O tempo que você passa na caixa de entrada está sabotando a sua carreira – e não só porque é exaustivo.

Sim, acompanhar os horários de trabalho malucos dos criadores, o quarto e-mail de lembrete e o interminável copia-e-cola entre briefings, contratos e a sua caixa de entrada é brutal.

Mas qual é o verdadeiro custo desse trabalho mecânico? É aquilo que você deixa de fazer enquanto está soterrado em meio a todo esse caos.

Você não tem tempo para propor ideias de campanha, construir relacionamentos de verdade ou analisar o que funcionou no último trimestre. Pior ainda: você nem sequer tem tempo para elaborar estratégias, porque não consegue sequer respirar.

O marketing de influenciadores é um negócio baseado em relacionamentos, por isso faz sentido que os profissionais passem, em média, mais de 16 horas por semana se comunicando com influenciadores.

Vamos detalhar isso ainda mais. Em média, os profissionais enviam 25 mensagens para cada influenciador ao longo de uma colaboração.

Tudo bem se você estiver gerindo 10 influenciadores – ainda são 250 mensagens, mas, no fim das contas, é exequível. 

O que acontece quando você quer escalar e está gerindo 50 influenciadores? 100? E depois?

Conversar com os criadores é uma grande parte do trabalho. Mas passar dois dias inteiros por semana na sua caixa de entrada (ou DMs, ou WhatsApp, ou onde for) vai realmente construir esses relacionamentos? Quanto dessa troca interminável de e-mails serve para se conectar com o criador e quanto é apenas logística?

Pergunte a si mesmo: todo esse vai-e-vem na comunicação é apenas um mal necessário no seu fluxo de trabalho? Ou está, em última instância, prejudicando exatamente os relacionamentos que você se esforça tanto para construir?

Eu perguntei a 37 profissionais de marketing como eles se comunicam com criadores. Depois de analisar os números e estudar as respostas, uma coisa ficou clara:

Quando a comunicação falha, os relacionamentos desmoronam.

E quando os relacionamentos desmoronam, sua capacidade de escalar também:

• Os criadores deixam de responder.
• As agências não o priorizam.
• Sua equipe gasta tempo precioso gerenciando o caos em vez de construir campanhas.

Ainda pior? Uma falha de comunicação prejudica justamente aquilo que constrói marcas: a consistência.

O que acontece quando a comunicação falha

Mais do que uma música do Led Zeppelin, o colapso da comunicação tem consequências reais – mais de 60% dos entrevistados disseram que os gargalos de comunicação prejudicaram seus relacionamentos com influenciadores. 

Mas como é um gargalo de comunicação? Como ele começa?

A comunicação tende a falhar em uma das seguintes áreas:

• Sequências longas e confusas de e-mails nas quais detalhes passam despercebidos
• Respostas atrasadas e a necessidade de cobrar – de ambos os lados
• Confundir detalhes ou enviar informações erradas para a pessoa errada
• E a favorita de todos: ghosting

Fernanda Marques tem experiência em primeira mão com esses gargalos de comunicação e diz que é difícil manter os detalhes cruciais em ordem quando as longas cadeias de e-mail não são claras. 

Fernanda Marques

Coordenadora de Marketing de Influenciadores

Gargalos na comunicação afetaram relacionamentos quando mensagens se perdem em caixas de entrada congestionadas ou quando as respostas de qualquer lado atrasam, especialmente em fases cruciais como envio de produto, confirmação de prazos ou ajustes de conteúdo de última hora.

Ela continua dizendo que isso cria atrito, impactando a forma como o influenciador vê sua marca.

Fernanda Marques

Coordenadora de Marketing de Influenciadores

Em alguns casos, os influenciadores sentiram-se negligenciados ou inseguros sobre os próximos passos, o que gerou tensão desnecessária e até levou ao cancelamento de colaborações. Ferramentas mais claras e uma comunicação mais rápida poderiam ter evitado esses problemas.

Detalhes perdidos e respostas atrasadas exigem acompanhamentos repetidos – e isso é exaustivo. Ninguém tem tempo para isso. 

O que os gargalos de comunicação estão lhe custando

A verdadeira pergunta é: se você está gastando tempo demais gerenciando a caixa de entrada, o que poderia estar fazendo em vez disso?

Francamente, as partes divertidas de ser um profissional de marketing de influenciadores: aprofundar relacionamentos com os criadores com quem você trabalha, dedicar mais criatividade às campanhas e mergulhar nos dados para ver o que realmente está ressoando.

Sabe, os motivos pelos quais você entrou nesse negócio em primeiro lugar.

Para Joshita Dodani, ela usaria esse tempo para analisar campanhas anteriores em busca de insights. 

Joshita Dodani

Head de Mídias Sociais e Parcerias com Influenciadores, DigiOrange

Se eu reduzisse toda essa comunicação de vai-e-vem, certamente gastaria mais tempo descobrindo quais histórias realmente conectam com nosso público e mergulhando nos dados. Hoje, muito tempo é consumido acertando detalhes com os influenciadores.

Fernanda, por outro lado, escolheria usar esse tempo para exercitar sua criatividade.

Fernanda Marques

Coordenadora de Marketing de Influenciadores

Eu adoraria passar mais tempo identificando os criadores certos, elaborando ângulos de campanha inovadores, analisando o desempenho para otimizar iniciativas futuras e nutrindo parcerias de longo prazo – tudo isso realmente eleva o impacto do marketing de influenciadores, mas muitas vezes fica de lado por causa do tempo gasto gerenciando logística e follow-ups.

E, de forma quase contra-intuitiva, focar menos no vai-e-vem ajudaria os profissionais a construir melhores relacionamentos com seus influenciadores. Cheyanne Pettyjohn concorda, dizendo que dedicaria mais tempo a fortalecer seus relacionamentos. 

O que realmente está tomando mais tempo – e deveria?

Perguntei a profissionais de marketing de influenciadores quais etapas de comunicação levam mais tempo – e mais de 67% classificaram o briefing (e contribuições criativas) como a etapa mais demorada, seguida de perto por negociações formais e aprovação de conteúdo.

E nem todas as colaborações são iguais: três em cada quatro profissionais que entrevistamos disseram que dedicariam mais tempo a essas etapas dependendo da qualidade do influenciador com quem estão trabalhando. 

Quais outros fatores indicam mais comunicação de vai-e-vem?

• Se o influenciador tem uma comunidade ou seguidores maiores, ou se o valor investido é maior, você precisará acertar os detalhes e envolver mais pessoas (agentes, jurídico etc.).
• Se você nunca trabalhou com essa pessoa, precisará dedicar mais tempo para integrá-la em comparação a um influenciador com quem já está acostumado a trabalhar.

E os entrevistados estão fazendo certo: briefing, contribuições criativas e negociações formais são exatamente as tarefas nas quais você deve gastar mais tempo.

Sim, é do seu interesse capacitar o influenciador com o contexto e o feedback de que ele precisa para criar conteúdo que ressoe com seu público.

Sim, você deve construir confiança com o influenciador durante as negociações formais, pois isso fomentará uma relação sólida.

Se essas coisas levarem mais tempo, tudo bem – é assim mesmo! Afinal, a pessoa com quem você está se comunicando vai representar sua marca. 

As outras tarefas, porém? Talvez não demorem muito individualmente, mas somam-se a um enorme gasto de tempo. E é assim que elas se tornam gargalos.

Como os profissionais estão realmente eliminando gargalos de comunicação

Vamos nos concentrar nos gargalos de comunicação que prejudicam a construção de relacionamentos. Se suas mensagens não estão ajudando a construir relacionamentos com influenciadores, então sua comunicação está fundamentalmente falha. 

Perguntei a profissionais de marketing como eles eliminam gargalos antes que aconteçam, e eles compartilharam algumas verdades duras. 

1. Elimine os gargalos que vêm *de você*

É fácil dizer que vai “se organizar” ou “ser uma versão melhor no trabalho”. Mas como isso se parece na prática?

Primeiro, olhe para seus processos internos. O que pode atrasar uma colaboração do seu lado?

Noor Ahmed sugere obter aprovações prévias para o conteúdo que você encomenda, o orçamento que pode usar e o briefing que pretende enviar. Garanta que você tenha autonomia para agir o mais rápido possível e tomar suas próprias decisões. 

Athira Aravind recomenda usar um checklist para evitar armadilhas comuns:

Athira Avarind

Gerente de Parcerias de Marca e Influenciadores, Mahina

Com o tempo, você perceberá que as falhas de comunicação geralmente surgem dos mesmos problemas recorrentes. Depois de conhecer os padrões, você pode antecipá-los facilmente com diretrizes detalhadas, mensagens fixadas e lembretes repetidos.

2. Priorize a clareza desde o início – e seja exaustivo nisso

Provavelmente não é a sua primeira experiência. Você conhece as perguntas que costuma receber, o que os influenciadores tendem a esquecer e quais detalhes geralmente são negligenciados.

Então, como contornar isso? Antecipe. Responda às perguntas que você sabe que eles farão antes mesmo de serem feitas.

Lee Drysdale afirma que tenta antecipar tudo o que o influenciador possa querer saber logo no início da relação:

Lee Drysdale

Executivo Sênior de Influenciadores e Afiliados, Argento

Eu sempre tento abordar as partes mais importantes nos primeiros e-mails. Fazer uma chamada depois de enviar o briefing também ajuda.

Antecipar essas perguntas e ser exaustivamente transparente sobre a forma como você trabalha vai suavizar quaisquer possíveis atritos de comunicação antes mesmo de acontecerem.

3. Padronize o que puder, personalize o que for necessário

Você não pode – nem deve – fazer tudo manualmente. Um ótimo modelo de abordagem pode economizar minutos nessas tarefas rotineiras – e esses minutos se somam. 

Valerija Somi usa uma abordagem híbrida entre padronizar e personalizar sua comunicação. 

Valerija Somi

Gerente de Influenciadores, Qure Skincare

Embora tenhamos um modelo de abordagem, sempre personalizamos o primeiro e-mail. Nós acessamos as redes sociais do influenciador, verificamos seu conteúdo e avaliamos como ele se encaixa na nossa marca e como o tipo de conteúdo dele atende às nossas necessidades, para então personalizar nossa abordagem.

Embora você deva personalizar a primeira mensagem, não perca tempo escrevendo sonetos nos seus follow-ups – os modelos dão conta. Às vezes, basta um lembrete rápido para obter uma resposta.

E a padronização não se limita à abordagem inicial. Você também pode padronizar trechos de seus contratos, especialmente se estiver trabalhando com vários influenciadores no mesmo tipo de campanha. Se possível, trabalhe com sua equipe jurídica para deixar certas seções prontas para suas campanhas; assim, acertar os detalhes será muito mais rápido. 

Considere também padronizar seus briefings – especialmente tudo o que está relacionado a uma campanha maior, à sua marca, aos moodboards e a outros aspectos que não mudarão de influenciador para influenciador. 

Leslie Belen oferece aos influenciadores tudo o que eles precisam para criar seu conteúdo desde o início – e grande parte disso pode ser padronizada e reutilizada em diferentes colaborações. 

Leslie Belen

Assistente Virtual de Busca e Abordagem de Influenciadores

Nossa melhor tática é fornecer um briefing claro e visual desde o início — incluindo moodboards, conteúdos de referência, cronogramas e principais “fazer e não fazer” — para reduzir o vai-e-vem e garantir que todos estejam alinhados desde o começo.

4. Saiba quando é hora de pegar o telefone

Para meus leitores millennials, vou precisar que coloquem a ansiedade de telefonar numa caixinha por um instante.

E-mail e comunicação assíncrona são convenientes. Mas se algo não estiver claro, ou se você precisar acertar detalhes em um formato em que o tom não fique aberto a interpretações, saber quando pegar o telefone pode economizar tempo – e possivelmente sua relação com um influenciador ou agente. 

Kat LaFata diz que conversar por telefone sobre os briefings é uma ótima forma de reduzir possíveis gargalos. Damini Gulati concorda e relata que usa chamadas telefônicas como oportunidades para garantir que tudo esteja claro. 

Para Greta Zacchetti, quando há emoções envolvidas, uma ligação é o melhor caminho. 

Greta Zacchetti

Gerente de Marketing de Influenciadores, foodspring

Estabelecer plataformas de comunicação é fundamental: WhatsApp para troca rápida, e-mails para comunicação mais formal e telefonemas para conversas mais emotivas.

O e-mail pode ser o seu canal de comunicação preferido – afinal, no mundo corporativo isso é padrão. Mas influenciadores geralmente não são nada corporativos. A melhor maneira de alcançá-los pode ser em outro lugar. 

E, assim como saber quando fazer uma ligação, saber quando trocar o e-mail por um canal de comunicação mais imediato também ajudará você a agir mais rápido, como faz a Fernanda:

Fernanda Marques

Coordenadora de Marketing de Influenciadores

Quando possível, transfiro a conversa para canais mais rápidos (como iMessage ou WhatsApp) com influenciadores com quem trabalho com frequência, o que nos ajuda a evitar atrasos causados pelo excesso de e-mails.

5. Defina expectativas de comunicação desde o início

Repita comigo: influenciadores não são necessariamente experientes no mundo corporativo.

Eles nem sempre terão as mesmas expectativas sobre como deve ser a comunicação ou o que é “profissional”. (Não há nada de errado nisso.)

Portanto, desde o início da relação, alinhe-se com eles definindo suas expectativas sobre comunicação profissional.

Fernanda chega a criar uma planilha compartilhada para evitar possíveis mal-entendidos.

Fernanda Marques

Coordenadora de Marketing de Influenciadores

Eu me certifico de resumir próximos passos, prazos e expectativas em uma única mensagem para evitar confusões de vai-e-vem. Também uso planilhas e rastreadores atualizados em tempo real para que tanto a marca quanto o influenciador tenham uma compreensão compartilhada de onde estamos no processo.

Outra ideia: trate sua comunicação como vendas.

Pare de chiar. É para o seu próprio bem.

Ao final de uma ligação de vendas, você concorda com o próximo passo antes de desligar. (Caso contrário, o prospect desaparece no abismo e nunca mais se ouve falar dele.) 

Você pode fazer o mesmo como profissional de marketing de influenciadores, e Matheus Ribeiro sugere dar aos criadores um CTA ou uma tarefa como próximo passo. É provável que essa tarefa os mantenha engajados com você, para que não fiquem “frios”. 

Problemas de fluxo de trabalho: onde o seu processo está atrapalhando

Muitos desses gargalos remetem a uma coisa: o fluxo de trabalho.

Quando pedi a 37 profissionais para descrever seu fluxo de trabalho atual em uma palavra, apenas cinco disseram “organizado”.

Cinco. 

Em vez disso, a maioria das respostas foi alguma variação de:

"Ineficiente. Manual. Cru. Fragmentado. Avassalador. Demorado.”

Eu também sou profissional de marketing, então entendo. Estou tentando (e falhando) atingir a Caixa de Entrada Zero há 10 anos. Nossas caixas de entrada são puro caos. Você sabe disso. Eu sei. É hora de aceitar esse fato – assim como aceitamos as abas e planilhas de apoio emocional. É apenas parte do ofício.

Muitos profissionais me disseram que os maiores gargalos de comunicação são impactados pelo fluxo de trabalho que nós mesmos implantamos.

E se você pudesse:

• Filtrar sua caixa de entrada para ver apenas os e-mails entre você e seus influenciadores?
• Ter um painel onde pudesse ver todas as suas anotações para personalizar a mensagem em real time sem precisar abrir (de novo, mais) abas com as redes sociais dos influenciadores?

Na verdade, você pode fazer tudo isso no Modash. 

A caixa de entrada do Modash não é mais uma caixa para gerenciar – é o seu Gmail ou Outlook, só que melhor. Ela se integra à sua caixa de entrada existente e reprioriza seus e-mails para que você veja apenas as mensagens com influenciadores.

Você sabe, em vez de ficar procurando entre conversas importantes e solicitações do seu gerente sobre capas de relatórios TPS.

E mais: para ajudá-lo a manter tudo organizado, cada conversa com um influenciador exibe automaticamente o perfil dele, para que você tenha uma visão geral de suas métricas, posts recentes e patrocinados e quaisquer anotações que tenha feito sobre esse criador e sua colaboração.

Tudo bem. Você pode abandonar aquela planilha.

Além disso, você pode usar a mesma plataforma para analisar as métricas de um influenciador, enviar automaticamente produtos de presente da sua loja Shopify e até configurar e gerenciar programas de afiliados completos. Isso já economiza pelo menos 10 abas.

Mas não acredite só na minha palavra. Você pode testar a caixa de entrada do Modash gratuitamente por 14 dias (e nem pedimos cartão de crédito).