Pesquisamos profissionais de marketing de influenciadores e 100% deles ainda usam planilhas em seus negócios.

Mas criar e manter planilhas exige muito tempo – em média, cinco horas por semana, segundo nossa pesquisa. Isso equivale a quase um dia inteiro de trabalho. Putz.

Investigamos mais a fundo como os profissionais de marketing de influenciadores usam as planilhas e perguntamos:

• quais métricas eles acompanham
• e como organizam as planilhas para diferentes campanhas e fluxos de trabalho.
  

Então... rufem os tambores... criamos um modelo prático que você pode usar (e reutilizar!) sem correr atrás de fórmulas de Excel ou se perguntar: “Estou esquecendo alguma coluna importante?”

Neste artigo, vou compartilhar o modelo e dicas de como usar e personalizar cinco das planilhas mais comuns no marketing de influenciadores.

👉Aqui está o modelo. Baixe agora e deixe-o aberto enquanto lê este artigo para adaptá-lo às suas campanhas.

Antes de começarmos a modificar o modelo, vamos refletir sobre o papel das planilhas no marketing de influenciadores.

Planilhas vs. software dedicado para influenciadores

Algumas pessoas são fãs incondicionais de planilhas. Outras as detestam. De má vontade ou não, todo mundo ainda as usa. Até quem tem o privilégio de contar com uma plataforma de marketing de influenciadores dedicada.

Para algumas tarefas, o software pode, na prática, substituir totalmente as planilhas. Aqui estão 3 exemplos de tarefas que o Modash normalmente tira das suas planilhas:

1. Atualizar métricas de campanha como visualizações, resgates de códigos e engajamentos. Isso passa a ser automatizado, e o seu painel de visão geral da campanha é atualizado diariamente.

2. Acompanhar quando o conteúdo vai ao ar e os links para esse conteúdo. Isso também fica automatizado, e os conteúdos/URLs ficam acessíveis a qualquer momento.

3. Manter listas de influenciadores com status no pipeline, detalhes do relacionamento (etc.). Suas listas serão atualizadas à medida que você descobrir novos influenciadores, e automações simples (como mudar o status para “contatado” quando você enviar um e-mail) poupam cliques diariamente.

Então... por que as pessoas ainda usam ambos? Por que o software não pode substituir completamente as planilhas?

Normalmente, a resposta se resume a compartilhamento e personalização.

• Compartilhamento: qualquer pessoa pode acessar uma planilha gratuitamente. Sem limite de usuários, e sem problema para compartilhar informações fora da equipe de marketing de influenciadores (liderança, outros profissionais de social/content, etc.).
• Personalização: cada empresa funciona de um jeito. Acompanha métricas diferentes. Se importa com coisas diferentes. As planilhas, por serem simples, são altamente personalizáveis para atender às necessidades de todos.

Ou, claro, às vezes não há ambos. É só planilha. Simplesmente porque não há orçamento para software.

De qualquer forma... nesta profissão, é claro. Você precisa de uma planilha. Então vamos aos 5 principais casos de uso de planilhas no marketing de influenciadores, dar uma olhada no modelo e conferir os resultados da pesquisa.

1. A planilha Geral para fluxos de trabalho e desempenho de campanhas de influenciadores

Mais de 80% dos profissionais de marketing de influenciadores em nossa pesquisa disseram usar planilhas para acompanhar o fluxo de trabalho geral da campanha, seu progresso e as métricas de desempenho. Veja exatamente o que os profissionais estão acompanhando nas campanhas com influenciadores:

Esta planilha oferece uma visão panorâmica de todos os “grandes marcos” das suas campanhas com influenciadores, para que você saiba, em linhas gerais, como seus esforços estão avançando.

Colunas para incluir na planilha Geral:

• Detalhes do influenciador. Bem óbvio – você precisará do nome, e-mail, plataforma de mídia social e taxa de engajamento.
  
  
• Status da colaboração. Adicione um menu suspenso com as etapas da colaboração – prospecção, negociação, contrato assinado, etc. – para filtrar facilmente um subconjunto de parcerias com influenciadores.
  
  
• Detalhes das entregas. Inclua as informações sobre as entregas esperadas do influenciador (Story no Instagram, vídeo no YouTube etc.), o status de aprovação e as datas de publicação. Se possível, inclua também links para o conteúdo ao vivo do influenciador.
  
  
• Detalhes do contrato. Inclua informações sobre direitos de uso ou outras cláusulas contratuais de que você queira se lembrar. Se você estiver pedindo direitos de uso, também pode incluir links para o conteúdo do influenciador que planeja reaproveitar.
  
  
• Detalhes básicos de desempenho da campanha. Adicione algumas colunas sobre o seu orçamento por influenciador versus o desempenho alcançado. Você pode usar CPM, resgate de códigos ou métricas de reconhecimento de marca, dependendo das suas campanhas.

Ferramentas de marketing de influenciadores costumam acompanhar todas essas métricas de alto nível, permitindo que você preencha esta planilha ainda mais rápido!

Por exemplo, no Modash, você obtém uma visão geral do desempenho da campanha – incluindo engajamentos totais, comentários, impressões, taxas de clique, receita gerada e muito mais. Ele também calcula, em uma única guia, o desempenho de todos os seus criadores em conjunto e segmenta por plataforma de mídia social.

Se você já possui uma planilha Geral para uso interno, substituí-la por uma ferramenta como o Modash pode ser mais eficaz para obter uma visão panorâmica de todas as suas campanhas.

Porém, se você precisar apresentar esses números a stakeholders, não exclua sua planilha! Gerentes não farão login na sua ferramenta de influenciadores só para ter uma visão rápida do seu desempenho.

👉Você encontra um modelo dessa planilha na aba General Campaigns do nosso modelo.

Boas práticas para usar a planilha Geral de forma eficaz:

• Não adicione informação demais. É tentador colocar tudo.nessa.planilha, mas isso pode sair do controle muito rápido. No mínimo, não valerá a eternidade que levará para mantê-la. Inclua apenas as métricas e detalhes de alto nível que você deseja monitorar com frequência e corte o restante. Você sempre pode se aprofundar com outras planilhas (ou ferramentas) quando e se necessário.
  
  
• Configure automações e fórmulas sempre que possível. O melhor das planilhas é que você pode configurar fórmulas – até entre várias abas! Se você adicionar algumas fórmulas para que determinadas colunas na sua planilha geral sejam preenchidas automaticamente, sua vida ficará muito mais fácil.
  
  Por exemplo, digamos que você tenha marketing de afiliados na Planilha 1, onde adiciona os resgates de códigos (junto com outras métricas) na célula A1. Agora, você também quer que esses dados apareçam em uma coluna na sua planilha geral (Planilha 2). Uma fórmula simples “=Sheet1!A1” garantirá que qualquer resgate de código que você atualize na planilha de afiliados também seja preenchido automaticamente na planilha geral. Fórmulas FTW!

2. A planilha de Recrutamento para detalhes de contato, prospecção e negociação

Mais de 80% dos profissionais de marketing de influenciadores usam planilhas para acompanhar os detalhes de recrutamento de influenciadores. Isso inclui desde o e-mail do influenciador e o status de contato até atualizações de negociação e muito mais.

A planilha de Recrutamento é excelente para acompanhar e documentar seus esforços de prospecção de influenciadores. Ela também ajuda a consultar conversas anteriores e monitorar as tarifas dos criadores no mercado. Com o tempo, essa planilha também pode prever quantos influenciadores você precisará contatar em futuras campanhas, com base na sua taxa atual de resposta e aceitação.

Colunas para incluir na planilha de Recrutamento de Influenciadores:

• Detalhes do influenciador. Inclua as informações básicas sobre o criador, como @, e-mail, país e nicho. Você pode expandir com detalhes como taxa de crescimento, taxa de engajamento, informações da audiência, alcance esperado etc. – qualquer dado útil durante a negociação ou avaliação de influenciadores.
  
  
• Status do contato. Adicione a etapa da comunicação (abordado, recusado, em negociação, contratado, integrado, briefado etc.) e a data do último contato. Você também pode adicionar um menu suspenso para indicar se a comunicação é direta com o influenciador ou por meio de uma agência.
  
  
• Detalhes de preço. Adicione duas colunas para preços cotados e valores negociados, a fim de monitorar tendências de mercado e entender a margem de negociação.
  

⚡Dica de especialista: personalize esta planilha ao máximo com base na sua estratégia de recrutamento e nas necessidades gerais da marca. Por exemplo, se exclusividade do influenciador ou localização forem importantes no seu processo de contratação, adicione essas colunas à lista.

A Coordenadora de Marketing de Influenciadores Fernanda Marques explica por que adiciona uma coluna para localização:

Fernanda Marques

Coordenadora de Marketing de Influenciadores

Eu acompanho a localização dos influenciadores porque trabalhamos com produtos de nicho e alguns países têm restrições de envio. Isso garante que estamos contatando criadores que realmente podem receber e exibir nossos produtos sem problemas logísticos.

Se você quiser automatizar mais aspectos do seu sistema de prospecção, uma ferramenta de marketing de influenciadores pode ajudar. No Modash, por exemplo, você pode conectar seu Gmail ou Outlook e responder aos criadores diretamente pela ferramenta. Ele também encontra o e-mail do criador para você e armazena todo o histórico de relacionamento – data do último contato, perfil do influenciador, notas e muito mais.

Você nunca mais se esquecerá de fazer follow-up com os criadores, porque pode usar tags para organizar o status da colaboração com cada influenciador.  

👉Você encontra um modelo dessa planilha na aba Contact/Outreach Progress do nosso modelo.

Boas práticas para usar a planilha de Recrutamento de forma eficaz:

• Adicione uma coluna de notas. Anote qualquer observação que ajude a personalizar sua prospecção ou simplesmente sirva de espaço para detalhes vitais específicos daquele influenciador.
  
  
• Use rótulos suspensos para categorizar influenciadores. Se você trabalha com criadores de nichos diferentes ou com diversos tamanhos de audiência, ou mesmo se faz prospecção para várias campanhas ao mesmo tempo, adicione uma coluna para rotular os criadores com facilidade. (Muitas ferramentas de influenciadores também oferecem essa opção, se você usar alguma.)
  
  
• Configure lembretes automáticos para follow-up. O maior benefício de acompanhar seus esforços de prospecção é que isso ajuda a lembrar de fazer follow-up. Defina lembretes no seu calendário ou software de gerenciamento de tarefas com base nas datas inseridas nesta planilha. Só não se esqueça de atualizar essa coluna com precisão!

3. A planilha de Conteúdo para entregas, KPIs e direitos de uso

Acima, recomendamos a planilha Geral para oferecer uma visão geral do seu conteúdo e dos direitos de uso. Com a planilha de Conteúdo, você pode se aprofundar nas métricas de cada campanha. Na nossa pesquisa, mais de 85% dos profissionais usaram essa planilha, e aqui está o que eles acompanharam nela:

Acompanhar o conteúdo dos influenciadores, seu desempenho e o ROI geral ajudará a encontrar padrões do que funciona melhor para sua marca, para que você possa reproduzir os resultados. Esta planilha também é útil ao trabalhar de forma multifuncional em várias equipes, pois você pode dar a todos acesso ao conteúdo ao vivo do influenciador junto com detalhes dos direitos de uso.

Colunas para incluir na planilha de Conteúdo:

• Detalhes das entregas. Inclua a plataforma do conteúdo, as entregas exatas (ex.: 1 Reel no Instagram e 3 Stories), data de aprovação e data de publicação.
  
  
• Desempenho do conteúdo. Adicione seus KPIs, como impressões totais, curtidas, comentários, taxas de clique, resgates de código etc.
  
  
• Detalhes dos direitos de uso. Inclua colunas sobre quando o direito de uso começa e termina, quanto você pagou por ele, etc. Se possível, adicione também o link para o seu acordo de direitos de uso.
  
  
• Links importantes. Adicione links para o conteúdo ao vivo do influenciador, links para o conteúdo modificado do criador e qualquer outro arquivo que julgar necessário. Por exemplo, se você estiver usando o conteúdo do influenciador como anúncios, adicione um link para a planilha de mídia paga onde acompanha o desempenho desses ativos.
  

Se você comercializa vários produtos ou está testando mensagens ou ofertas, é uma boa ideia acompanhá-los também nesta planilha. Fernanda Marques explica por que isso é importante:

Fernanda Marques

Coordenadora de Marketing de Influenciadores

Eu acompanho o produto específico que cada influenciador está promovendo e a oferta de venda que ele está divulgando. Isso garante que a mensagem correta esteja alinhada com o produto e a promoção certos, ajudando a manter a consistência e medir o impacto de diferentes ofertas.

Embora seja útil, coletar o conteúdo ao vivo dos influenciadores (de vários criadores!) e adicionar esses links à planilha é trabalhoso. O software de marketing de influenciadores pode automatizar isso facilmente – até mesmo para Stories do Instagram ao usar o Modash.

E você pode dispensar aprender a fórmula de Excel, porque o Modash cria códigos únicos ou links UTM para cada criador e acompanha quantas conversões eles estão gerando!

Em vez de pular entre plataformas sociais, calculadoras e planilhas, você pode focar em monitorar a qualidade do conteúdo dos influenciadores e reforçar o que está funcionando.

👉 Você encontra um modelo dessa planilha na aba Content & Usage Rights do nosso modelo.

Boas práticas para usar a planilha de Conteúdo de forma eficaz:

• Crie uma planilha separada de direitos de uso se você praticar isso com frequência. Se você solicitar direitos de uso de muitos influenciadores ou para vários tipos de conteúdo, é uma boa ideia rastrear esses dados em uma planilha própria. Assim, você pode monitorar quanto está pagando no total por direitos de uso, controlar melhor as datas e avaliar o desempenho do conteúdo reaproveitado dos criadores.
  
  
• Torne esta planilha acessível às equipes adjacentes. Garanta que as informações (especialmente datas de direitos de uso) estejam estruturadas de forma fácil de navegar e compreender por todas as partes envolvidas.
  
  
• Peça para as equipes adjacentes adicionarem métricas relevantes. Isso é um atalho para avaliar o desempenho de um influenciador específico. Por exemplo, se você quiser saber o ROAS do conteúdo de influenciador reaproveitado, adicione uma coluna e deixe uma observação para sua equipe preencher o gasto com anúncios correspondente. Os dados também serão úteis para compartilhar com seus parceiros influenciadores, para que entendam e melhorem seu desempenho.

4. A planilha de Gifting para campanhas de envio de presentes

Profissionais de marketing de influenciadores costumam usar uma planilha específica para campanhas de gifting – 71% dos entrevistados em nossa pesquisa rastreiam essas campanhas separadamente das pagas.

Por quê? Porque acompanhar campanhas de gifting geralmente requer componentes adicionais como valor do produto, envio do pedido e menções orgânicas à marca (no caso de parcerias sem obrigação de postagem). Cheyanne Pettyjohn, Diretora de Marketing de Influenciadores na Rookie Wellness, explica:

Cheyanne Pettyjohn

Diretora de Marketing de Influenciadores, Rookie Wellness

Campanhas de gifting têm um componente, enquanto campanhas pagas são mais complexas e podem ter mais campos ou especificidades que precisam ser rastreados meticulosamente.

Veja o que os profissionais estão rastreando em suas planilhas de Gifting:

Se você conduz um programa de gifting pequeno de vez em quando, pode agrupar esses dados com todas as suas outras campanhas. Mas se a sua estratégia de gifting é contínua, de longo prazo ou em escala, é melhor dedicar uma planilha só para ela – isso evita confusão e ajuda a acompanhar os resultados da campanha de gifting com mais clareza.

Colunas para incluir na planilha de Gifting:

• Informações do influenciador. Comece com algumas colunas para detalhes essenciais, como @ nas redes sociais, taxa de engajamento, e-mail, alcance esperado etc. Nesta planilha, você também precisará do endereço deles e de qualquer informação relacionada ao envio (como tributos adicionais).
  
  
• Informações do produto. Inclua detalhes sobre os produtos que você está enviando – seu valor monetário, número de rastreamento e links de acompanhamento do envio.
  
  
• Desempenho do conteúdo. Acompanhe se o influenciador publicou conteúdo com os produtos recebidos. Se sim, adicione o link da publicação. Se você também forneceu códigos únicos ou links UTM, monitore o desempenho deles também. Caso contrário, acompanhe métricas de reconhecimento de marca, como curtidas, comentários, compartilhamentos etc.

É mais fácil manter essa planilha quando você também usa uma ferramenta de marketing de influenciadores que cria um catálogo de seus produtos e faz o envio. No Modash, você faz as duas coisas facilmente. Além disso, você pode criar um link que dá ao influenciador 100% de desconto para escolher um produto – você tem controle total sobre o catálogo para garantir que nenhum influenciador ultrapasse o valor máximo do produto.

O software para influenciadores também coleta automaticamente o conteúdo dos influenciadores das suas campanhas de gifting. Mesmo que você use uma abordagem sem obrigações (sem hashtags rastreáveis), o modo Event do Modash rastreará cada conteúdo que o influenciador compartilhar durante o período da campanha. Você pode filtrar o conteúdo que era para sua marca e medir seu desempenho.

👉Você encontra um modelo dessa planilha na aba Gifting Tracking do nosso modelo.

Boas práticas para usar a planilha de Gifting de forma eficaz:

• Peça feedback sobre o produto e adicione-o à planilha. O gifting com influenciadores costuma ser uma excelente maneira de obter feedback sincero sobre o seu produto. Adicionar esse feedback à sua planilha pode ajudar as equipes de desenvolvimento de produto, vendas e marketing. Você também pode adicionar uma coluna para registrar o sentimento geral da audiência que você vê nos comentários das publicações sobre o seu produto.
  
  
• Acompanhe os follow-ups. Adicione uma coluna para acompanhar quantas vezes você fez follow-up e a data do último contato. Acompanhar isso o lembrará de fazer follow-up, aumentando assim suas taxas de resposta e aceitação.
  
  
• Observe se o relacionamento continuou. Se quiser transformar uma colaboração pontual de gifting em uma parceria de longo prazo com o criador, acompanhe quais relacionamentos com influenciadores continuaram além da publicação inicial. 

5. A planilha de Afiliados para acompanhar campanhas de afiliados

Assim como no gifting, pode ser interessante acompanhar suas campanhas de afiliados com influenciadores separadamente das parcerias pagas. Você conseguirá focar no impacto dos afiliados sem que ele se perca ou fique escondido em uma planilha geral.

Dito isso, você não precisará desta planilha se não tiver um grande programa de afiliados ou se todas as suas parcerias pagas incluírem um código ou link de afiliado.

Colunas para incluir na planilha de Afiliados:

• Detalhes do influenciador. Inclua detalhes básicos do influenciador, como localização, @, plataforma, e-mail e número total de seguidores.
  
  
• Detalhes da conversão. Adicione os códigos de desconto únicos dos influenciadores ou links UTM para consultá-los facilmente.
  
  
• Detalhes de vendas e ROI. Por fim, inclua detalhes sobre as vendas – número de resgates de código ou cliques, pagamento total, valor vendido e ROI.

Ferramentas de influenciadores podem ajudar a obter e organizar os dados acima, permitindo que você mantenha esta planilha com mais precisão e em menos tempo. No Modash, por exemplo, você pode gerar cupons únicos e links de desconto para rastrear o desempenho de um afiliado. Você pode até organizar os influenciadores em diferentes níveis de comissão (se isso fizer parte do seu programa) para recompensar os criadores de melhor desempenho.

Com ferramentas como o Modash, você não precisa gastar tempo rastreando quanto de receita cada criador gerou e quanto de comissão você deve a ele – tudo isso é completamente automatizado, para que você possa se concentrar em fortalecer o relacionamento com influenciadores e melhorar o conteúdo dos criadores.

👉Você encontra um modelo dessa planilha na aba Affiliate Tracking do nosso modelo.

Boas práticas para usar a planilha de Afiliados de forma eficaz:

• Adicione detalhes do produto. Pode fazer sentido acompanhar quais produtos recebem mais vendas de afiliados influenciadores, especialmente se você comercializa vários deles por meio de colaborações com criadores.
  
  
• Divida as vendas por períodos. Um criador pode vender mais em determinados momentos do ano (como feriados). Se você tiver parcerias de afiliados de longo prazo, divida as vendas por influenciador trimestral ou mensalmente. Isso também ajuda a avaliar se é melhor oferecer um desconto maior na baixa temporada para aumentar as conversões.
  
  
• Inclua detalhes de reaproveitamento de conteúdo (se relevante). Se estiver usando o conteúdo de um afiliado em outro ativo de marketing, adicione uma coluna para preencher esses detalhes. Isso ajudará a analisar o impacto mais amplo dos afiliados além das conversões diretas.

Ferramentas de marketing de influenciadores permitem que você (e suas planilhas) façam mais

A humilde planilha ainda é uma potência para o seu negócio, ajudando a acompanhar o trabalho e medir o impacto geral do marketing de influenciadores. Mas todos sabemos que as planilhas também podem ser difíceis de criar, manter e navegar.

Felizmente, softwares de influenciadores como o Modash podem reduzir significativamente o trabalho com planilhas. Você pode dar adeus às planilhas para a comunicação interna da equipe de marketing de influenciadores e para a descoberta de influenciadores. Para outras tarefas, você pode automatizar a coleta de dados usando o Modash e depois integrá-los às suas planilhas personalizadas.

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