We hebben influencer marketeers ondervraagd, en 100% van hen gebruikt nog steeds spreadsheets voor hun werk.

Het maken en onderhouden van spreadsheets kost echter veel tijd – volgens ons onderzoek gemiddeld vijf uur per week. Dat is bijna een volledige werkdag. Oef.

We doken dieper in hoe influencer-marketeers spreadsheets gebruiken en vroegen:

• welke statistieken ze bijhouden
• en hoe ze sheets organiseren voor verschillende campagnes en workflows.
  

En toen… tromgeroffel alsjeblieft… hebben we een handige sjabloon gemaakt die je kunt gebruiken (en hergebruiken!) zonder te hoeven zoeken naar Excel-formules of je af te vragen: “Mis ik een belangrijke kolom?”

In dit artikel deel ik de sjabloon én tips over hoe je vijf van de meest gebruikte spreadsheets in influencer-marketing kunt inzetten en aanpassen.

👉Hier is het sjabloon. Haal ’m nu binnen en laat hem openstaan terwijl je dit artikel leest, zodat je hem direct kunt afstemmen op jouw campagnes.

Voordat we de sjabloon gaan aanpassen, staan we eerst stil bij de rol van spreadsheets in influencer-marketing.

Spreadsheets vs. gespecialiseerde influencer-software

Sommige mensen zijn echte spreadsheet-nerds. Anderen haten ze. Met tegenzin of niet, iedereen heeft ze toch. Zelfs degenen met de luxe van een speciaal influencer-marketingplatform.

Voor sommige taken kan software spreadsheets volledig vervangen. Hier zijn 3 voorbeeldtaken die Modash doorgaans uit je spreadsheets haalt:

1. Het bijwerken van campagnestatistieken zoals weergaven, code-redempties en engagement. Dat wordt geautomatiseerd, en je campagne-overzicht wordt dagelijks bijgewerkt.

2. Bijhouden wanneer content live gaat en links naar de content. Ook dit wordt geautomatiseerd, en content/URL’s zijn altijd beschikbaar.

3. Influencer-lijsten onderhouden met pipeline-status en relatiegegevens (enz.). Je lijsten worden bijgewerkt terwijl je nieuwe influencers ontdekt, en lichte automatiseringen (zoals de status “outreached” zodra je een e-mail verstuurt) besparen dagelijks klikken.

Dus… waarom hebben mensen dan nog steeds beide? Waarom kan software spreadsheets niet volledig vervangen?

Het komt meestal neer op deelbaarheid en maatwerk.

• Deelbaarheid: iedereen heeft gratis toegang tot een spreadsheet. Geen seat-limieten, geen probleem om informatie buiten het influencer-marketingteam te delen (management, andere social/content-marketeers, enz.).
• Aanpasbaarheid: elk bedrijf werkt anders. Houdt andere statistieken bij. Vindt andere zaken belangrijk. Spreadsheets zijn dankzij hun eenvoud extreem aanpasbaar aan ieders behoeften.

Of soms is het natuurlijk helemaal niet beide. Dan zijn het gewoon spreadsheets. Puur omdat er simpelweg geen budget is voor software.

Hoe dan ook… in dit vak is één ding duidelijk. Je hebt een spreadsheet nodig. Laten we dus de 5 belangrijkste use-cases voor spreadsheets in influencer-marketing bekijken, de sjabloon doornemen en de onderzoeksresultaten bespreken.

1. De General-sheet voor de algehele workflow & performance van influencer-campagnes

Meer dan 80% van de influencer marketeers in ons onderzoek zei spreadsheets te gebruiken om de algemene campagneworkflow, voortgang en prestatiestatistieken bij te houden. Dit is precies wat marketeers bijhouden rond influencer-campagnes:

Met deze spreadsheet krijg je een helikopterview van alle “big rocks” in je influencer-campagnes, zodat je in grote lijnen ziet hoe je inspanningen vorderen.

Kolommen om op te nemen in het algemene tabblad:

• Influencergegevens. Vrij vanzelfsprekend – je hebt hun naam, e-mailadres, socialmediaplatform en engagementrate nodig.
  
  
• Status van de samenwerking. Voeg een dropdown toe met de fase van je samenwerking – outreach, onderhandeling, getekend, enzovoort – zodat je eenvoudig kunt filteren op een specifieke groep partnerships.
  
  
• Details van de deliverables. Noteer de deliverables die je van de influencer verwacht (Instagram-story, YouTube-video, enz.), de goedkeuringsstatus en publicatiedata. Voeg indien mogelijk ook links naar de live influencer-content toe.
  
  
• Contractgegevens. Noteer informatie over gebruiksrechten of andere contractuele bijzonderheden die je wilt onthouden. Als je om gebruiksrechten vraagt, kun je ook links opnemen naar de aangepaste influencercontent die je van plan bent te hergebruiken.
  
  
• Basisgegevens over campagneprestaties. Voeg enkele kolommen toe over je budget per influencer versus hun performance. Je kunt CPM, code-inwisselingen of merkbekendheidsstatistieken gebruiken, afhankelijk van je campagnes.

Influencer-marketingtools volgen vaak al deze overkoepelende metrics, zodat je deze spreadsheet nog sneller kunt vullen!

In Modash krijg je bijvoorbeeld een totaaloverzicht van je campagne-performance – inclusief totale engagement, reacties, impressies, click-through-rates, gegenereerde omzet en meer. Het berekent bovendien de prestaties van al je creators in één tabblad en segmenteert ze per socialmediaplatform.

Als je een General-sheet voor intern gebruik hebt, kan het effectiever zijn om die te vervangen door een tool als Modash voor een helikopterview over al je campagnes.

Maar als je deze cijfers aan stakeholders moet presenteren, verwijder die spreadsheet dan niet! Managers loggen niet in op je influencer-tool alleen voor een snel overzicht van de resultaten.

👉Je vindt een model voor dit tabblad in het tabblad General Campaigns in ons sjabloon.

Best practices om een algemeen tabblad effectief te gebruiken:

• Voeg niet te veel informatie toe. Het is verleidelijk om alles-en-nog-wat in deze sheet te stoppen, maar dat loopt snel uit de hand. Op z’n minst is het de eeuwigheid die het kost om bij te houden niet waard. Neem alleen de overkoepelende metrics en details op die je regelmatig wilt volgen, en schrap de rest. Je kunt altijd dieper duiken met andere spreadsheets (of tools) als dat nodig is.
  
  
• Stel waar mogelijk automatiseringen en formules in. Het mooiste van spreadsheets is dat je formules kunt gebruiken – zelfs over meerdere sheets heen! Als je een paar formules toevoegt zodat sommige kolommen in je algemene tracking-sheet automatisch worden ingevuld, maakt dat je leven een stuk makkelijker.
  
  Stel bijvoorbeeld dat je in Sheet 1 je affiliate-marketing bijhoudt en code-redempties (samen met andere metrics) in cel A1 zet. Dan wil je die data ook laten verschijnen in een kolom van je algemene spreadsheet (Sheet 2). Met een simpele formule “=Sheet1!A1” wordt elke code-redemptie die je in je affiliate-sheet bijwerkt automatisch weergegeven in je general-sheet. Formules FTW!

2. De Recruitment-sheet voor contact-, outreach- en onderhandelingsdetails

Meer dan 80% van de influencer-marketeers gebruikt spreadsheets om recruitmentdetails bij te houden. Dat loopt uiteen van het e-mailadres en de contactstatus van een influencer tot onderhandelingsupdates en meer.

De Recruitment-spreadsheet is uitstekend geschikt om je inspanningen voor influencer outreach bij te houden en te documenteren. Hij helpt ook om eerdere gesprekken terug te vinden en tarieven van creators in de markt bij te houden. Na verloop van tijd kan deze sheet voorspellen hoeveel influencers je voor toekomstige campagnes moet benaderen op basis van je huidige respons- en acceptatiegraad.

Kolommen om op te nemen in de Influencer Recruitment-sheet:

• Influencergegevens. Noteer basisinformatie over de creator zoals hun socialmedia-handle, e-mailadres, land en niche. Je kunt uitbreiden met details zoals groeipercentage, engagementpercentage, doelgroepinformatie, verwachte reach, enz. – welke gegevens maar nuttig zijn tijdens onderhandelingen of influencer-screening.
  
  
• Contactstatus. Neem de communicatiefase op (pitch verstuurd, afgewezen, in onderhandeling, onder contract, onboarded, gebrieft, enz.) en de datum van het laatste contact. Je kunt ook een dropdown toevoegen om aan te geven of je direct met de influencer communiceert of via een bureau.
  
  
• Prijsgegevens. Voeg twee kolommen toe voor geoffreerde tarieven en onderhandelde prijzen om markttrends te volgen en de onderhandelingsruimte te begrijpen.
  

⚡Pro tip: Pas dit tabblad zoveel mogelijk aan op basis van je recruitmentstrategie en de algemene vereisten van je merk. Als influencer-exclusiviteit of locatie bijvoorbeeld belangrijk zijn voor je selectieproces, voeg die kolommen dan toe aan deze lijst.

Influencer Marketing Coordinator Fernanda Marques legt uit waarom ze een kolom voor locatie toevoegt:

Ik houd de locaties van influencers bij omdat we met nicheproducten werken en sommige landen verzendbeperkingen hebben. Zo benaderen we alleen creators die onze producten daadwerkelijk kunnen ontvangen en tonen zonder logistieke problemen.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

Als je meer aspecten wilt automatiseren van je outreachsysteem, kan een influencer-marketingtool helpen. In Modash kun je bijvoorbeeld Gmail of Outlook koppelen en direct vanuit de tool op creators reageren. De tool zoekt ook het e-mailadres van de creator voor je op en bewaart de volledige relatiestatus – laatste contactdatum, influencerprofiel, notities enzovoort.

Je vergeet nooit meer een follow-up omdat je met tags de samenwerkingsstatus per influencer kunt organiseren.  

👉Je vindt een model voor dit tabblad in het tabblad Contact/Outreach Progress in ons sjabloon.

Best practices om een Recruitment-tabblad effectief te gebruiken:

• Voeg een kolom voor notities toe. Noteer alles wat je kan helpen om je outreach te personaliseren of om belangrijke details over die influencer vast te leggen.
  
  
• Gebruik dropdownlabels om influencers te categoriseren. Werk je met creators uit verschillende niches of met uiteenlopende publieksgroottes, of doe je outreach voor meerdere campagnes tegelijk, voeg dan een kolom toe om creators eenvoudig te labelen. (Veel influencer-tools bieden deze optie ook, als je er een gebruikt.)
  
  
• Stel automatische herinneringen in voor follow-up. Het grootste voordeel van het tracken van je outreach is dat je eraan wordt herinnerd om op te volgen. Zet herinneringen in je agenda of takenapp op basis van de data die je in deze spreadsheet zet. Vergeet alleen niet deze kolom altijd nauwkeurig bij te werken!

3. De Content-sheet voor deliverables, KPI’s & gebruiksrechten

Bovenaan adviseerden we een General-sheet voor een overzicht van je content en gebruiksrechten. Met de Content-sheet kun je dieper ingaan op de metrics van elke campagne. In ons onderzoek gebruikt meer dan 85% van de marketeers deze spreadsheet; dit is wat zij erin bijhouden:

Door influencer-content, de prestaties en de algehele ROI te tracken, ontdek je patronen in wat het beste werkt voor je merk zodat je de resultaten kunt herhalen. Deze sheet is ook handig bij crossfunctioneel werken, omdat je iedereen toegang kunt geven tot live influencer-content met details over gebruiksrechten.

Kolommen om op te nemen in het Content-tabblad:

• Details van de deliverables. Neem het contentplatform, de exacte deliverables (bijv. 1 Instagram Reel en 3 Stories), goedkeuringsdatum en publicatiedatum op.
  
  
• Contentprestaties. Voeg je KPI’s toe zoals totale impressies, likes, reacties, click-through-rates, code-redempties, enz.
  
  
• Details over gebruiksrechten. Voeg kolommen toe over wanneer een gebruiksrecht start en eindigt, hoeveel je ervoor hebt betaald, enz. Als het kan, voeg dan ook de link toe naar je overeenkomst voor gebruiksrechten.
  
  
• Belangrijke links. Voeg links toe naar live influencer-content, aangepaste creator-content en alle andere bestanden die je nodig vindt. Gebruik je influencer-content als advertentie, voeg dan een link toe naar de paid-media-sheet waar je de performance van die assets trackt.
  

Als je meerdere producten promoot of experimenteert met boodschappen of aanbiedingen, is het verstandig die hier ook te tracken. Fernanda Marques legt uit waarom dit belangrijk is:

Ik houd bij welk specifiek product elke influencer promoot en welke aanbieding ze communiceren. Zo sluiten de juiste boodschap, het juiste product en de juiste promotie op elkaar aan, wat helpt consistentie te behouden en de impact van verschillende aanbiedingen te meten.

Fernanda Marques Coördinator Influencer Marketing

Hoe nuttig ook, het verzamelen van live influencer-content (van meerdere creators!) en het toevoegen van die links aan je spreadsheet is omslachtig. Influencer-marketingsoftware kan dit eenvoudig automatiseren – zelfs voor Instagram Stories met Modash.

En je hoeft geen Excel-formules te leren, want Modash maakt voor elke creator unieke codes of UTM-links en meet hoeveel conversies ze opleveren!

In plaats van te wisselen tussen social platformen, calculators en spreadsheets kun je je richten op de kwaliteit van influencer-content en inzetten op wat werkt.

👉 Je vindt een model voor dit tabblad in het tabblad Content & Usage Rights in ons sjabloon.

Best practices om een Content-tabblad effectief te gebruiken:

• Maak een apart tabblad voor gebruiksrechten als je daar vaak mee werkt. Vraag je vaak gebruiksrechten aan bij veel influencers of voor verschillende soorten content, dan is het verstandig die gegevens in een aparte sheet bij te houden. Zo kun je zien hoeveel je gezamenlijk betaalt voor gebruiksrechten, data beter volgen en de performance van hergebruikte creator-content beoordelen.
  
  
• Maak dit tabblad toegankelijk voor aangrenzende teams. Zorg dat je informatie (vooral data voor gebruiksrechten) zo structureert dat iedereen die eenvoudig kan terugvinden en begrijpen.
  
  
• Vraag aangrenzende teams om relevante statistieken toe te voegen. Dat is een snelle manier om de prestaties van een specifieke influencer te beoordelen. Wil je bijvoorbeeld de ROAS weten van hergebruikte influencer-content, voeg dan een kolom toe en laat je team het bijbehorende advertentiebudget invullen. Deze data is ook nuttig om te delen met je influencer-partners zodat zij hun prestaties kunnen begrijpen en verbeteren.

4. De Gifting-sheet voor gifting-campagnes

Influencer marketeers gebruiken vaak een apart tabblad voor giftingcampagnes met influencers – 71% van de respondenten in ons onderzoek houdt deze apart bij van hun betaalde campagnes.

Waarom? Het tracken van gifting-campagnes vraagt namelijk vaak om extra componenten zoals productwaarde, verzending en organische merkvermeldingen (bij no-strings-attached deals). Cheyanne Pettyjohn, Director of Influencer Marketing bij Rookie Wellness, licht toe:

Gifting-campagnes hebben één component, terwijl betaalde campagnes complexer zijn en meer velden of specificaties kunnen hebben die allemaal nauwgezet moeten worden gevolgd.

Cheyanne Pettyjohn Directeur Influencer Marketing, Rookie Wellness

Dit is wat marketeers in hun Gifting-spreadsheets bijhouden:

Als je af en toe een klein gifting-programma draait, kun je die data samenvoegen met al je andere campagnes. Maar als je giftingstrategie doorlopend, langlopend of grootschalig is, kun je het beter een eigen sheet geven – dat voorkomt verwarring en helpt je de resultaten scherper te volgen.

Kolommen om op te nemen in het Gifting-tabblad:

• Influencerinformatie. Begin met enkele kolommen voor essentiële details zoals socialmedia-handle, engagementrate, e-mailadres, verwacht bereik, enz. In deze spreadsheet heb je ook hun adres en verzendinformatie nodig (zoals bijkomende belasting).
  
  
• Productinformatie. Noteer details over de producten die je weggeeft – hun geldwaarde, trackingnummer en zendingstrackinglinks.
  
  
• Contentprestaties. Houd bij of de influencer content heeft gepost over de gifted producten. Zo ja, voeg de publicatielink toe. Als je ook unieke codes of UTM-links hebt verstrekt, monitor dan ook hun performance. Anders kun je brand-awareness-metrics zoals likes, reacties, shares enz. bijhouden.

Deze spreadsheet is eenvoudiger bij te houden als je ook een influencer-marketingtool gebruikt die een catalogus van je producten maakt en ze verstuurt. In Modash kun je beide eenvoudig doen. Daarnaast kun je een link maken die de influencer 100% korting geeft om zelf een product te kiezen – jij houdt volledige controle over de catalogus zodat geen influencer de maximale productwaarde overschrijdt.

Influencer-software verzamelt ook automatisch de influencer-content uit je gifting-campagnes. Zelfs als je een no-strings-attached aanpak hanteert (zonder te traceren hashtags), volgt de Event Mode in Modash elk stukje content dat een influencer tijdens de campagne deelt. Je kunt de content voor jouw merk eruit filteren en de performance meten.

👉Je vindt een model voor dit tabblad in het tabblad Gifting Tracking in ons sjabloon.

Best practices om een Gifting-tabblad effectief te gebruiken:

• Vraag om productfeedback en voeg die toe aan het tabblad. Influencer-gifting is vaak een uitstekende manier om eerlijke feedback over je product te krijgen. Door deze feedback in je sheet te zetten, help je je productontwikkeling, sales- en marketingteams. Je kunt ook een kolom toevoegen om het algemene publieksentiment in de reacties op posts over je product vast te leggen.
  
  
• Houd follow-ups bij. Voeg een kolom toe om bij te houden hoe vaak je hebt opgevolgd en wanneer het laatste contact was. Door dit bij te houden word je herinnerd aan opvolging, wat je respons- en acceptatiegraad verbetert.
  
  
• Noteer of de relatie is voortgezet. Als je een eenmalige gifting-samenwerking wilt omzetten in een langdurige creator-partnership, houd dan bij welke influencerrelaties na de eerste post zijn voortgezet. 

5. De Affiliate-sheet voor het tracken van affiliate-campagnes

Net als gifting wil je je affiliatecampagnes met influencers misschien apart bijhouden van je betaalde partnerships. Zo kun je focussen op de affiliate-impact zonder dat die verloren gaat in een algemene spreadsheet.

Dat gezegd hebbende, heb je deze spreadsheet niet nodig als je geen groot affiliateprogramma hebt, of als al je betaalde partnerships een affiliatecode of -link bevatten.

Kolommen om op te nemen in het Affiliate-tabblad:

• Influencergegevens. Noteer basisgegevens van de influencer zoals locatie, socialmedia-handle, platform, e-mail en totaal aantal volgers.
  
  
• Conversiegegevens. Voeg unieke kortingscodes of UTM-links van influencers toe zodat je die gemakkelijk kunt terugvinden.
  
  
• Verkoop- en ROI-gegevens. Neem tot slot verkoopgegevens op – aantal code-redempties of klikken, totale uitbetaling, omzet en ROI.

Influencer-tools helpen je bovenstaande data te verzamelen en te organiseren, zodat je deze spreadsheet nauwkeuriger en sneller kunt bijhouden. In Modash kun je bijvoorbeeld unieke couponcodes en kortingslinks genereren om de prestaties van een affiliate te volgen. Je kunt influencers zelfs in verschillende commissieniveaus indelen (als dat onderdeel is van je programma) om je best presterende creators te belonen.

Met influencer-tools zoals Modash hoef je niet meer handmatig bij te houden hoeveel omzet een creator heeft binnengebracht en hoeveel commissie je verschuldigd bent – dat is volledig geautomatiseerd, zodat jij je kunt richten op het versterken van relaties en verbeteren van content.

👉Je vindt een model voor dit tabblad in het tabblad Affiliate Tracking in ons sjabloon.

Best practices om een Affiliate-tabblad effectief te gebruiken:

• Voeg productgegevens toe. Het kan zinvol zijn om bij te houden welke producten de meeste verkopen opleveren via influencer affiliates, vooral als je er veel van op de markt brengt via creator-samenwerkingen.
  
  
• Verdeel verkopen naar tijdslijnen. Een creator kan op bepaalde momenten in het jaar (bijv. feestdagen) meer verkopen. Heb je langdurige affiliate-samenwerkingen, splits de sales per influencer dan per kwartaal of maand. Zo kun je ook bepalen of je in het laagseizoen een hogere korting moet geven om conversies te verhogen.
  
  
• Neem details over contenthergebruik op (indien relevant). Gebruik je content van een affiliate in andere marketingassets, voeg dan een kolom toe om die details vast te leggen. Zo kun je de bredere impact van affiliates analyseren, voorbij directe conversies.

Influencer-marketingtools laten jou (en je spreadsheets) meer doen

De bescheiden spreadsheet blijft een krachtpatser voor je bedrijf: hij helpt je je werk te tracken en de totale impact van influencer-marketing te meten. Maar we weten allemaal dat spreadsheets ook taai kunnen zijn om te maken, te onderhouden en door te bladeren.

Gelukkig kan influencersoftware zoals Modash het werk rond spreadsheets aanzienlijk verminderen. Voor interne communicatie en influencer-discoverie kun je spreadsheets zelfs helemaal vaarwel zeggen. Voor andere taken kun je met Modash de datacollectie automatiseren en die vervolgens in je eigen sheets zetten.

Zelf ervaren? Probeer Modash 14 dagen gratis. Je hebt er niet eens een creditcard voor nodig.