O tempo que você passa na caixa de entrada está sabotando a sua carreira – e não só porque é exaustivo.

Sim, acompanhar os horários de trabalho malucos dos criadores, o quarto e-mail de lembrete e o interminável copia-e-cola entre briefings, contratos e a sua caixa de entrada é brutal.

Mas qual é o verdadeiro custo desse trabalho mecânico? É o que você não está fazendo enquanto está soterrado sob todo o caos. 

Você não tem tempo para propor ideias de campanha, construir relacionamentos de verdade ou analisar o que funcionou no último trimestre. Pior ainda: você nem sequer tem tempo para elaborar estratégias, porque não consegue sequer respirar.

O marketing de influenciadores é um negócio baseado em relacionamentos, por isso faz sentido que os profissionais passem, em média, mais de 16 horas por semana se comunicando com influenciadores.

Vamos detalhar isso ainda mais. Em média, os profissionais de marketing estão enviando 25 mensagens para cada influenciador individual ao longo de toda a colaboração.

Tudo bem se você estiver gerenciando 10 influenciadores – ainda são 250 mensagens, mas, no fim das contas, é possível. 

O que acontece quando você quer escalar e está gerindo 50 influenciadores? 100? E depois?

Conversar com os criadores é uma grande parte do trabalho. Mas passar dois dias inteiros por semana na sua caixa de entrada (ou DMs, ou WhatsApp, ou onde for) vai realmente construir esses relacionamentos? Quanto dessa troca interminável de e-mails serve para se conectar com o criador e quanto é apenas logística?

Pergunte a si mesmo: todo esse vai-e-vem na comunicação é apenas um mal necessário no seu fluxo de trabalho? Ou está, em última instância, prejudicando exatamente os relacionamentos que você se esforça tanto para construir?

Eu perguntei a 37 profissionais de marketing como eles se comunicam com criadores. Depois de analisar os números e estudar as respostas, uma coisa ficou clara:

Quando a comunicação falha, os relacionamentos desmoronam.

E quando os relacionamentos desmoronam, sua capacidade de escalar também:

• Os criadores deixam de responder.
• As agências não o priorizam.
• Sua equipe gasta tempo precioso gerenciando o caos em vez de construir campanhas.

Ainda pior? Uma falha de comunicação prejudica justamente aquilo que constrói marcas: a consistência.

O que acontece quando a comunicação falha

Mais do que uma música do Led Zeppelin, a falha de comunicação tem consequências reais – mais de 60% dos entrevistados me disseram que os gargalos de comunicação prejudicaram seus relacionamentos com influenciadores. 

Mas como é um gargalo de comunicação? Como ele começa?

A comunicação tende a falhar em uma das seguintes áreas:

• Sequências longas e confusas de e-mails nas quais detalhes passam despercebidos
• Respostas atrasadas e a necessidade de cobrar – de ambos os lados
• Confundir detalhes ou enviar informações erradas para a pessoa errada
• E a favorita de todos: ghosting

Fernanda Marques tem experiência em primeira mão com esses gargalos de comunicação, dizendo que é difícil manter os detalhes cruciais em ordem quando longas cadeias de e-mails não são claras. 

Gargalos na comunicação afetaram relacionamentos quando mensagens se perdem em caixas de entrada congestionadas ou quando as respostas de qualquer lado atrasam, especialmente em fases cruciais como envio de produto, confirmação de prazos ou ajustes de conteúdo de última hora.

Fernanda Marques\n Coordenadora de Influencer Marketing

Ela continua dizendo que isso cria atrito, impactando a forma como o influenciador vê sua marca.

Em alguns casos, os influenciadores sentiram-se negligenciados ou inseguros sobre os próximos passos, o que gerou tensão desnecessária e até levou ao cancelamento de colaborações. Ferramentas mais claras e uma comunicação mais rápida poderiam ter evitado esses problemas.

Fernanda Marques\n Coordenadora de Influencer Marketing

Detalhes perdidos e respostas atrasadas tornam necessários acompanhamentos repetidos – e isso é exaustivo. Ninguém tem tempo para isso. 

O que os gargalos de comunicação estão lhe custando

A verdadeira pergunta é: se você está gastando tempo demais gerenciando a caixa de entrada, o que poderia estar fazendo em vez disso?

Francamente, as partes divertidas de ser um profissional de marketing de influenciadores: aprofundar relacionamentos com os criadores com quem você trabalha, dedicar mais criatividade às campanhas e mergulhar nos dados para ver o que realmente está ressoando.

Sabe, os motivos pelos quais você entrou nesse negócio em primeiro lugar.

Para Joshita Dodani, ela usaria esse tempo para analisar campanhas anteriores em busca de insights. 

Se eu reduzisse toda essa comunicação de vai-e-vem, certamente gastaria mais tempo descobrindo quais histórias realmente conectam com nosso público e mergulhando nos dados. Hoje, muito tempo é consumido acertando detalhes com os influenciadores.

Joshita Dodani\n Chefe de Redes Sociais e Parcerias com Influenciadores, DigiOrange

Fernanda, por outro lado, escolheria usar esse tempo para exercitar sua criatividade.

Eu adoraria passar mais tempo identificando os criadores certos, elaborando ângulos de campanha inovadores, analisando o desempenho para otimizar iniciativas futuras e nutrindo parcerias de longo prazo – tudo isso realmente eleva o impacto do marketing de influenciadores, mas muitas vezes fica de lado por causa do tempo gasto gerenciando logística e follow-ups.

Fernanda Marques\n Coordenadora de Influencer Marketing

E, de forma quase contra-intuitiva, focar menos no vai-e-vem ajudaria os profissionais a construir melhores relacionamentos com seus influenciadores. Cheyanne Pettyjohn concorda, dizendo que dedicaria mais tempo a fortalecer seus relacionamentos. 

O que realmente está tomando mais tempo – e deveria?

Perguntei aos profissionais de marketing de influenciadores quais etapas de comunicação levam mais tempo – e mais de 67% dos profissionais de marketing classificaram o briefing (e a contribuição criativa) como a etapa que mais consome tempo, seguida de perto por negociações formais e aprovação de conteúdo, respectivamente.

E nem todas as colaborações são iguais: três em cada quatro dos profissionais de marketing que entrevistamos disseram que dedicariam mais tempo a essas etapas, dependendo da qualidade do influenciador com quem estão trabalhando. 

Quais outros fatores indicam mais comunicação de vai-e-vem?

• Se o influenciador tem uma comunidade ou seguidores maiores, ou se o valor investido é maior, você precisará acertar os detalhes e envolver mais pessoas (agentes, jurídico etc.).
• Se você nunca trabalhou com essa pessoa, precisará dedicar mais tempo para integrá-la em comparação a um influenciador com quem já está acostumado a trabalhar.

E os entrevistados estão fazendo isso da maneira certa: briefing, contribuição criativa e negociações formais são precisamente as tarefas nas quais você deveria gastar mais tempo. 

Sim, é do seu interesse capacitar o influenciador com o contexto e o feedback de que ele precisa para criar conteúdo que ressoe com seu público.

Sim, você deve construir confiança com o influenciador durante as negociações formais, pois isso fomentará uma relação sólida.

Se essas coisas levam mais tempo, tudo bem – é assim mesmo que deve ser! Afinal, a pessoa com quem você está se comunicando vai representar sua marca. 

As outras tarefas, porém? Talvez não demorem muito individualmente, mas somam-se a um enorme gasto de tempo. E é assim que elas se tornam gargalos.

Como os profissionais estão realmente eliminando gargalos de comunicação

Vamos focar nos gargalos de comunicação que tiram tempo da construção de relacionamentos. Se suas mensagens não estão ajudando a construir relacionamentos com influenciadores, então sua comunicação está fundamentalmente falha. 

Perguntei aos profissionais de marketing como eles removem quaisquer gargalos antes que aconteçam, e eles compartilharam algumas verdades duras. 

1. Elimine os gargalos que vêm *de você*

É fácil dizer que você vai “se organizar” ou “ser uma versão melhor de si mesmo no trabalho”. Mas como isso se parece na prática?

Primeiro, olhe para seus processos internos. O que pode atrasar uma colaboração do seu lado?

Noor Ahmed sugere obter pré-aprovações para o conteúdo que você encomenda, o orçamento que pode usar e o briefing que vai enviar. Certifique-se de que você tenha a autonomia para agir o mais rápido possível e tomar suas próprias decisões. 

Athira Aravind recomenda usar uma checklist para ajudar a evitar armadilhas comuns:

Com o tempo, você perceberá que as falhas de comunicação geralmente surgem dos mesmos problemas recorrentes. Depois de conhecer os padrões, você pode antecipá-los facilmente com diretrizes detalhadas, mensagens fixadas e lembretes repetidos.

Athira Avarind Gerente de Parcerias de Marca e Influenciadores, Mahina

2. Priorize a clareza desde o início – e seja exaustivo nisso

Provavelmente não é a sua primeira experiência. Você conhece as perguntas que costuma receber, o que os influenciadores tendem a esquecer e quais detalhes geralmente são negligenciados.

Então, como contornar isso? Antecipe. Responda às perguntas que você sabe que eles vão fazer antes mesmo de serem feitas.

Lee Drysdale afirma que tentam se antecipar a tudo o que um influenciador possa querer saber logo no início do relacionamento:

Eu sempre tento abordar as partes mais importantes nos primeiros e-mails. Fazer uma chamada depois de enviar o briefing também ajuda.

Lee Drysdale Executivo Sênior de Influenciadores e Afiliados, Argento

Antecipar essas perguntas e ser exaustivamente transparente sobre a forma como você trabalha vai suavizar quaisquer possíveis atritos de comunicação antes mesmo de acontecerem.

3. Padronize o que puder, personalize o que for necessário

Você não pode – nem deve – fazer tudo manualmente. Um ótimo modelo de outreach pode economizar minutos nessas tarefas mecânicas, e esses minutos se acumulam. 

Valerija Somi usa uma abordagem híbrida entre padronizar e personalizar seu outreach. 

Embora tenhamos um modelo de abordagem, sempre personalizamos o primeiro e-mail. Nós acessamos as redes sociais do influenciador, verificamos seu conteúdo e avaliamos como ele se encaixa na nossa marca e como o tipo de conteúdo dele atende às nossas necessidades, para então personalizar nossa abordagem.

Valerija Somi Gerente de Influenciadores, Qure Skincare

Embora você deva personalizar a primeira mensagem, não perca tempo escrevendo sonetos nos seus follow-ups – os modelos dão conta. Às vezes, basta um lembrete rápido para obter uma resposta.

E a padronização não se limita à abordagem inicial. Você também pode padronizar partes dos seus contratos, especialmente se estiver trabalhando com vários influenciadores no mesmo tipo de campanha. Se possível, trabalhe com sua equipe jurídica para deixar certas seções prontas para suas campanhas; assim, acertar os detalhes será muito mais rápido. 

Considere também padronizar seus briefings – especialmente tudo o que estiver relacionado a uma campanha maior, à sua marca, moodboards e outros aspectos que não necessariamente mudarão de um influenciador para outro. 

Leslie Belen fornece aos seus influenciadores tudo de que precisam para criar seu conteúdo logo de início – e grande parte disso pode ser padronizada e reutilizada em diferentes colaborações. 

Nossa melhor tática é fornecer um briefing claro e visual desde o início — incluindo moodboards, conteúdos de referência, cronogramas e principais “fazer e não fazer” — para reduzir o vai-e-vem e garantir que todos estejam alinhados desde o começo.

Leslie Belen Assistente virtual de busca e outreach de influencers

4. Saiba quando é hora de pegar o telefone

Para meus leitores millennials, vou precisar que coloquem a ansiedade de telefonar numa caixinha por um instante.

E-mail e comunicação assíncrona são convenientes. Mas se algo não estiver claro, ou se você precisar acertar detalhes em um formato em que o tom não esteja sujeito a interpretações exageradas, saber quando pegar o telefone pode economizar tempo – e possivelmente seu relacionamento com um influenciador ou agente. 

Kat LaFata diz que pegar o telefone para discutir briefings é uma ótima maneira de reduzir gargalos em potencial. Damini Gulati concorda, relatando que usa ligações telefônicas como oportunidades para verificar novamente se tudo está claro. 

Para Greta Zacchetti, quando emoções estão envolvidas, uma ligação é a melhor opção. 

Estabelecer plataformas de comunicação é fundamental: WhatsApp para troca rápida, e-mails para comunicação mais formal e telefonemas para conversas mais emotivas.

Greta Zacchetti\n Gerente de Influencer Marketing, foodspring

O e-mail pode ser o seu canal de comunicação preferido – afinal, no mundo corporativo isso é padrão. Mas os influenciadores muitas vezes não são nada corporativos. A melhor maneira de alcançá-los pode ser em outro lugar. 

E, assim como saber quando fazer uma ligação, saber quando trocar o e-mail por um canal de comunicação mais imediato também ajudará você a agir mais rápido, como faz a Fernanda:

Quando possível, transfiro a conversa para canais mais rápidos (como iMessage ou WhatsApp) com influenciadores com quem trabalho com frequência, o que nos ajuda a evitar atrasos causados pelo excesso de e-mails.

Fernanda Marques\n Coordenadora de Influencer Marketing

5. Defina expectativas de comunicação desde o início

Repita comigo: influenciadores não são necessariamente experientes no mundo corporativo.

Eles nem sempre terão as mesmas expectativas sobre como deve ser a comunicação ou o que é “profissional”. (Não há nada de errado nisso.)

Portanto, desde o início da relação, alinhe-se com eles definindo suas expectativas sobre comunicação profissional.

Fernanda chega a criar uma planilha compartilhada para evitar possíveis mal-entendidos.

Eu me certifico de resumir próximos passos, prazos e expectativas em uma única mensagem para evitar confusões de vai-e-vem. Também uso planilhas e rastreadores atualizados em tempo real para que tanto a marca quanto o influenciador tenham uma compreensão compartilhada de onde estamos no processo.

Fernanda Marques\n Coordenadora de Influencer Marketing

Outra ideia: trate sua comunicação como vendas.

Pare de chiar. É para o seu próprio bem.

No fim de uma chamada de vendas, você concorda com o próximo passo antes de desligar. (Caso contrário, o prospect desaparece no abismo e nunca mais se ouve falar dele.) 

Você pode fazer o mesmo como profissional de marketing de influenciadores, e Matheus Ribeiro sugere dar aos criadores um CTA ou uma ação como próximo passo. É provável que essa tarefa os mantenha engajados com você, para que não fiquem “frios”. 

Problemas de fluxo de trabalho: onde o seu processo está atrapalhando

Muitos desses gargalos remetem a uma coisa: o fluxo de trabalho.

Quando pedi a 37 profissionais para descrever seu fluxo de trabalho atual em uma palavra, apenas cinco disseram “organizado”.

Cinco. 

Em vez disso, a maioria das respostas foi alguma variação de:

"Ineficiente. Manual. Cru. Fragmentado. Avassalador. Demorado.”

Eu também sou profissional de marketing, então entendo. Estou tentando (e falhando) atingir a Caixa de Entrada Zero há 10 anos. Nossas caixas de entrada são puro caos. Você sabe disso. Eu sei. É hora de aceitar esse fato – assim como aceitamos as abas e planilhas de apoio emocional. É apenas parte do ofício.

Muitos profissionais me disseram que os maiores gargalos de comunicação são impactados pelo fluxo de trabalho que nós mesmos implantamos.

E se você pudesse:

• Filtrar sua caixa de entrada para ver apenas os e-mails entre você e seus influenciadores?
• Ter um painel onde pudesse ver todas as suas anotações para personalizar a mensagem em real time sem precisar abrir (de novo, mais) abas com as redes sociais dos influenciadores?

Na verdade, você pode fazer tudo isso no Modash. 

A caixa de entrada do Modash não é mais uma caixa de entrada para gerenciar – é o seu Gmail ou Outlook, só que melhor. Ela se integra à sua caixa de entrada existente e reprioriza seus e-mails para que você veja apenas as mensagens com influenciadores.

Você sabe, em vez de ficar procurando entre conversas importantes e solicitações do seu gerente sobre capas de relatórios TPS.

E mais: para ajudá-lo a manter tudo organizado, cada conversa com um influenciador exibe automaticamente o perfil dele, para que você tenha uma visão geral de suas métricas, posts recentes e patrocinados e quaisquer anotações que tenha feito sobre esse criador e sua colaboração.

Tudo bem. Você pode abandonar aquela planilha.

Além disso, você pode usar a mesma plataforma para analisar as métricas de um influenciador, enviar automaticamente produtos de presente da sua loja Shopify e até configurar e gerenciar programas de afiliados completos. Isso economiza pelo menos 10 abas de uma vez.

Mas não acredite só na minha palavra. Você pode testar a caixa de entrada do Modash gratuitamente por 14 dias (e nem pedimos cartão de crédito).