We ondervroegen influencer-marketeers en 100% van hen gebruikt nog steeds spreadsheets voor hun werk.

Het opzetten en bijhouden van spreadsheets kost echter veel tijd – gemiddeld vijf uur per week, volgens ons onderzoek. Dat is bijna een volledige werkdag. Oef.

We doken dieper in hoe influencer-marketeers spreadsheets gebruiken en vroegen:

• welke statistieken ze bijhouden
• en hoe ze sheets organiseren voor verschillende campagnes en workflows.
  

En toen… tromgeroffel alsjeblieft… hebben we een handige sjabloon gemaakt die je kunt gebruiken (en hergebruiken!) zonder te hoeven zoeken naar Excel-formules of je af te vragen: “Mis ik een belangrijke kolom?”

In dit artikel deel ik de sjabloon én tips over hoe je vijf van de meest gebruikte spreadsheets in influencer-marketing kunt inzetten en aanpassen.

👉Hier vind je de sjabloon. Haal ’m nu binnen en laat hem openstaan terwijl je dit artikel leest, zodat je hem direct kunt afstemmen op jouw campagnes.

Voordat we de sjabloon gaan aanpassen, staan we eerst stil bij de rol van spreadsheets in influencer-marketing.

Spreadsheets vs. gespecialiseerde influencer-software

Sommige mensen zijn echte spreadsheet-nerds. Anderen haten ze. Met tegenzin of niet, iedereen heeft ze toch. Zelfs wie het geluk heeft een influencer-marketingplatform te gebruiken.

Voor sommige taken kan software spreadsheets volledig vervangen. Hier zijn 3 voorbeelden van taken die Modash doorgaans uit je spreadsheets haalt:

1. Het bijwerken van campagnestatistieken zoals weergaven, code-redempties en engagement. Dat wordt geautomatiseerd, en je campagne-overzicht wordt dagelijks bijgewerkt.

2. Bijhouden wanneer content live gaat en links naar de content. Ook dit wordt geautomatiseerd, en content/URL’s zijn altijd beschikbaar.

3. Influencer-lijsten onderhouden met pipeline-status en relatiegegevens (enz.). Je lijsten worden bijgewerkt terwijl je nieuwe influencers ontdekt, en lichte automatiseringen (zoals de status “outreached” zodra je een e-mail verstuurt) besparen dagelijks klikken.

Dus… waarom hebben mensen dan nog steeds beide? Waarom kan software spreadsheets niet volledig vervangen?

Het komt meestal neer op deelbaarheid en maatwerk.

• Deelbaarheid: iedereen kan gratis toegang krijgen tot een spreadsheet. Geen seat-limieten, geen probleem om informatie buiten het influencer-marketingteam te delen (management, andere social/content-marketeers, enz.).
• Maatwerk: elk bedrijf werkt anders. Houdt andere statistieken bij. Vindt andere zaken belangrijk. Spreadsheets zijn dankzij hun eenvoud extreem aanpasbaar aan ieders behoeften.

Of soms is het natuurlijk helemaal niet beide. Dan zijn het gewoon spreadsheets. Puur omdat er simpelweg geen budget is voor software.

Hoe dan ook… in dit vak is één ding duidelijk. Je hebt een spreadsheet nodig. Laten we dus de 5 belangrijkste use-cases voor spreadsheets in influencer-marketing bekijken, de sjabloon doornemen en de onderzoeksresultaten bespreken.

1. De General-sheet voor de algehele workflow & performance van influencer-campagnes

Meer dan 80% van de influencer-marketeers in ons onderzoek gebruikt spreadsheets om de algemene workflow, voortgang en performancemetrics van campagnes te volgen. Dit is precies wat marketeers bijhouden rond influencer-campagnes:

Met deze spreadsheet krijg je een helikopterview van alle “big rocks” in je influencer-campagnes, zodat je in grote lijnen ziet hoe je inspanningen vorderen.

Kolommen om op te nemen in de General-sheet:

• Influencer-gegevens. Vrij vanzelfsprekend – je hebt hun naam, e-mailadres, socialmediaplatform en engagementrate nodig.
  
  
• Samenwerkingsstatus. Voeg een dropdown toe met de fase van je samenwerking – outreach, onderhandeling, getekend, enzovoort – zodat je eenvoudig kunt filteren op een specifieke groep partnerships.
  
  
• Deliverable-details. Noteer de deliverables die je van de influencer verwacht (Instagram-story, YouTube-video, enz.), de goedkeuringsstatus en publicatiedata. Voeg indien mogelijk ook links naar de live influencer-content toe.
  
  
• Contractdetails. Noteer informatie over gebruiksrechten of andere contractuele bijzonderheden die je wilt onthouden. Als je om gebruiksrechten vraagt, kun je ook links opnemen naar aangepaste influencer-content die je wilt hergebruiken.
  
  
• Basisperformance van de campagne. Voeg enkele kolommen toe over je budget per influencer versus hun performance. Afhankelijk van je campagnes kun je CPM, code-redemptie of brand-awareness-metrics gebruiken.

Influencer-marketingtools volgen vaak al deze overkoepelende metrics, zodat je deze spreadsheet nog sneller kunt vullen!

In Modash krijg je bijvoorbeeld een totaaloverzicht van je campagne-performance – inclusief totale engagement, reacties, impressies, click-through-rates, gegenereerde omzet en meer. Het berekent bovendien de prestaties van al je creators in één tabblad en segmenteert ze per socialmediaplatform.

Als je een General-sheet voor intern gebruik hebt, kan het effectiever zijn om die te vervangen door een tool als Modash voor een helikopterview over al je campagnes.

Maar als je deze cijfers aan stakeholders moet presenteren, verwijder die spreadsheet dan niet! Managers loggen niet in op je influencer-tool alleen voor een snel overzicht van de resultaten.

👉Een voorbeeld van deze sheet vind je in het tabblad “General Campaigns” van onze sjabloon.

Best practices om een General-sheet effectief te gebruiken:

• Voeg niet te veel informatie toe. Het is verleidelijk om alles-en-nog-wat in deze sheet te stoppen, maar dat loopt snel uit de hand. Op z’n minst is het de eeuwigheid die het kost om bij te houden niet waard. Neem alleen de overkoepelende metrics en details op die je regelmatig wilt volgen, en schrap de rest. Je kunt altijd dieper duiken met andere spreadsheets (of tools) als dat nodig is.
  
  
• Gebruik waar mogelijk automatisering en formules. Het mooiste van spreadsheets is dat je formules kunt gebruiken – zelfs over meerdere sheets heen! Als je een paar formules toevoegt zodat sommige kolommen in je algemene tracking-sheet automatisch worden ingevuld, maakt dat je leven een stuk makkelijker.
  
  Stel bijvoorbeeld dat je in Sheet 1 je affiliate-marketing bijhoudt en code-redempties (samen met andere metrics) in cel A1 zet. Dan wil je die data ook laten verschijnen in een kolom van je algemene spreadsheet (Sheet 2). Met een simpele formule “=Sheet1!A1” wordt elke code-redemptie die je in je affiliate-sheet bijwerkt automatisch weergegeven in je general-sheet. Formules FTW!

2. De Recruitment-sheet voor contact-, outreach- en onderhandelingsdetails

Meer dan 80% van de influencer-marketeers gebruikt spreadsheets om recruitmentdetails bij te houden. Dat loopt uiteen van het e-mailadres en de contactstatus van een influencer tot onderhandelingsupdates en meer.

De Recruitment-spreadsheet is ideaal om je influencer-outreach te tracken en te documenteren. Hij helpt ook om eerdere gesprekken terug te vinden en tarieven van creators in de markt bij te houden. Na verloop van tijd kan deze sheet voorspellen hoeveel influencers je voor toekomstige campagnes moet benaderen op basis van je huidige respons- en acceptatiegraad.

Kolommen om op te nemen in de Influencer Recruitment-sheet:

• Influencer-gegevens. Noteer basisinformatie over de creator zoals hun socialmedia-handle, e-mailadres, land en niche. Je kunt dit uitbreiden met gegevens zoals groeisnelheid, engagementrate, publieksinfo, verwachte bereik, enz. – alle data die nuttig is tijdens onderhandelingen of selectie.
  
  
• Contactstatus. Neem de communicatiefase op (pitch verstuurd, afgewezen, in onderhandeling, onder contract, onboarded, gebrieft, enz.) en de datum van het laatste contact. Je kunt ook een dropdown toevoegen om aan te geven of je direct met de influencer communiceert of via een bureau.
  
  
• Prijsdetails. Voeg twee kolommen toe voor geoffreerde tarieven en onderhandelde prijzen om markttrends te volgen en de onderhandelingsruimte te begrijpen.
  

⚡Pro-tip: Pas deze sheet zo veel mogelijk aan op je recruitmentstrategie en algemene merkbehoeften. Als bijvoorbeeld exclusiviteit of locatie belangrijk is voor je selectieproces, voeg dan die kolommen toe.

Influencer Marketing Coordinator Fernanda Marques legt uit waarom zij een kolom voor locatie toevoegt:

Fernanda Marques

Coördinator influencer marketing

Ik houd de locaties van influencers bij omdat we met nicheproducten werken en sommige landen verzendbeperkingen hebben. Zo benaderen we alleen creators die onze producten daadwerkelijk kunnen ontvangen en tonen zonder logistieke problemen.

Als je meer onderdelen wilt automatiseren van je outreachsysteem, kan een influencer-marketingtool helpen. In Modash kun je bijvoorbeeld Gmail of Outlook koppelen en direct vanuit de tool op creators reageren. De tool zoekt ook het e-mailadres van de creator voor je op en bewaart de volledige relatiestatus – laatste contactdatum, influencerprofiel, notities enzovoort.

Je vergeet nooit meer een follow-up omdat je met tags de samenwerkingsstatus per influencer kunt organiseren.  

👉Een voorbeeld van deze sheet vind je in het tabblad “Contact/Outreach Progress” van onze sjabloon.

Best practices voor een effectieve Recruitment-sheet:

• Voeg een notitie-kolom toe. Noteer alles wat je kan helpen om je outreach te personaliseren of om belangrijke details over die influencer vast te leggen.
  
  
• Gebruik dropdownlabels om influencers te categoriseren. Werk je met creators uit verschillende niches of met uiteenlopende publieksgroottes, of doe je outreach voor meerdere campagnes tegelijk, voeg dan een kolom toe om creators eenvoudig te labelen. (Veel influencer-tools bieden deze optie ook, als je er een gebruikt.)
  
  
• Stel automatische herinneringen in voor follow-ups. Het grootste voordeel van het tracken van je outreach is dat je eraan wordt herinnerd om op te volgen. Zet herinneringen in je agenda of takenapp op basis van de data die je in deze spreadsheet zet. Vergeet alleen niet deze kolom altijd nauwkeurig bij te werken!

3. De Content-sheet voor deliverables, KPI’s & gebruiksrechten

Bovenaan adviseerden we een General-sheet voor een overzicht van je content en gebruiksrechten. Met de Content-sheet kun je dieper ingaan op de metrics van elke campagne. In ons onderzoek gebruikt meer dan 85% van de marketeers deze spreadsheet; dit is wat zij erin bijhouden:

Door influencer-content, de prestaties en de algehele ROI te tracken, ontdek je patronen in wat het beste werkt voor je merk zodat je de resultaten kunt herhalen. Deze sheet is ook handig bij crossfunctioneel werken, omdat je iedereen toegang kunt geven tot live influencer-content met details over gebruiksrechten.

Kolommen om op te nemen in de Content-sheet:

• Deliverable-details. Neem het contentplatform, de exacte deliverables (bijv. 1 Instagram Reel en 3 Stories), goedkeuringsdatum en publicatiedatum op.
  
  
• Content-performance. Voeg je KPI’s toe zoals totale impressies, likes, reacties, click-through-rates, code-redempties, enz.
  
  
• Details gebruiksrechten. Voeg kolommen toe over wanneer een gebruiksrecht start en eindigt, hoeveel je ervoor hebt betaald, enz. Voeg indien mogelijk ook de link toe naar je overeenkomst voor gebruiksrechten.
  
  
• Belangrijke links. Voeg links toe naar live influencer-content, aangepaste creator-content en alle andere bestanden die je nodig vindt. Gebruik je influencer-content als advertentie, voeg dan een link toe naar de paid-media-sheet waar je de performance van die assets trackt.
  

Als je meerdere producten promoot of experimenteert met boodschappen of aanbiedingen, is het verstandig die hier ook te tracken. Fernanda Marques legt uit waarom dit belangrijk is:

Fernanda Marques

Coördinator influencer marketing

Ik houd bij welk specifiek product elke influencer promoot en welke aanbieding ze communiceren. Zo sluiten de juiste boodschap, het juiste product en de juiste promotie op elkaar aan, wat helpt consistentie te behouden en de impact van verschillende aanbiedingen te meten.

Hoe nuttig ook, het verzamelen van live influencer-content (van meerdere creators!) en het toevoegen van die links aan je spreadsheet is omslachtig. Influencer-marketingsoftware kan dit eenvoudig automatiseren – zelfs voor Instagram Stories met Modash.

En je hoeft geen Excel-formules te leren, want Modash maakt voor elke creator unieke codes of UTM-links en meet hoeveel conversies ze opleveren!

In plaats van te wisselen tussen social platformen, calculators en spreadsheets kun je je richten op de kwaliteit van influencer-content en inzetten op wat werkt.

👉Een voorbeeld van deze sheet vind je in het tabblad “Content & Usage Rights” van onze sjabloon.

Best practices om een Content-sheet effectief te gebruiken:

• Maak een aparte sheet voor gebruiksrechten als je dit vaak doet. Vraag je vaak gebruiksrechten aan bij veel influencers of voor verschillende soorten content, dan is het verstandig die gegevens in een aparte sheet bij te houden. Zo kun je zien hoeveel je gezamenlijk betaalt voor gebruiksrechten, data beter volgen en de performance van hergebruikte creator-content beoordelen.
  
  
• Maak deze sheet toegankelijk voor aangrenzende teams. Zorg dat je informatie (vooral data voor gebruiksrechten) zo structureert dat iedereen die eenvoudig kan terugvinden en begrijpen.
  
  
• Laat aangrenzende teams relevante metrics invullen. Dat is een snelle manier om de prestaties van een specifieke influencer te beoordelen. Wil je bijvoorbeeld de ROAS weten van hergebruikte influencer-content, voeg dan een kolom toe en laat je team het bijbehorende advertentiebudget invullen. Deze data is ook nuttig om te delen met je influencer-partners zodat zij hun prestaties kunnen begrijpen en verbeteren.

4. De Gifting-sheet voor gifting-campagnes

Influencer-marketeers gebruiken vaak een aparte sheet voor gifting-campagnes – 71% van de respondenten in ons onderzoek volgt deze los van hun betaalde campagnes.

Waarom? Het tracken van gifting-campagnes vraagt namelijk vaak om extra componenten zoals productwaarde, verzending en organische merkvermeldingen (bij no-strings-attached deals). Cheyanne Pettyjohn, Director of Influencer Marketing bij Rookie Wellness, licht toe:

Cheyanne Pettyjohn

Director of Influencer Marketing, Rookie Wellness

Gifting-campagnes hebben één component, terwijl betaalde campagnes complexer zijn en meer velden of specificaties kunnen hebben die allemaal nauwgezet moeten worden gevolgd.

Dit is wat marketeers in hun Gifting-spreadsheets bijhouden:

Als je af en toe een klein gifting-programma draait, kun je die data samenvoegen met al je andere campagnes. Maar als je giftingstrategie doorlopend, langlopend of grootschalig is, kun je het beter een eigen sheet geven – dat voorkomt verwarring en helpt je de resultaten scherper te volgen.

Kolommen om op te nemen in de Gifting-sheet:

• Influencerinformatie. Begin met enkele kolommen voor essentiële details zoals socialmedia-handle, engagementrate, e-mailadres, verwacht bereik, enz. In deze spreadsheet heb je ook hun adres en verzendinformatie nodig (zoals bijkomende belasting).
  
  
• Productinformatie. Noteer details over de producten die je weggeeft – hun geldwaarde, trackingnummer en zendingstrackinglinks.
  
  
• Content-performance. Houd bij of de influencer content heeft gepost over de gifted producten. Zo ja, voeg de publicatielink toe. Als je ook unieke codes of UTM-links hebt verstrekt, monitor dan ook hun performance. Anders kun je brand-awareness-metrics zoals likes, reacties, shares enz. bijhouden.

Deze spreadsheet is eenvoudiger bij te houden als je ook een influencer-marketingtool gebruikt die een catalogus van je producten maakt en ze verstuurt. In Modash kun je beide eenvoudig doen. Daarnaast kun je een link maken die de influencer 100% korting geeft om zelf een product te kiezen – jij houdt volledige controle over de catalogus zodat geen influencer de maximale productwaarde overschrijdt.

Influencer-software verzamelt ook automatisch de influencer-content uit je gifting-campagnes. Zelfs als je een no-strings-attached aanpak hanteert (zonder te traceren hashtags), volgt de Event Mode in Modash elk stukje content dat een influencer tijdens de campagne deelt. Je kunt de content voor jouw merk eruit filteren en de performance meten.

👉Een voorbeeld van deze sheet staat in het tabblad “Gifting Tracking” van onze sjabloon.

Best practices om een Gifting-sheet effectief te gebruiken:

• Vraag om productfeedback en zet die in de sheet. Influencer-gifting is vaak een uitstekende manier om eerlijke feedback over je product te krijgen. Door deze feedback in je sheet te zetten, help je je productontwikkeling, sales- en marketingteams. Je kunt ook een kolom toevoegen om het algemene publieksentiment in de reacties op posts over je product vast te leggen.
  
  
• Volg follow-ups. Voeg een kolom toe om bij te houden hoe vaak je hebt opgevolgd en wanneer het laatste contact was. Door dit bij te houden word je herinnerd aan opvolging, wat je respons- en acceptatiegraad verbetert.
  
  
• Noteer of de relatie is voortgezet. Wil je een eenmalige gifting-collab omzetten in een langdurige samenwerking, houd dan bij welke influencerrelaties na de eerste post zijn doorgegaan. 

5. De Affiliate-sheet voor het tracken van affiliate-campagnes

Net als bij gifting wil je je affiliate-campagnes met influencers misschien apart volgen van je betaalde partnerships. Zo kun je focussen op de affiliate-impact zonder dat die verloren gaat in een algemene spreadsheet.

Dat gezegd hebbende, heb je deze spreadsheet niet nodig als je geen groot affiliate-programma hebt of als alle betaalde partnerships al een affiliate-code of ‑link bevatten.

Kolommen om op te nemen in de Affiliate-sheet:

• Influencer-gegevens. Noteer basisgegevens van de influencer zoals locatie, socialmedia-handle, platform, e-mail en totaal aantal volgers.
  
  
• Conversiedetails. Voeg unieke kortingscodes of UTM-links van influencers toe zodat je die gemakkelijk kunt terugvinden.
  
  
• Verkoop- en ROI-details. Neem tot slot verkoopgegevens op – aantal code-redempties of klikken, totale uitbetaling, omzet en ROI.

Influencer-tools helpen je bovenstaande data te verzamelen en te organiseren, zodat je deze spreadsheet nauwkeuriger en sneller kunt bijhouden. In Modash kun je bijvoorbeeld unieke couponcodes en kortingslinks genereren om de prestaties van een affiliate te volgen. Je kunt influencers zelfs in verschillende commissieniveaus indelen (als dat onderdeel is van je programma) om je best presterende creators te belonen.

Met influencer-tools zoals Modash hoef je niet meer handmatig bij te houden hoeveel omzet een creator heeft binnengebracht en hoeveel commissie je verschuldigd bent – dat is volledig geautomatiseerd, zodat jij je kunt richten op het versterken van relaties en verbeteren van content.

👉Een voorbeeld van deze sheet vind je in het tabblad “Affiliate Tracking” van onze sjabloon.

Best practices om een Affiliate-sheet effectief te gebruiken:

• Voeg productdetails toe. Het kan zinvol zijn om bij te houden welke producten de meeste sales opleveren via influencer-affiliates, vooral als je er veel promoot via creator-samenwerkingen.
  
  
• Verdeel sales over tijdsperioden. Een creator kan op bepaalde momenten in het jaar (bijv. feestdagen) meer verkopen. Heb je langdurige affiliate-samenwerkingen, splits de sales per influencer dan per kwartaal of maand. Zo kun je ook bepalen of je in het laagseizoen een hogere korting moet geven om conversies te verhogen.
  
  
• Neem details over content-hergebruik op (indien relevant). Gebruik je content van een affiliate in andere marketingassets, voeg dan een kolom toe om die details vast te leggen. Zo kun je de bredere impact van affiliates analyseren, voorbij directe conversies.

Influencer-marketingtools laten jou (en je spreadsheets) meer doen

De bescheiden spreadsheet blijft een krachtpatser voor je bedrijf: hij helpt je je werk te tracken en de totale impact van influencer-marketing te meten. Maar we weten allemaal dat spreadsheets ook taai kunnen zijn om te maken, te onderhouden en door te bladeren.

Gelukkig kan influencer-software zoals Modash een groot deel van dat kluswerk wegnemen. Voor interne communicatie en influencer-discoverie kun je spreadsheets zelfs helemaal vaarwel zeggen. Voor andere taken kun je met Modash de datacollectie automatiseren en die vervolgens in je eigen sheets zetten.

Zelf ervaren? Probeer Modash 14 dagen gratis. Je hebt er niet eens een creditcard voor nodig.