenen in overvolle inboxen of wanneer reacties van beide kanten vertraagd waren, vooral tijdens cruciale fases zoals productverzending, deadlinebevestigingen of last-minute aanpassingen aan content.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

Ze legt verder uit hoe dit het belangrijkste aspect van influencer­marketing beïnvloedt: je relaties met creators.

In sommige gevallen voelden influencers zich verwaarloosd of onzeker over de volgende stappen, wat onnodige spanning creëerde en zelfs tot afgebroken samenwerkingen leidde. Duidelijkere, snellere communicatie had deze problemen kunnen voorkomen.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

Alexander Sabucido deelt ook hoe vertraagde reacties hem bijna duur zijn komen te staan:

Mijn reactie op een groot kanaal kwam te laat, en daardoor ging de deal bijna niet door.

Alexander Sabucido Influencer Marketing Specialist

Zoals met alles in influencermarketing is er niet één “beste kanaal” voor alle soorten samenwerkingen, campagnes, merken en creators. Als je bijvoorbeeld een klein merk bent dat met een handvol creators werkt, kun je eenvoudig e-mail gebruiken om alle communicatie bij te houden. 

Maar als je grotere campagnes runt of elke maand 100+ creators beheert als klein team, moet je misschien van kanaal wisselen of functionaliteiten aan je inbox toevoegen om niets te missen.

In de volgende paar secties deel ik welke kanalen influencermarketeers gebruiken, welke het beste zijn om relaties op te bouwen, wanneer je creators moet bellen (de horror!), en wanneer je moet overwegen van communicatiemiddel te veranderen.

Welke kanalen gebruiken influencer­marketeers om met influencers te communiceren?

Het zal niemand verbazen dat e-mail nog steeds de meest gebruikte vorm van communicatie is tussen creators en influencer­marketeers. Daarna volgen sociale-media-DM’s, gevolgd door externe apps zoals WhatsApp of iMessage.

E-mail is de bedrijfsstandaard – en dat is niet voor niets. Je kunt:

• zaken eenvoudig bijhouden in e-mails (mits je lange, uitwaaierende threads vermijdt)
  
  
• makkelijk vinden wat je nodig hebt via de zoekfunctie (vooral als je onderwerpregels strategisch inzet)
  
  
• sjablonen, labels en mappen gebruiken om je communicatie met influencers te organiseren en te systematiseren
  

Maar e-mails zijn niet foutloos:

• E-mails kunnen rommelig worden naarmate je campagnes opschaalt en met meer influencers samenwerkt – met als resultaat dat belangrijke details verloren gaan.
  
  
• Influencers volgen niet per se de corporate standaard en controleren hun e-mail misschien niet regelmatig, waardoor reacties vertragen.
  
  
• Vooruitgang gaat via e-mail over het algemeen trager omdat creators hun inbox niet vaak openen – het is dus niet het beste kanaal om last-minute updates te delen of een snellere content­doorloop te vragen.
  

Fernanda Marques is het daarmee eens en vertelt waarom zij een influencer­relatie via e-mail start voordat ze overstapt op een externe app:

Wanneer het kan verplaats ik het gesprek naar snellere kanalen (zoals iMessage of WhatsApp) voor influencers met wie ik vaak werk; zo vermijden we vertragingen door e-mailrommel.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

Maar je hoeft e-mail niet volledig uit je communicatietoolbox te schrappen. Gebruik het voor logistieke zaken zoals influencerbetalingen, contracten en alles wat een formele registratie vereist. Greta Zacchetti is het daarmee eens:

Het is cruciaal om communicatie­platforms vast te leggen: WhatsApp voor snelle uitwisseling, e-mails voor formelere communicatie en telefoongesprekken voor gevoeligere kwesties.

Greta Zacchetti Manager Influencer Marketing, foodspring

Vergeet niet om je influencers te vragen welke kanalen zij zouden kiezen! Vraag of ze hun inbox dagelijks openen, of ze zich prettig voelen bij alle communicatie via e-mail of liever een externe app gebruiken, en vraag om een alternatief kanaal als je niet tijdig antwoord per e-mail krijgt.

En als je e-mail gebruikt voor je influencer­communicatie, maak dan gebruik van inbox­functies zoals labels en mappen om georganiseerd te blijven – daarover later meer.

Welk communicatiekanaal is het meest effectief voor het opbouwen van relaties?

Toen we influencer­marketeers vroegen welke kanalen het beste zijn om relaties met influencers op te bouwen, stond e-mail nog steeds bovenaan. Maar dit keer behaalden externe apps de tweede plaats (boven sociale-media-DM’s).

Het is duidelijk waarom DM’s op sociale kanalen lager scoren dan externe apps: in de DM’s communiceren creators ook met hun volgers. Daar kunnen ze je waarschijnlijk minder aandacht geven dan via apps als WhatsApp of iMessage (waar minder mensen om hun aandacht vragen).

E-mails blijven een uitstekend middel om relaties op te bouwen. Je kunt bijvoorbeeld:

• gebruik de onderwerpregel om verschillende gesprekken te organiseren
• stuur een gestructureerd bericht met meerdere links en informatie zonder platform­specifieke beperkingen
• en gebruik een domein-email voor merkherkenning.
  

Het is vermeldenswaard dat videocalls op de vierde plek komen als een ander uitstekend kanaal om relaties op te bouwen. Asynchrone kanalen zijn nuttig, maar een gezicht bij een naam zorgt voor een veel sterkere band dan alleen asynchrone middelen. Michael Todner legt uit:

Ik probeer met alle influencers met wie we samenwerken te praten [via een videocall], al is het maar kort. Tijd hierin investeren toont onze toewijding aan de samenwerking en zorgt voor een betere communicatiestroom aan beide kanten.

Michael Todner Influencer Marketing, Gear4music

Een videogesprek met elke influencer is niet haalbaar als je elke maand samenwerkt met honderden affiliates of merkambassadeurs, maar deze methode is het waard voor je langdurige creatorpartnerschappen. In onze enquête zei 54% van de influencer­marketeers minder dan 25% van hun influencers ooit te hebben gebeld via telefoon of video­conferentie-app.

Videocalls zijn ook veel effectiever dan asynchrone communicatie bij gevoelige kwesties – bijvoorbeeld wanneer de content van een influencer ondermaats is en grondig moet worden aangepast. Met video geven je stem en lichaamstaal je meer controle over hoe je boodschap overkomt – tekst is minder vergevingsgezind.

Namrata Thakker voegt eraan toe dat telefoongesprekken een geweldige manier zijn om je waardering te uiten wanneer de post van een influencer goed presteert:

Als hun content het echt goed heeft gedaan, bedank ik hen persoonlijk in een telefoongesprek, wat de relatie alleen maar versterkt.

Namrata Thakker Head – Communications, PR, & Influencer Marketing, BESTSELLER India

Even snel bellen of videobellen om “dank je wel” te zeggen lijkt een klein gebaar, maar het helpt enorm om je creator­partners zich gewaardeerd te laten voelen.

Welk communicatiekanaal is het meest efficiënt?

E-mail spant opnieuw de kroon als meest efficiënte communicatiekanaal. De resultaten lijken op de vorige sectie: marketeers noemen externe apps als op één na meest efficiënt, gevolgd door sociale-media-DM’s.

De efficiëntie van e-mail komt voort uit de functionaliteit en flexibiliteit. Je kunt:

• Automatiseer follow-ups – plan berichten in om creators op te volgen.
• Gebruik de 'snooze'-functie om op een specifieke datum op een e-mail terug te komen.
• Houd je berichten georganiseerd met labels en mappen.
• Integreer je e-mailclient met andere tools zodat je techstack naadloos werkt.
  

Op de tweede plaats zijn externe apps efficiënt omdat influencers daar veel sneller kunnen reageren; een WhatsApp-bericht hoeft immers niet zo formeel te zijn als een e-mail – met minder druk om ‘professioneel’ te zijn kun je projecten eenvoudiger vooruithelpen. Fernanda Marques is het hiermee eens:

Voor influencers met wie ik een sterke relatie heb opgebouwd (of wanneer de deadlines krap zijn) verplaats ik het gesprek soms naar WhatsApp of iMessage om het tempo op te voeren en de communicatie vloeiender te maken.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

In sommige gevallen zijn videocalls – ondanks hun tijdrovende reputatie – efficiënter dan welk ander communicatiemiddel dan ook. Soms kun je iets beter uitleggen met een live demonstratie dan met een lange, omslachtige e-mail. Valerija Somi bevestigt dit:

[We gebruiken videocalls] als er misverstanden zijn die we niet via geschreven communicatie kunnen oplossen, of als er aspecten van het proces/product makkelijker te tonen zijn in een videocall.

Valerija Somi Influencer Manager, Qure Skincare

Beth Cortez benadrukt dat de directheid van video ook betekent dat je creatorpartners meteen antwoord op hun vragen kunnen krijgen, zodat ze goed voorbereid aan de slag kunnen (in plaats van wekenlang heen en weer te mailen).

[Ik gebruik videocalls] om het campagnebriefing door te nemen en hen te helpen belangrijke data en vereisten te begrijpen en te onthouden. Dit bevordert ook de band met de influencers en beantwoordt hun vragen direct.

Beth Cortez Social Creator Outreach Manager Greenpark

Meerdere marketeers in onze enquête benadrukten ook hoe effectief videogesprekken zijn voor influencerbriefings, vooral wanneer je een nieuwe creator onboardt – je kunt hen door een briefing leiden, al hun vragen beantwoorden en je verwachtingen overbrengen. Lee Drysdale licht toe:

Nadat ik een gedetailleerde briefing heb verstuurd, neem ik altijd via video contact met hen op. Zo kan ik nagaan of ze op één lijn zitten met de gevraagde creatives of iets willen aanpassen, en om algemene feedback over het merk te krijgen.

Lee Drysdale Senior Influencer and Affiliates Executive, Argento

Joshita Dodani voegt eraan toe dat het ook efficiënter is om te bellen wanneer een influencer meerdere vragen heeft of wanneer diegene in de war is over de briefing:

Ik bel een influencer als de briefing ingewikkeld is of als ze echt in de war zijn, omdat het eenvoudiger is alles in realtime uit te spreken in plaats van eindeloos heen en weer te mailen.

Joshita Dodani Hoofd sociale media en influencer-partnerships, DigiOrange

E-mail blijft in de meeste gevallen het efficiëntste communicatiemiddel, maar het is niet zwart-wit. Denk na over welk kanaal in jouw situatie het meest logisch is voordat je er één kiest.

Wanneer moet je van communicatiekanaal wisselen?

Op basis van de bovenstaande gegevens is dit hoe de verschillende communicatiekanalen scoren binnen influencer­marketing in het algemeen:

Onthoud: je zult waarschijnlijk altijd tussen kanalen schakelen om met een influencer te communiceren – vooral wanneer je van outreach naar onboarding gaat. 

Meer dan 83% van de marketeers in onze enquête zei een gesprek met een influencer op het ene platform te zijn begonnen en vervolgens te zijn overgestapt naar een ander. De meeste marketeers gaven aan een gesprek met een creator via DM te starten en daarna over te stappen op e-mail. Agita Matule legt uit hoe dit werkt:

Ik geef de voorkeur aan DM’s omdat ze minder formeel zijn en veel influencers hun e-mail niet vermelden. Als ze instemmen met samenwerking, verplaats ik onze communicatie geleidelijk naar e-mail.

Agita Matule Marketing Team, Wolt

Aan de andere kant kan je outreachstrategie via e-mail beginnen (psst… als je moeite hebt om het e-mailadres van een influencer te vinden, probeer dan de Unlock Email-functie van Modash). Maar als e-mail geen resultaat oplevert, schakel dan over op sociale-media-DM’s, zoals Valerija Somi doet:

Als we een influencer aanvankelijk niet via e-mail kunnen bereiken, proberen we een DM op Instagram. Zodra we daar contact hebben, stappen we meestal over op e-mail, wat voor beide partijen veel handiger is.

Valerija Somi Influencer Manager, Qure Skincare

Michael Todner zegt ook dat het de moeite waard is om via sociale-media-DM’s contact op te nemen als creators je al volgen en met je content interageren.

Als ik weet dat ze bijvoorbeeld op Instagram met onze content interageren, neem ik daar eerst contact op.

Michael Todner Influencer Marketing, Gear4music

In dit geval werken DM’s omdat creators je al in hun feed hebben gezien – je bent een vertrouwde naam op dat platform geworden. Je zult waarschijnlijk meer vooruitgang boeken wanneer je dit outreach­kanaal gebruikt.

Los van outreach is het de moeite waard om na te gaan welk communicatiemiddel je influencer­partners verkiezen. Waar kunnen zij snel reageren? Welke app gebruiken ze het vaakst?

Bekijk daarnaast welk kanaal alle functies heeft die je nodig hebt – zoals bestanden bijvoegen, links sturen, berichten vastpinnen, enzovoort.

Het is ook handig om verschillende communicatiekanalen aan specifieke taken te koppelen. Zo kun je bijvoorbeeld alle afspraken, zoals facturatie en contracten, het beste via e-mail houden zodat je ze eenvoudig kunt traceren en raadplegen. WhatsApp en iMessage werken daarentegen beter voor heen-en-weercommunicatie omdat influencers daar sneller beschikbaar zijn.

Abdullah Khan deelt dat hij van e-mails naar WhatsApp is overgestapt om sneller met zijn creators te communiceren:

Ik begon met e-mail als primair communicatiekanaal om influencers te benaderen. Na verloop van tijd ben ik overgestapt op direct messaging op sociale platforms zoals WhatsApp, of elke app waarop influencers actief zijn en sneller kunnen reageren.

Abdullah Khan Manager Influencer Marketing

Als je een groot team van affiliates of merkambassadeurs beheert, is het ook het overwegen waard om een-op-veel-communicatiekanalen te gebruiken, zoals WhatsApp-/Discord-groepen of Slack-kanalen. Deze kunnen helpen een community te creëren en één bericht tegelijk met meerdere influencer-partners te delen – waardoor je efficiëntie maximaal wordt.

Maar onthoud: dergelijke broadcastkanalen gaan ten koste van personalisatie, dus gebruik ze alleen als je 100% zeker weet dat ze helpen en je relaties met influencers niet schaden.

4 Best practices om communicatiestoringen te voorkomen

1: Volg de communicatiestatus van influencers

Wanneer je met meerdere creators samenwerkt of verschillende campagnes runt, bevindt elke influencer zich in een andere fase van het partnerschap. Houd hun status bij zodat je niet vergeet een influencer die stil is geworden na te jagen of een handtekening onder een contract te krijgen.

De meeste marketeers met wie we spraken gebruiken spreadsheets om de communicatie met influencers te volgen, en dat is een uitstekende (en gratis!) optie. Als je zelf een communicatietracker wilt maken, bekijk dan onze gids over hoe marketeers spreadsheets gebruiken – die bevat ook een gratis template om de status van je influencercollabs bij te houden.

⚡Pro tip: Voeg voor elke influencer een kolom Communicatiekanaal toe als je meerdere communicatiemethoden gebruikt. Zo weten jij en je team waar jullie een influencer moeten benaderen of eerdere gesprekken kunnen terugvinden.

Maar het probleem met spreadsheets is dat ze vatbaar zijn voor menselijke fouten. Als je vergeet ze bij te werken, loop je het risico dat er een lek ontstaat in je hele communicatie­pipeline. Het overkwam Michael Todner:

Meer dan eens zijn er tijdens drukke periodes dingen tussen wal en schip geraakt door onze afhankelijkheid van Google Sheets.

Michael Todner Influencer Marketing, Gear4music

Tracking via spreadsheets is vooral belangrijk wanneer je meerdere communicatiekanalen tegelijk gebruikt – de ene creator kan in de fase „factuur ontvangen” zitten via e-mail; een andere creator was misschien in de „outreach”-fase op Instagram, maar is daarna naar WhatsApp overgestapt.

Het is eenvoudig als je slechts één kanaal gebruikt, maar je zult waarschijnlijk meerdere kanalen inzetten voor influencer­communicatie. En zelfs als je dat niet doet, zal je inbox bij opschalen te vol raken om nog efficiënt te blijven. Fernanda Marques schetst hoe dat er voor haar uitziet:

Ik gebruik voornamelijk spreadsheets om communicatie­stadia, influencerstatus en campagnedetails bij te houden, en ik vertrouw sterk op e-maillabels en -mappen om gesprekken georganiseerd en makkelijk terug te vinden te houden.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

Ze legt verder uit hoe ze nog meer communicatiekanalen inzet:

Ik gebruik ook af en toe WhatsApp of iMessage voor snellere, informelere communicatie met hechtere partners, en Google Calendar om belangrijke follow-ups en publicatiedata bij te houden.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

De oplossing is vertrouwen op software die met je inbox kan integreren – zoals Modash. Het koppelt met je Gmail of Outlook en toont alleen de e-mails tussen jou en je influencer­partners. Er is zelfs een dashboard om notities toe te voegen, het socialprofiel van een influencer te zien en de status van het gesprek te markeren – allemaal in één tabblad.

Met Modash krijg je volledig inzicht in al je influencer­collaboraties zonder informatie uit tien verschillende tabbladen te hoeven halen.

2: Personaliseer met templates

Meer dan 27% van de marketeers in onze enquête zei niet zeker te weten of ze influencer­relaties kunnen opschalen zonder de persoonlijke touch te verliezen.

Om op te schalen heb je automatisering en templates nodig – maar dat betekent niet dat je concessies hoeft te doen aan personalisatie. Personaliseer bijvoorbeeld in je eerste outreach­bericht de onderdelen die over de influencer gaan en maak sjablonen voor de stukken over je merk.

Gebruik waar mogelijk templates om sneller duidelijkere berichten te schrijven. Je hoeft bijvoorbeeld niet elke follow-up op je outreach­berichten te personaliseren – een lichte, standaard herinnering is prima!

Evenzo: als je veel affiliatepartners hebt, maak dan een template met kortingscodes, producten en performance-tracking. Je hoeft dan alleen de links per influencer aan te passen; de rest van het bericht kan hetzelfde blijven.

Je kunt ook een template maken voor je contracten en briefings – vooral voor meerdere influencers in dezelfde campagne.

3: Communicatieverwachtingen vanaf het begin duidelijk maken

Zodra je je communicatiesystemen hebt ingericht, zorg je ervoor dat elke influencer weet waar hij/zij/hen je kan bereiken voor welke vraag. Belangrijk is om het simpel te houden; meer dan drie kanalen per influencer toewijzen is waarschijnlijk te veel.

Een eenvoudig schema dat je kunt volgen is:

• Gebruik externe apps zoals WhatsApp voor de primaire communicatie.
• Gebruik e-mail voor facturatie en contracten.
• Gebruik videocalls op ad-hocbasis wanneer nodig.

Stuur dit schema naar je creator­partners tijdens onboarding, zodat zij weten wat er van hen wordt verwacht qua communicatiekanalen.

Fernanda Marques gaat nog een stap verder met spreadsheets:

Ik zorg ervoor dat ik de volgende stappen, deadlines en verwachtingen in één bericht samenvat om verwarring door heen-en-weer te voorkomen. Ik gebruik ook spreadsheets en trackers die real-time worden bijgewerkt, zodat zowel het merk als de influencer een gedeeld beeld hebben van waar we in het proces staan.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

Als elke influencer­partner duidelijk weet welk kanaal voor welk onderwerp is, voorkom je dat je berichten kwijtraken of genegeerd worden.

4: Pak de telefoon als het nodig is

Ik houd van de flexibiliteit van asynchrone communicatie. Maar soms is dat gewoon niet genoeg. Pak de telefoon wanneer je wilt:

• Een productdemonstratie geven die beter werkt in een 1-op-1-gesprek dan in een Loom-video
• Duidelijkheid bieden over een kwestie die wat heen en weer vereist
• Een gevoelig gesprek voeren

‍Marit Tiesma stelt een maximum van twee e-mails voor: plan een gesprek in als je meer dan twee e-mails moet sturen om de details over welk onderwerp dan ook goed af te stemmen.

Als je meer dan twee e-mails heen en weer stuurt en geen overeenstemming bereikt, bel dan. Dat haalt meestal alle spanning weg. Daarna is alles opgelost omdat je elkaar begrijpt.

Marit Tiesema Sr. KOL/ambassadeurspecialist, Loop Earplugs

Stem- en videocalls zijn ook uitstekend om communicatiestoringen te verminderen en te verifiëren dat alles duidelijk is.

Het medium is net zo belangrijk als de boodschap

Het kiezen van je primaire communicatiekanaal is niet zo eenvoudig als je zou denken, maar het hoeft ook niet ingewikkeld te zijn. Laura Altdorffer vat het prachtig samen:

In mijn tien jaar in deze branche is werkelijk alles misgegaan wat er mis kon gaan, maar gelukkig was het meeste altijd te repareren.

Laura Altdorffer Influencer and Affiliate Manager, iRESTORE Laser

Welke communicatiemethode je ook kiest, wat je niet wilt, is uren besteden aan het doorzoeken van inboxen om interne notities, eerdere afspraken of contractdocumenten terug te vinden. Besteed die waardevolle tijd liever aan het opbouwen van relaties met influencers.

Was er maar een manier om een dashboard te openen met al je notities, influencer­gegevens en bijlagen, zodat je niet langer tussen talloze tabbladen hoeft te pingpongen!

Daar is: Modash Inbox.

Het is een upgrade voor je Gmail of Outlook, waarbij alleen de e-mails van je creator­partners worden getoond – mét hun statistieken en jouw interne notities – allemaal op één plek.

Je kunt nog veel meer – zoals je Shopify-winkel koppelen om producten direct vanuit de tool te schenken of volledige affiliateprogramma’s beheren.

Probeer het zelf: test Modash 14 dagen gratis. En nee, we hebben je creditcardgegevens niet nodig.