Affiliate-onboarding is waar de meeste programma's stilletjes mislukken. Merken steken al hun moeite in werving, sturen vervolgens één enkele welkomstmail en vragen zich af waarom het merendeel van hun affiliates nooit iets post 🤷‍♀️

Feit is: onboarding =/= een eenmalig contactmoment. Als het goed wordt gedaan, is het een gestructureerd proces dat meerdere stappen omvat en rechtstreeks je activeringspercentage bepaalt. In dit artikel neem ik je mee door die stappen (en nog een hoop andere dingen)…

Waarom de meeste affiliate-onboarding mislukt

Het probleem van die ene welkomstmail

De belangrijkste reden dat zoveel merken falen in onboarding-"processen" is dat ze verwachten dat één enkele actie al het zware werk doet. Ze sturen een welkomstmail nadat ze een affiliate hebben goedgekeurd – daarna blijft het stil tot ze merken dat de creator nog niets heeft gepost. Met andere woorden: er is geen reeks stappen om affiliates verantwoordelijk te houden of hen naar die eerste post toe te duwen.

Wat affiliates echt nodig hebben voordat ze kunnen posten

Eerst en vooral hebben affiliates motivatie nodig voordat ze je producten gaan delen. Misschien werken ze met een heleboel andere merken. En tenzij ze een volwaardige professionele influencer zijn, hebben ze waarschijnlijk ook nog een baan. Dus als je ze geen overtuigende reden geeft om te posten, is er altijd een risico dat ze het uitstellen tot morgen… en dan volgende week… en dan volgende maand…

Daarnaast zijn er ook allerlei praktische dingen die affiliates vooraf nodig hebben, waaronder: 

✅ Affiliate-link(s)

✅ Unieke promocode

✅ Productoverzicht

✅ Belangrijkste verkoopargumenten

✅ Vereisten voor advertentiedisclosure

✅ Programmaregels

Ik ga in de rest van dit artikel dieper in op het grootste deel van die zaken.

Nog één laatste punt: als affiliates je product authentiek gaan promoten, moeten ze het eerst zelf in handen krijgen, dus misschien wil je ze een product cadeau doen. Uit ons onderzoek bleek dat negen op de 10 marketeers gratis producten aanbieden aan hun affiliates, waarbij één op de vijf dat voor elke campagne doet.

🤓 Verder lezen: Lees meer over gifting in How To Do Influencer Gifting: A Complete Guide. En voor meer informatie over promocodes en UTM-links, bekijk How to Measure Influencer Marketing: 8 Proven Tracking Methods. 

Het activatievenster — waarom de eerste 30 dagen bepalend zijn voor langetermijnprestaties

Laten we eerlijk zijn: als een nieuwe affiliate niet binnen 30 dagen na deelname aan je programma post, gaat die dat waarschijnlijk nooit doen.

Zelfs als ze wel posten, is de kans groot dat ze afhaken als ze in die cruciale eerste maand geen verkopen realiseren. Kwalitatieve content delen kost nu eenmaal tijd – en tenzij je ze een vaste vergoeding + commissie geeft, is er geen enkele garantie dat ze ooit iets terugzien voor hun inspanningen. 

Aan de andere kant: als ze sterk beginnen en flink wat 💰💰💰 binnenhalen, is de kans heel groot dat ze bij je blijven. Want waarom zouden ze dat niet doen?

Soorten affiliate-onboardingaanpakken

Elk merk met een affiliateprogramma heeft een iets andere manier om creators te onboarden, maar ze vallen allemaal in een van deze drie categorieën:

👨‍💻 Self-serve onboarding: Affiliates schrijven zich in via een landingspagina, krijgen toegang tot alle basiszaken van het programma via een speciaal affiliateportaal en ontvangen een geautomatiseerde e-mailreeks waarin wordt uitgelegd hoe alles werkt. Het is goedkoop en zeer schaalbaar, maar minder persoonlijk – wat kan leiden tot lagere activatiepercentages.

🤝 High-touch onboarding: Een affiliatemanager (of degene die verantwoordelijk is voor het onboardingproces) begeleidt nieuwe affiliates via directe communicatie. Deze zeer persoonlijke aanpak levert hoge activatiepercentages op, maar is fundamenteel niet schaalbaar en dus vooral geschikt voor waardevolle creators.

⚖️ Hybride: Alle basiszaken worden geregeld via automatisering, landingspagina's en portalen, maar affiliates krijgen ook één à twee weken na inschrijving een persoonlijke check-in. Het is een middenweg tussen de andere twee aanpakken.

Merken beginnen vaak met high-touch onboarding en schakelen daarna over op een hybride of volledig self-serve model wanneer ze willen opschalen.

Hoe je affiliates onboardt

Stap 1: Stuur op dag één een welkomstmail met alles wat ze nodig hebben

Begin je onboardingproces goed met een korte, gerichte welkomstmail die affiliates toegang geeft tot je programma en uitlegt hoe alles werkt. Dit is alles wat je in dat cruciale eerste bericht wilt opnemen:

✅ Bevestiging dat ze zijn goedgekeurd

✅ Hun unieke affiliate-link en/of promocode

✅ Inloggegevens voor je affiliateportaal

✅ Commissiepercentage en uitbetalingsmoment

✅ Eén duidelijke volgende actie (bijv. "Plaats je eerste stukje content met de link hieronder en laat het ons weten zodra het live staat")

🤓 Pro tip: Als je Modash gebruikt om je affiliateprogramma op te zetten en te beheren, kun je promocodes en UTM-links genereren en die meteen delen met je affiliatepartners, zonder het platform te verlaten.

Er is nog maar één ding dat je in je welkomstmails moet opnemen, en dat komt rechtstreeks van Modash’ Senior Influencer Marketing Manager Anna Klappenbach: menselijkheid 🧘

Voeg menselijkheid toe; laat hen voelen dat ze een persoon zijn die jij (als merk) met trots in het team verwelkomt. Laat zien hoe enthousiast je bent om met hen samen te werken, in plaats van hen te behandelen als een geldmachine.

Anna Klappenbach Senior Influencer Marketing Manager, Modash

Stap 2: Deel vooraf creatieve assets, productinvalshoeken en contentvoorbeelden

Of je nu werkt met traditionele publishers of socialmediacreators, je affiliates weten hopelijk hoe sterke content eruitziet voor hun specifieke doelgroep – daarom werk je tenslotte met hen.

Maar onthoud: het is jouw doel om het affiliates zo eenvoudig mogelijk te maken om verkopen te genereren en commissie te verdienen. Je kunt mensen niet dwingen om bij hen te kopen, maar je kunt ze wel op weg helpen door het volgende te delen:

✅ Creatieve assets, zoals je logo, banners en productafbeeldingen

✅ Productinvalshoeken die goed presteren (bijv. “We hebben geweldige resultaten gezien van affiliates die onze geluiddempende oordoppen aanbevelen als hulpmiddel bij het studeren.”

✅ Contentvoorbeelden, idealiter met een aantal van die bestverkopende productinvalshoeken in de praktijk

🤓 Pro tip: Modash maakt het makkelijker om je favoriete contentvoorbeelden te verzamelen door automatisch al je live affiliateposts vast te leggen – ja, zelfs Stories. Zo hoef je creators niet te vragen hun content met je te delen (of erger nog, zelf screenshots en links te verzamelen).

Stap 3: Maak verwachtingen rond posten duidelijk: frequentie, disclosure, hoe "goed" eruitziet

Merken raken vaak gefrustreerd omdat hun affiliatecontent niet aan hun hoge verwachtingen voldoet – maar velen vergeten die verwachtingen daadwerkelijk te communiceren tijdens het onboardingproces 🤦‍♀️

Je creators zijn misschien fantastisch in wat ze doen, maar ze zijn (waarschijnlijk) geen helderzienden. Help ze op weg door duidelijke, eenvoudig te begrijpen vereisten rond posten te delen over:

✅ Frequentie: Hoe vaak wil je dat ze posten? En heb je specifieke regels over hoe vaak ze op bepaalde kanalen moeten posten en/of bepaalde soorten content moeten delen (bijv. 1x Reel per maand + 3x Story-frames + 1x in-feed post)?

✅ Affiliate disclosure: Hoe wil je dat affiliates vermelden dat ze met jou samenwerken? Lees hier meer over in Influencer Ad Disclosure: A Marketer’s Guide (FTC Guidelines). 

✅ Hoe “goed” eruitziet: Idealiter deel je praktijkvoorbeelden van bestaande affiliates die het goed doen (kwalitatieve content, correcte disclosures, consistent posten). Als je geen voorbeelden hebt of ze om wat voor reden dan ook niet kunt delen, kijk dan in plaats daarvan naar affiliates van andere merken.

Stap 4: Bouw een systeem voor doorlopende communicatie met affiliates

Affiliates willen het gevoel hebben dat je om hen geeft en hun inspanningen waardeert. Daarnaast moet je hen op praktisch niveau op de hoogte houden van merknieuws – productlanceringen, promoties, enz. – en programma-updates zoals:

• Bonuscommissie-kansen
• Nieuwe promocodes
• Seizoensprioriteiten

Desondanks communiceert slechts ongeveer een kwart van de marketeers dagelijks of wekelijks met affiliates, terwijl een even groot deel slechts per kwartaal of per jaar contact opneemt.

Als je kiest voor een hybride of high-touch aanpak, zul je tijdens het onboardingproces zeker regelmatiger contact hebben. Maar zodra alles wat rustiger wordt, wil je overschakelen naar regelmatige “business as usual”-communicatie via affiliate-nieuwsbrieven en broadcastkanalen zoals Discord en WhatsApp.

🤓 Pro tip: Met Modash kun je batch-e-mails versturen naar je affiliatelijst rechtstreeks vanuit ons platform, zonder eerst een lijst te exporteren en over te stappen naar een aparte tool.

Stap 5: Zet een vroege mijlpaalbonus in om momentum richting de eerste post te creëren

Naast affiliates alle tools geven die ze nodig hebben om hun eerste verkoop te realiseren, moet je ze ook stimuleren om dat daadwerkelijk te doen. En voor de meeste creators is geld de krachtigste stimulans.

Een vroege mijlpaalbonus geeft affiliates een extra reden om te gaan posten, boven op de standaardcommissies die worden aangeboden. Maar je moedigt ze niet alleen aan om één keer te posten – je wilt dat het een gewoonte wordt.

Met dat in gedachten volgen hier een paar ideeën voor vroege mijlpaalbonussen om het momentum na hun eerste post vast te houden:

✅ Betaal een hoger commissiepercentage gedurende de eerste 30 dagen van een affiliate in je programma

✅ Bied een vaste cashbonus aan voor affiliates die in hun eerste maand een specifiek verkoopdoel behalen

✅ Stuur een gratis cadeau naar creators die drie maanden op rij X+ keer per maand posten

Stap 6: Check in op dag 7–14 bij affiliates die nog niet hebben gepost

In een ideale wereld zou elke nieuwe affiliate zijn of haar eerste post delen binnen 24 uur nadat die is goedgekeurd voor deelname aan je programma. Maar er zijn allerlei redenen waarom het creators langer kan kosten om op gang te komen. Misschien zijn ze hun telefoon kwijtgeraakt? Misschien raakten ze verzeild in een soort escapade in The Hangover-stijl? Misschien zijn ze het gewoon vergeten?

Je kunt die achterblijvers vervloeken omdat ze jouw affiliateprogramma niet tot hun belangrijkste levensprioriteit maken, of je kunt ze een bericht sturen om uit te zoeken wat er aan de hand is. Misschien kun je de drempel wegnemen die hen tegenhoudt om te posten – of geef je ze gewoon het duwtje dat ze nodig hebben om te beginnen.

Wacht een week na inschrijving en neem dan contact op als ze nog steeds niet hebben gepost. En onthoud: tenzij je boven op commissies een vast tarief betaalt, zijn ze tot niets verplicht – houd je toon dus ondersteunend en bemoedigend. 

Want uiteindelijk vang je meer vliegen met honing 🍯

Stap 7: Houd bij wie actief is en wie stilgevallen is

Als je affiliate-onboardinginspanningen tot nu toe werken, heb je een heleboel creators die minstens één post hebben gedeeld en zie je je eerste affiliateverkopen binnenkomen.

Toch kunnen er in deze fase nog steeds dingen misgaan. Affiliates kunnen gemakkelijk hun momentum verliezen, vooral als het moeilijk blijkt om vroeg succes te herhalen. Het is jouw taak om te zorgen dat dat niet gebeurt door ze betrokken te houden. 

Natuurlijk, als je dat wilt doen, heb je een betrouwbaar overzicht nodig van wie er post (en wie niet).

In de beginfase van je programma, wanneer je maar een handvol affiliates hebt, kun je gewoon een spreadsheet maken om handmatig bij te houden wanneer elke creator voor het laatst heeft gepost. Maar zodra je 10, 20 of 30+ affiliates moet monitoren, kijk je naar een taak die Sisyphus zelf waardig is 🫸🪨⛰️

(Je had toch niet verwacht een Sisyphus-emoji in dit artikel te zien?)

Dan is het tijd om over te stappen op een influencer marketingplatform met ingebouwde mogelijkheden voor contenttracking, zoals Modash. Met Modash weet je altijd hoeveel stuks content elke affiliate in een bepaalde periode heeft gedeeld, inclusief wanneer hun laatste post live is gegaan.

👉 Probeer al onze affiliate-onboardingtools uit wanneer je je gratis Modash-account aanmaakt!

Wat een sterke affiliate-welkomstmail bevat 

Een warme bevestiging dat ze erbij horen

Je wilt toch dat affiliates enthousiast zijn dat ze zijn goedgekeurd? Maak ze dus enthousiast met een positieve welkomsboodschap die hen met open armen ontvangt 🤗 Zoiets als:

Hoi {{First Name}},

Gefeliciteerd! 🎉 Ik laat je graag weten dat je aanmelding voor het {{Brand Name}} Affiliate Program is goedgekeurd.

Geweldig dat je erbij bent en we kunnen niet wachten om te zien hoe je onze producten gaat delen met je doelgroep.

🤓 Verder lezen: Voor meer e-mailinspiratie, bekijk 14 Influencer Outreach Examples From Real Brands.

Hun affiliate-link en/of promocode

Affiliates kunnen pas beginnen met posten zodra ze hun promocode/UTM-link hebben. Dus is het logisch om die in je welkomstmail te delen – en je kunt ook instructies geven over hoe ze die terugvinden in je affiliateportaal.

Commissiepercentage en uitbetalingsmoment

Als een affiliate zich voor je programma heeft aangemeld, heeft die vermoedelijk al enig idee van je commissiepercentage.

Toch hebben ze misschien niet de tijd genomen om precies te verwerken wat er wordt aangeboden, dus het is de moeite waard om dat in je welkomstmail te bevestigen. Want je wilt niet dat ze teleurgesteld raken omdat ze vanaf dag #1 niet je hoogste commissieniveau verdienen.

Vertel hen tegelijkertijd ook over je uitbetalingsmomenten, inclusief eventuele drempels (zoals een minimumbedrag voor uitbetaling of een wachtperiode).

🤓 Verder lezen: Lees meer over uitbetalingsmomenten, uitbetalingsdrempels en meer in How to Pay Affiliates: Methods, Tools, and Best Practices.

Eén duidelijke volgende stap

Rond je welkomstmail af met een duidelijke call-to-action die precies uitlegt wat je wilt dat de creator hierna doet. Dat kan logistiek zijn – zoals betaalgegevens indienen in je affiliateportaal – of creatiever, zoals hun eerste stuk content delen. 

Zorg er gewoon voor dat die volgende stap eenvoudig en meteen uitvoerbaar is. Als die te breed is, loop je het risico je affiliates te demotiveren. Begin dus niet met van hen te eisen dat ze in de komende zes maanden $1,000 aan verkopen realiseren.

Hoe je affiliates betrokken houdt na onboarding

Broadcastkanalen: Slack, WhatsApp, Discord — waar elk kanaal goed voor is

Hoewel de overgrote meerderheid van de marketeers e-mail gebruikt als belangrijkste manier om met affiliates te communiceren, houdt meer dan de helft ook contact via broadcastkanalen zoals Discord, Slack en WhatsApp.

Elk van deze “one-to-many”-platforms stelt je in staat om belangrijke berichten te delen en tegelijkertijd heen-en-weer-communicatie aan te moedigen op een manier die bulkmail gewoon niet kan. 

Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van de drie belangrijkste broadcastkanalen:

Natuurlijk houdt niets je tegen om meer dan één van deze kanalen te gebruiken. Veel merken gebruiken WhatsApp voor urgente broadcasts en Discord/Slack voor “BAU”-berichten, of doen het grootste deel van hun communicatie via Discord terwijl ze een privé-Slack gebruiken voor best presterende creators.

🤓 Verder lezen: Voor meer hierover, ga naar How to Use One-to-Many Broadcast Channels in Influencer Marketing (Without Erasing the Personal Touch).

Regelmatige productupdates, tijdelijke commissieboosts en overzichten van trends

Als er nooit iets verandert aan je product(en) of programma, zullen je affiliates vroeg of laat zonder ideeën komen te zitten en/of gedemotiveerd raken. Houd ze betrokken door via je affiliate-nieuwsbrief en/of broadcastkanalen te communiceren over:

• Productupdates: Heb je een nieuwe release in aantocht? Heb je nog maar 100 stuks over van een limited-edition lancering? Laat het ze weten!
• Commissieboosts: Niets inspireert affiliates zo om extra gas te geven als een tijdelijke verhoging van je commissiepercentage, bijvoorbeeld rond een productlancering of grote promotie.
• Trending producten: Als je een piek ziet in klikken of verkopen rond een specifiek product of een bepaalde categorie, is het logisch om dat nieuws met je creators te delen zodat zij daarop kunnen inspelen.

Re-engagementreeksen voor affiliates die na 30 dagen stilvallen

Ik heb al verschillende manieren gedeeld om creators tijdens hun eerste 30 dagen in je programma betrokken en gemotiveerd te houden – maar wat gebeurt er daarna?

Hopelijk doen je doorlopende communicatie via broadcastkanalen/e-mail dan hun werk. Maar realistisch gezien zal iemand je vroeg of laat gaan ghosten, waarbij meer dan een derde van de marketeers actieve affiliatepercentages van <20% ziet.

Wanneer dat gebeurt, is het tijd om contact op te nemen met een re-engagementreeks die de afgehaakte creator eraan herinnert waarom die zich in de eerste plaats heeft aangemeld en een reden geeft om weer te gaan posten. Iets zoals dit:

• E-mail #1 (verstuur 15 dagen na de laatste post): Benoem het gat in content zonder met de vinger te wijzen.
• E-mail #2 (verstuur 18 dagen na de laatste post): Deel een concrete reden om nu opnieuw aan te haken, zoals een nieuw aanbod of bonuscommissies.
• E-mail #3 (verstuur 20 dagen na de laatste post): Geef nieuwe assets en contentinvalshoeken met hoge conversie die ze meteen kunnen gebruiken.

Natuurlijk wil je de timing in deze reeks aanpassen op basis van je verwachtingen rond postfrequentie. Als de meeste affiliates maar één keer per maand posten, is een gat van 15 dagen tussen posts niet zo'n groot probleem.

🤓 Verder lezen: Voor een gedetailleerdere kijk op re-engagement, inclusief wat je moet opnemen in een e-mailreeks van vijf stappen, bekijk How to Increase Affiliate Sales (Without Recruiting More Creators). 

Als je re-engagementreeks niet werkt, is het misschien tijd om de stekker eruit te trekken. Maar wees niet te overhaast. Robert Polonski, Media Partnerships Manager bij Deeper, zegt dat er nog steeds tijd is om het tij te keren.

We hebben gevallen meegemaakt waarin creators die ondermaats presteerden, veranderden in onze meest betrouwbare vaste waarden, omdat we hen niet opgaven zodra de prestaties terugliepen, maar juist tijd en middelen investeerden om hen weer op de rails te krijgen.

Robert Polonski Media Partnerships Manager, Deeper

FAQ's

Hoe lang moet affiliate onboarding duren?

Affiliate onboarding moet zo snel en eenvoudig mogelijk zijn. Toch merkt Gabija Jankauskė, Affiliate Marketing Manager bij PartnerGap en voormalig Influencer and Affiliate Marketing Manager bij Son de Flor, op dat dit niet altijd het geval is.

Soms kan onboarding meerdere weken duren. Het frustrerendste is wanneer je veel outreach-e-mails verstuurt en niemand reageert. En zelfs als je eindelijk een reactie krijgt, kan de communicatie nog steeds traag verlopen omdat affiliates drukbezette mensen zijn – en verschillende tijdzones helpen zeker niet mee.

Gabija Jankauskė voormalig Influencer and Affiliate Marketing Manager, Son de Flor

Naast tijdzones en niet-reagerende affiliates zegt Gabija dat er verschillende andere redenen zijn waarom het onboardingproces kan uitlopen, waaronder heen-en-weernegotiaties en juridische overwegingen.

Wat is de meest voorkomende reden dat affiliates na inschrijving niet posten?

Voor veel affiliates komt het leven er simpelweg tussendoor na deelname aan een nieuw programma, zoals Gabija uitlegt:

Sommige affiliates worden inactief of haken af omdat ze werk en verantwoordelijkheden hebben, en content maken na een voltijdsbaan kan veel tijd en energie vergen.

Gabija Jankauskė voormalig Influencer and Affiliate Marketing Manager, Son de Flor

Een ander probleem is wanneer affiliates worden goedgekeurd door merken met lagere commissiepercentages dan andere programma's in hun niche. In dat geval kunnen ze na verloop van tijd inspiratie en motivatie verliezen (en mogelijk in plaats daarvan concurrenten gaan promoten).

Moet je alle affiliates op dezelfde manier onboarden?

Als al je affiliatewerving gericht is op één type creator, dan is het logisch om je onboarding consistent te houden. Werk je echter zowel met “gewone” affiliates als met influencer-affiliates, dan wil je misschien een high-touch aanpak gebruiken voor de influencer-affiliates en vertrouwen op self-serve/hybride onboarding voor de rest.

Hoe activeer je een affiliate opnieuw die stilviel na deelname?

Als een affiliate je ghost na deelname aan je programma, is het jouw taak om het voor hen eenvoudig te maken om weer te gaan posten. Deel een paar best presterende producten en contentinvalshoeken, en herinner hen eraan waarom ze zich in de eerste plaats hebben aangemeld (commissies, bonussen, gratis producten, enz.). En moedig hen aan om contact op te nemen als er een specifieke drempel is die hen ervan weerhoudt om te beginnen.

Moeten affiliates zich aanmelden voor een apart portaal om te worden onboard?

Dat hangt af van welke affiliate managementsoftware je gebruikt. Bij de meeste platforms moeten affiliates zich aanmelden voor een apart portaal, maar niet alle. Met Modash hoeven je affiliates zich bijvoorbeeld nergens voor aan te melden – en toch kun je onze software gebruiken om hen berichten te sturen, hun content te volgen en hen uit te betalen.